O que é gerenciamento de projetos? | #2 Começando com o gerenciamento de projetos

Quase todo mundo gerenciou algum tipo de projeto em suas vidas. Talvez tenha sido organizar uma festa de aniversário, uma viagem de classe ou talvez assumir o papel de líder de equipe no trabalho. Todas essas atividades podem ser chamadas de gerenciamento de projetos. Isso ocorre porque é necessário alinhar várias tarefas e sincronizar as atividades de pelo menos algumas pessoas cooperando para alcançar um certo valor, por exemplo, uma boa festa de aniversário ou uma viagem lembrada com um sorriso. O que é gerenciamento de projetos? Leia nosso artigo e saiba mais.

Gerenciamento de projetos – índice:

1. O que é gerenciamento de projetos?
2. O padrão para gerenciamento de projetos
3. O valor do gerenciamento de projetos
4. Resumo

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento profissional de projetos é uma parte integral dos negócios. Ele requer o conhecimento, ferramentas e técnicas adequados. Mas, acima de tudo, requer a capacidade de combiná-los de forma eficiente. O gerenciamento de projetos garante que o projeto possa ser concluído dentro do prazo e do orçamento. Graças ao gerenciamento de projetos, a equipe do projeto que trabalha com o gerente de projeto se comunica de forma eficaz e alcança eficientemente os objetivos estabelecidos.

Com o gerenciamento de projetos, um projeto termina com a entrega de algum valor que é de grande importância para a empresa ou o cliente – algo mais do que apenas passar por todas as etapas do processo que termina com a entrega de um produto acabado que está em conformidade com o acordo inicial. Embora o valor associado a um projeto possa ter um caráter puramente comercial, muitas vezes seu propósito tem uma dimensão social ou ambiental.

Hoje, gostaríamos não apenas de responder à pergunta sobre o que é gerenciamento de projetos. Também daremos uma olhada em como é o novo padrão baseado em valor, em vez de baseado em processos, para o gerenciamento de projetos, e responderemos à pergunta de por que o gerenciamento de projetos é importante.

O padrão para gerenciamento de projetos

O padrão de gerenciamento de projetos do Project Management Institute (PMI) foi criado porque, apesar de anos de prática e melhores ferramentas, ainda:

• 48% dos projetos não são concluídos a tempo
• 43% dos projetos ultrapassam o orçamento
• 31% falham em alcançar seu propósito

Tudo isso levou pesquisadores e profissionais de gerenciamento de projetos a examinar mais de perto o que está faltando na prática diária de gerenciamento de projetos. Relatórios indicam que lidar com mudanças ao realizar tarefas complexas, como projetos, portfólios e programas, é um problema. Isso ocorre porque as realidades nas quais os projetos precisam ser gerenciados estão mudando tão rapidamente que as empresas que operam de acordo com processos esquemáticos muitas vezes não conseguem acompanhar sua dinâmica. Fatores contribuintes são:

• a digitalização dos negócios – ou seja, a necessidade de melhorar a capacidade de organizar o trabalho de uma equipe híbrida ou remota, muitas vezes operando de forma assíncrona e usando ferramentas na nuvem com níveis de acesso variados,
• aumentando a dinâmica do mercado – ou seja, a necessidade de fazer mudanças em projetos em andamento para que seus resultados respondam à demanda atual.

A resposta dos profissionais de gerenciamento de projetos é enfatizar:

• gerenciamento de projetos flexível – ou seja, uma mudança global do planejamento detalhado de tarefas para o trabalho contínuo na melhoria das formas de trabalhar juntos como uma equipe e respondendo dinamicamente às necessidades das partes interessadas,
• a cultura da organização na retenção de talentos e, acima de tudo
• o resultado, em vez do resultado do projeto (entregável) que corresponde ao plano, e, consequentemente, cada vez mais importância é dada ao valor e à resposta à pergunta “por quê?”

Descobre-se que o principal objetivo do gerenciamento de projetos é criar valor. Isso envolve enfatizar constantemente a importância e o significado do trabalho que está sendo realizado e do produto que está sendo criado, e responder às perguntas “por quê?” e “para quê?” relacionadas não apenas à visão da empresa, mas também às atividades diárias dos envolvidos no projeto. Tudo isso faz com que não apenas as partes interessadas, mas também os gerentes de projeto e os membros da equipe estejam profundamente envolvidos no projeto.

O valor do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos pode oferecer excelentes resultados, mesmo que a equipe seja bastante pequena. No entanto, não precisa ser uma gestão formal que abranja todos os aspectos do projeto e gere relatórios sobre cada detalhe do desempenho da equipe. Afinal, o gerenciamento moderno de projetos não é um valor em si, como muitas vezes foi no século passado. Ele é destinado principalmente a ajudar na implementação de projetos. Portanto, utiliza apenas aquelas ferramentas que trazem benefícios reais. E define o gerente de projeto como um cuidador atencioso, não como um gerente ou líder autoritário.

Em outras palavras, o gerenciamento de projetos deve criar a espinha dorsal necessária para guiar um projeto através de momentos novos, mais difíceis ou arriscados em relação a:

• planejamento, organização e tomada de decisões baseadas em conhecimento – o que geralmente é apoiado por softwares dedicados como Firmbee, Asana ou Jira
• criação de condições ideais para a colaboração da equipe
• preparação e controle do orçamento
• monitoramento e análise contínuos do status do projeto
• resposta a mudanças e gerenciamento de riscos

Essa espinha dorsal é especificada de acordo com as necessidades da equipe e do projeto em questão, com a ajuda de ferramentas que se mostram úteis em um determinado momento. Os projetos valem a pena serem gerenciados por várias razões. Primeiro, porque melhora a eficiência da equipe. Segundo, porque a gestão cria uma estrutura organizacional para a colaboração que, se implementada corretamente, se torna conveniente e invisível para aqueles que a utilizam. Terceiro, porque a gestão cria ordem para que o plano em execução seja claro para todos os envolvidos. Isso facilita garantir que todos estejam “na mesma página”.

Resumo

O gerenciamento tradicional de projetos foi baseado na padronização de processos. Isso significava criar uma estrutura que pudesse ser usada repetidamente, melhorando assim a eficiência da empresa. No entanto, essa abordagem não funciona no século 21. É por isso que o Project Management Institute introduziu um novo padrão de gerenciamento – o padrão baseado em valor.

Ele permite maior flexibilidade e coloca ênfase no papel da equipe que trabalha no projeto. Em outras palavras, ele se aproximou significativamente dos princípios de gerenciamento ágil (Agile) que se originaram no desenvolvimento de software, e que até agora foram tratados pelo PMI como um fato curioso.

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