Como definir o escopo de um projeto e evitar a expansão do escopo? | #36 Começando com a gestão de projetos

Antes mesmo do ciclo de vida do projeto começar, o Gerente de Projetos pensa sobre o escopo do projeto. Ele analisa os requisitos e expectativas do cliente, os compara com os recursos disponíveis e os confronta com as restrições de tempo. Como resultado, ele pode definir bem o escopo do projeto. No entanto, mesmo uma execução exemplar dessa tarefa não é garantia de que o escopo do projeto crescerá excessivamente durante a implementação. Então, como definir bem o escopo do projeto e evitar o aumento do escopo?

Como definir o escopo de um projeto e evitar o aumento do escopo? – índice:

1. Introdução
2. Definindo o escopo do projeto
3. Entendendo os requisitos
4. Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
5. Prioridades para tarefas arriscadas
6. O Último Momento Responsável (UMR)
7. Como evitar o aumento do escopo?
8. Resumo

Introdução

De acordo com o PMBOK, o escopo do projeto é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.” Para que o resultado do projeto atenda às expectativas das partes interessadas e o próprio projeto seja bem-sucedido, você deve definir o escopo da forma mais precisa possível.

Definindo o escopo do projeto

O Gerente de Projetos deve verificar desde o início se o projeto planejado definiu claramente as seguintes áreas:

• requisitos de negócios e técnicos das partes interessadas,
• estrutura de divisão de trabalho,
• prioridades para as tarefas com maior risco, ou seja, aquelas que são mais inovadoras ou ocorrem pela primeira vez,
• acordado com as partes interessadas sobre uma abordagem de “último momento responsável” (UMR, Último Momento Responsável).

Vamos dar uma olhada nas perguntas que um Gerente de Projetos deve responder ao definir cada uma delas.

Entendendo os requisitos

O Gerente de Projetos deve responder às seguintes perguntas assumindo o papel de uma parte interessada por um momento:

1. Quais são os benefícios financeiros e não financeiros deste projeto? – Os benefícios financeiros podem se referir às vendas do produto ou serviço criado no projeto. No entanto, o benefício também pode ser a melhoria da imagem da empresa, a eficácia da integração ou a implementação de um novo software para facilitar a gestão de projetos, como o Firmbee.
2. Quem será afetado pela implementação do projeto? – A implementação do projeto envolve mudanças dentro e fora da organização. Portanto, vale a pena fazer perguntas mais específicas:

a. A implementação das tarefas do projeto exigirá reorganização dentro da empresa, mudança nas responsabilidades dos funcionários, contratação de novas pessoas ou trabalho com freelancers?

b. Os resultados do projeto serão visíveis no espaço público e terão um impacto na comunidade local?

c. Quem se beneficiará de sua implementação?

3. Quais necessidades os resultados do projeto devem atender?
4. Quais especificações técnicas os resultados do projeto devem ter?

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Criar uma estrutura para a divisão de trabalho em um projeto envolve responder a perguntas organizadas hierarquicamente:

1. Qual é o principal objetivo da implementação do projeto?
2. Quais são os objetivos específicos?
3. Em qual tarefa os objetivos específicos são divididos?
4. Quando os objetivos e metas devem ser alcançados?
5. Quais especialistas serão encarregados de cada um deles?

Somente o objetivo principal deve permanecer completamente inalterado. Por outro lado, as respostas às perguntas 2 a 5 são detalhadas e esclarecidas ao longo do projeto.

Prioridades para tarefas arriscadas

As perguntas mais importantes sobre tarefas arriscadas estão relacionadas à sua identificação precisa e à determinação de como as áreas de risco podem afetar o escopo do projeto.

1. Quais tarefas têm o maior risco de falha?
2. Em quais fatores depende o sucesso de cada uma dessas tarefas? Pode ser a disponibilidade de materiais, especialistas ou, no caso de projetos de P&D, os resultados difíceis de prever de pesquisas e experimentos, como a curva de melhoria da precisão de um modelo de inteligência artificial durante o aprendizado de máquina.
3. Qual será o impacto da falha desta tarefa no restante do projeto?
4. Como a execução prolongada desta tarefa afetará a capacidade de alcançar o objetivo do projeto?
5. Quanto podemos aumentar o escopo do projeto para realizar esta tarefa?

O Último Momento Responsável (UMR)

Priorizar tarefas está intimamente relacionado ao princípio do Último Momento Responsável (UMR), também conhecido como o princípio do momento menos oportuno.

É uma estratégia de minimização de riscos adiar tarefas até que seja mais arriscado continuar adiando do que completá-las imediatamente. Isso evita desperdício de esforço quando uma tarefa se revela desnecessária ou mudanças são feitas nos objetivos ou requisitos do projeto.

Este princípio, derivado da metodologia Lean, também se aplica a decisões que são conclusivas para o projeto e difíceis de mudar, como:

• Compra de equipamentos especializados que serão necessários para as etapas posteriores da implementação do projeto,
• Projetar a estrutura dos objetivos a serem cumpridos pelas tarefas a serem realizadas.

As perguntas que um Gerente que opera de acordo com o princípio do UMR deve se fazer podem ser formuladas da seguinte forma:

• É necessário começar a trabalhar na tarefa já?
• O que acontece se eu adiar a tarefa?
• Quais serão as consequências de tomar uma decisão muito tarde?
• Quais poderiam ser as consequências de tomar uma decisão muito cedo? Por exemplo, descobrir mais tarde que é desnecessário ou que os requisitos mudaram, a solução não é utilizada ou o valor comercial se tornou obsoleto.

Como evitar o aumento do escopo?

Mesmo os projetos mais bem planejados tendem a crescer (aumento do escopo) durante sua implementação, por exemplo, um produto que originalmente deveria ter duas funcionalidades agora de repente terá seis. Para evitar isso, o Gerente de Projetos deve estabelecer um aumento de escopo seguro com as partes interessadas. A base para minimizar o aumento do escopo do projeto é – além de definir o escopo das tarefas e as expectativas de negócios – a comunicação contínua com a equipe e as partes interessadas. No entanto, as defesas mais importantes contra o aumento do escopo são:

• Um cronograma bem preparado,
• Uso eficiente de software de agendamento de tarefas e comunicação com a equipe,
• Informar todas as partes interessadas sobre mudanças-chave no projeto.

Também vale a pena lembrar que evitar o aumento do escopo é um processo contínuo. Portanto, o escopo do projeto precisa de monitoramento e controle regulares, e o Gerente de Projetos deve estar atento para reagir rapidamente e tomar decisões quando surgirem situações que possam levar ao aumento do escopo.

Resumo

O escopo do projeto é um elemento chave de um projeto bem planejado, pois define claramente o que deve ser implementado e o que não está incluído no projeto.

A tarefa do Gerente de Projetos, portanto, é definir o escopo do projeto antes que o trabalho comece, através de:

• Análise dos requisitos e expectativas do cliente,
• Comparação com os recursos disponíveis, e
• Confronto com as restrições de tempo.

No entanto, mesmo um escopo de projeto bem definido pode mudar durante a implementação. Para evitar a expansão do escopo do projeto, conhecida como aumento do escopo, mantenha-se fiel a uma estrutura de divisão de trabalho, priorize cuidadosamente as tarefas arriscadas e use uma abordagem de “Último Momento Responsável”.

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