O que é um registro de partes interessadas? | #40 Começando com a gestão de projetos

O design e a implementação de projetos é um processo complexo que exige que o Gerente de Projetos lide com muitos aspectos do projeto. Uma dessas preocupações é a identificação e gestão das partes interessadas, ou seja, pessoas que trabalham para o sucesso do projeto, bem como outras que podem ser afetadas por ele. Essa lista é o registro de partes interessadas e hoje, vamos defini-lo e mostrar algumas dicas úteis para elaborar um bom registro.

O que é um registro de partes interessadas? – índice:

  1. Introdução
  2. Por que criar um registro de partes interessadas?
  3. Quem incluir no registro de partes interessadas?
  4. Como preparar um registro de partes interessadas?
  5. Resumo

Introdução

Hoje em dia, cada vez mais projetos estão sendo implementados em um ambiente internacional. Isso não apenas aumenta o número de partes interessadas, mas também torna seu grupo mais diversificado. Portanto, para que um projeto seja bem-sucedido, o Gerente de Projetos deve identificar as necessidades das partes interessadas individuais e em grupo, e aprender a gerenciá-las de acordo com seus requisitos.

Por que criar um registro de partes interessadas?

O registro de partes interessadas tem vários propósitos importantes. Primeiro, ele permite identificar todas as partes interessadas do projeto que podem influenciar o curso e os resultados do projeto. Em segundo lugar, ele possibilita determinar o grau de envolvimento e influência de cada parte interessada no projeto. Em terceiro lugar, seus dados podem ajudá-lo a desenvolver uma estratégia de gestão de partes interessadas que atenda efetivamente às suas necessidades e interesses.

Quem incluir no registro de partes interessadas?

O registro de partes interessadas deve incluir informações sobre qualquer pessoa, grupo ou organização que possa afetar o projeto de alguma forma. Estes incluem:

  • Membros da equipe do projeto,
  • Gestão da organização,
  • A comunidade local, se o projeto for implementado em ou afetar espaço público,
  • Investidores,
  • Clientes,
  • Fornecedores,
  • Parceiros de negócios,
  • Representantes do governo local, se for necessário envolvê-los ou obter permissões para atividades,
  • Representantes de ONGs que podem usar os resultados desenvolvidos no projeto em benefício da comunidade,
  • Funcionários não relacionados que podem ser afetados pelo projeto, devido, por exemplo, à reorganização do local de trabalho.

Como preparar um registro de partes interessadas?

O Gerente de Projetos deve, antes de tudo, identificar as partes interessadas do projeto e coletar dados focando principalmente nelas:

  • necessidades,
  • expectativas,
  • negócios,
  • nível de comprometimento com o projeto, e
  • impacto no projeto.

O Gerente de Projetos deve então avaliar e classificar as partes interessadas levando em conta seu papel no projeto. Por exemplo, a equipe do projeto será mais importante do que funcionários que não estão diretamente envolvidos nas tarefas. Também vale a pena notar os riscos e oportunidades potenciais que acompanham seu envolvimento no projeto.

Após coletar e avaliar os dados, o Gerente de Projetos passa para uma etapa crítica: elaborar um documento de registro de partes interessadas. Ele deve conter informações atualizadas sobre cada parte interessada individual ou grupo. Precisa de atualizações constantes de forma contínua à medida que o projeto avança e a situação muda.

A etapa final é desenvolver uma estratégia de gestão de partes interessadas. O Gerente de Projetos deve determinar o seguinte:

  • Como e com que frequência se comunicará com as partes interessadas?
  • Quais ações tomará para atender às suas necessidades?
  • Como minimizará riscos e aproveitará oportunidades?

Resumo

O registro de partes interessadas é uma ferramenta indispensável de gestão de projetos. Ele permite que o Gerente de Projetos reconheça as partes interessadas do projeto, avalie sua influência e importância, e ao mesmo tempo atenda às suas necessidades e expectativas. A preparação do registro de partes interessadas deve permanecer uma prioridade chave durante os primeiros passos do projeto após a carta do projeto para evitar problemas em estágios posteriores do projeto.

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Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é uma especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo a tornam a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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