Como aumentar sua produtividade com o método Kanban?

Originado da indústria de manufatura, o método Kanban (implementado pela Toyota e inicialmente usado apenas para gestão de processos) foi adotado por empresas de outros setores e agora é frequentemente utilizado como uma ferramenta para ajudar a gerenciar o trabalho. Seu objetivo é garantir que cada membro da equipe do projeto alcance sua máxima produtividade, enquanto cuida de um fluxo de trabalho suave e antecipa a aparição de gargalos. Como esse método funciona e por que ele tem uma influência positiva na produtividade dos funcionários?

O método Kanban – índice:

1. O método Kanban
2. Como o Kanban aumenta a produtividade?
3. Resumo

O método Kanban

O método Kanban é baseado em três princípios principais: visualização (a palavra japonesa kanban significa um quadro visual), trabalho único (reduzindo o trabalho em andamento) e gestão do fluxo de trabalho para melhorar o processo.

Como parte do primeiro princípio, são utilizados quadros Kanban especiais, que são banalmente simples de fazer e usar, e são divididos em três seções: a fazer (relacionado ao backlog), fazendo (cobrindo tarefas atualmente em andamento) e feito (cobrindo coisas já feitas). Cada tarefa no quadro atribuída a um funcionário específico deve passar por essas três colunas para garantir controle sobre o fluxo de trabalho, consciência do que a pessoa está lidando em um determinado momento e a capacidade de detectar gargalos (por exemplo, atrasos) que poderiam afetar negativamente as operações comerciais.

O método Kanban também pressupõe que você deve limitar o número de tarefas em andamento, pois a multitarefa não traz (ao contrário do que muitas vezes se acredita) os resultados esperados. Ele também se baseia na observação constante para melhorar o processo e aumentar a eficiência (detectando bloqueios ou gargalos que podem comprometer a realização dos resultados estabelecidos).

Como o Kanban aumenta a produtividade?

Aprender e entender os elementos listados acima é essencial para responder à pergunta de como o método Kanban melhora a produtividade.

Vamos começar com o primeiro princípio sobre a visualização de tarefas. De acordo com pesquisas realizadas por cientistas do MIT em 2014, o cérebro humano processa informações apresentadas em forma visual (imagem) 60.000 vezes mais rápido do que em forma escrita (texto). Além disso, segundo um estudo da Rede de Pesquisa em Ciências Sociais, 65% das pessoas no mundo são aprendizes visuais, o que significa que elas absorvem informações mais facilmente ao olharem para elas do que ao ouvirem sobre elas. Assim, visualizar tarefas aumenta a produtividade, pois torna você ciente de quantas obrigações existem para serem feitas e motiva você a completar uma tarefa após a outra.

O segundo princípio diz respeito à limitação do trabalho em andamento. De acordo com John Little, um cientista do MIT, trabalhamos mais devagar se tentamos completar várias tarefas ao mesmo tempo – e somos mais produtivos quando nos concentramos em completar um dever e, em seguida, passamos para o próximo. Acredita-se que cada funcionário deve ter no máximo três tarefas – quando você ultrapassa isso, problemas de desempenho ou gargalos podem surgir. Nos negócios, a multitarefa é considerada uma ilusão, como confirmado por uma série de estudos, incluindo aqueles realizados por pesquisadores da Universidade Estadual do Kansas.

A essência do terceiro princípio pode ser encontrada em um estudo holandês que mostrou que a observação por si só pode ser uma força motriz para mudar o comportamento humano. O estudo, realizado em lares, descobriu que famílias com medidores de eletricidade altamente visíveis usaram 30% menos eletricidade do que seus vizinhos cujos medidores estavam fora de vista. Os pesquisadores afirmam que essas famílias receberam feedback visual com base no qual fizeram mudanças em seu comportamento – os quadros Kanban funcionam da mesma maneira. Eles ajudam você a visualizar seu fluxo de trabalho e melhorar processos.

Resumo

Como você pode ver, os resultados alcançados pela Toyota e as pesquisas sobre comportamento humano mencionadas acima mostram que usar quadros Kanban ajuda a aumentar a eficiência. O método Kanban tem sido bem-sucedido para membros da equipe provenientes de diferentes áreas de negócios.

Leia também:Uma ferramenta de gerenciamento de projetos é realmente necessária em sua organização?

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.