Tudo sobre mapeamento de processos de negócios. Pode ser usado em ecommerce?

As operações comerciais são baseadas em muitos procedimentos complexos. Todos os dias, em cada um deles, podem ocorrer erros e deficiências que são percebidos tarde demais, o que, em última análise, leva a perdas financeiras. Você sabe como detectar irregularidades precocemente e evitar o desperdício de recursos? Aproveite o mapeamento de processos de negócios. Continue lendo para saber mais.

Mapeamento de processos de negócios – índice:

1. O que é mapeamento de processos de negócios?
2. Tipos de mapas de processos de negócios
3. Software de mapeamento de processos de negócios
4. Os benefícios do mapeamento de processos de negócios
5. As desvantagens do mapeamento de processos de negócios
6. Mapeamento de processos de negócios no ecommerce
7. Resumo

O que é mapeamento de processos de negócios?

Cada processo que ocorre na empresa (gestão de produtos, processo de vendas etc.) pode ser dividido em atividades específicas que levam a alcançar o objetivo estabelecido. O mapeamento de processos de negócios é a exibição visual do que está acontecendo na empresa e quem é responsável por cada tarefa.

É uma ferramenta útil que permite olhar para a empresa de uma perspectiva mais ampla. Graças ao mapeamento de processos de negócios, você é capaz de identificar irregularidades nos processos, eliminar ou reduzir seu impacto, aumentar a produtividade e diminuir custos. Todas essas etapas são fundamentais para obter lucro.

Tipos de mapas de processos de negócios

Para ilustrar o curso de cada processo, você pode usar algumas ferramentas criadas para esse fim. Listaremos abaixo as que são mais frequentemente utilizadas na prática:

Fluxograma básico

Certaines símbolos de fluxograma são usados para criá-lo, por exemplo, retângulos que representam qualquer etapa do processo, setas que indicam a direção da ação e losangos que simbolizam decisões necessárias para avançar. Fazer tal gráfico é bastante simples e permite visualizar vários processos, por exemplo, vendas e produção.

Mapa de fluxo de valor

É semelhante ao fluxograma básico descrito acima e é frequentemente usado como parte de estratégias de gestão enxuta. Um fluxo de valor pode ser entendido como todas as atividades realizadas pela empresa em seus processos operacionais. Criar um mapa de fluxo de valor, por sua vez, envolve comparar o estado atual com o estado futuro.

Ao analisar o estado atual, preste atenção especial ao tempo que leva para realizar certas atividades. O estado futuro (o estado ideal que devemos almejar) representa o momento em que o produto deve estar pronto e chegar ao cliente para atender às suas necessidades. Discrepâncias emergentes entre o estado atual e o estado futuro são os chamados gargalos, levando ao desperdício de recursos e à redução da produtividade.

Swimlane

Esta é uma versão um pouco mais elaborada do fluxograma básico. Além de descrever atividades individuais dentro do processo, também delineia as responsabilidades que determinados departamentos ou funcionários têm. Graças a isso, é mais fácil ver a conexão entre as partes que participam do processo.

SIPOC

SIPOC significa Fornecedor, Entradas, Processos, Saídas, Clientes. Ele chama a atenção para os stakeholders selecionados envolvidos nos processos da empresa e as atividades resultantes desses processos.

Software de mapeamento de processos de negócios

Existem várias ferramentas de BPM no mercado que facilitam significativamente a gestão de negócios. Entre as mais populares, podemos mencionar Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard e muitas outras. Dependendo de suas necessidades, você pode procurar o melhor software para você.

Os benefícios do mapeamento de processos de negócios

Desenvolver um mapa de processos de negócios requer algum tempo e esforço. No entanto, é um investimento cujos resultados você verá no progresso do seu negócio. Quais são os benefícios de usar o mapeamento de processos de negócios?

Olhar para o seu negócio de uma perspectiva mais ampla

Ilustrar processos individuais permite que você os veja objetivamente, o que ajudará você a tomar decisões estratégicas e melhorar processos.

Resolução de problemas

Identificar gargalos que reduzem a eficiência do processo é o primeiro passo para remover ou reduzir seu impacto negativo.

Gestão eficaz de riscos

Analisar seus processos de negócios ajuda você a detectar irregularidades antes que ocorram grandes perdas financeiras e violações legais.

Definindo papéis e responsabilidades da equipe

Com o mapeamento de processos de negócios, é mais fácil atribuir responsabilidades a indivíduos, o que também é importante para manter os processos funcionando sem problemas.

Desenvolvendo e aplicando melhores práticas

A técnica em questão é uma boa oportunidade para aprender com seus próprios erros, para melhorar constantemente e para definir um padrão de comportamento que contribuirá para o sucesso da empresa.

As desvantagens do mapeamento de processos de negócios

Dados incompletos

As informações sobre o progresso do trabalho geralmente vêm de quem conhece o processo melhor – os funcionários. No entanto, suas opiniões são ainda subjetivas e não retratarão adequadamente a situação real ou podem ser baseadas em suas atitudes (insatisfação, frustração, etc.).

Requer muita precisão

A falta de padrões para os mecanismos de coleta de dados torna os resultados obtidos menos confiáveis. Elaborar um mapa que represente com precisão o estado real da empresa requer paciência e disciplina. Além disso, aprofundar-se em alguns componentes do processo pode parecer excessivamente complicado, levando a superinterpretações e confusões.

Mapeamento de processos de negócios no ecommerce

O mapeamento de processos de negócios pode ser usado em várias indústrias. Abaixo, mostraremos sua aplicação no ecommerce com a ajuda do fluxograma básico e do SIPOC.

Defina o propósito de criar o mapa

Isso pode estar relacionado ao processo que é ineficiente de alguma forma.

Destaque etapas importantes

Determine o início e o fim de um determinado processo, por exemplo, Pesquisar produtos na loja virtual (o início do processo de vendas) e Enviar o pedido ao cliente (o fim do processo de vendas). Em seguida, destaque a sequência restante de atividades necessárias para completar o fluxo. Represente-as usando um dos tipos de mapas de processos de negócios mencionados anteriormente.

Consulte outros

Apresente o gráfico preparado à sua equipe e discuta os pontos que precisam de melhoria.

Introduza mudanças

Identifique as áreas que precisam ser otimizadas. Você pode usar estratégias de gestão enxuta para isso. Olhando para os mapas elaborados, vamos pensar em quais etapas do processo os gargalos podem ocorrer. Estes podem incluir:

• Atrasos no processamento de dados ao fazer pedidos.
• Atrasos na conclusão de pagamentos.
• Na etapa de entrada de dados e conclusão de pedidos (que são realizadas pelos funcionários), há risco de erros e atrasos.
• Não adaptar a plataforma para dispositivos móveis – a maioria das pessoas usa seus telefones para comprar. Se o seu site não funcionar corretamente, os clientes em potencial desistirão de seus serviços.
• Um processo de pedido complicado – quanto menos subpáginas ou cliques forem necessários para fazer uma compra, melhor.
• Poucas opções de pagamento e entrega – vale a pena ser flexível e oferecer várias opções para fazer uma compra, por exemplo, pagamento parcelado ou pagamento diferido, entrega em um endereço designado, máquinas de entrega, pontos de retirada e no exterior.
• Comunicação deficiente com o cliente – não se esqueça do seu cliente após a venda. Pessoas que já têm uma experiência (positiva) com uma loja têm mais chances de comprar novamente, mas vale a pena lembrá-las de sua presença. Você pode enviar e-mails gerados automaticamente com atualizações, promoções, além de pedir que avaliem a qualidade do atendimento ao cliente e a satisfação com a transação.

Resumo

Usar o mapeamento de processos de negócios pode ser um elemento importante na melhoria da gestão de projetos específicos não apenas na indústria de ecommerce, mas também na maioria dos outros setores empresariais. Ilustrar o curso interno, bem como o externo, de certas atividades pode se revelar extremamente necessário. Em particular, vale a pena observar o tempo e a qualidade dos processos, possíveis riscos, envolvimento dos funcionários e partes externas.

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