O que é o sistema 5S? Como esse método pode mudar a atmosfera no local de trabalho?

O sistema 5S permite manter a ordem e organizar os espaços de trabalho para maior eficiência. É utilizado principalmente em instalações de manufatura, onde os funcionários usam muitas ferramentas. O método é muito universal e pode ser utilizado com sucesso por diferentes indústrias e setores, incluindo escritórios e prestadores de serviços. O principal objetivo do método Lean 5S é a prevenção de desperdícios. Desperdício significa coisas diferentes em diferentes locais de trabalho, mas o efeito da redução de desperdício deve ser o mesmo. O método do sistema 5S aumenta a eficácia dos funcionários e traz melhores resultados de trabalho. O método 5S está diretamente ligado à Gestão Lean e é percebido como um dos métodos-chave utilizados para a organização adequada do ambiente de trabalho.

O que é o sistema 5S? – índice:

1. O que a abreviação 5S significa?
2. Classificar
3. Organizar
4. Brilhar
5. Padronizar
6. Sustentar
7. Benefícios do sistema 5S

O que a abreviação 5S significa?

O sistema 5S foi utilizado no Japão por décadas, mas ganhou popularidade no início dos anos 80 do século XX. Foi disseminado por Takashi Osada. O nome do sistema vem das cinco atividades que criam um local de trabalho eficiente quando realizadas consecutivamente. O nome inicial do sistema foi criado em japonês e posteriormente traduzido para o inglês. Ele possui os seguintes elementos:

• Seiri – classificar
• Seiton – organizar
• Seiso – brilhar
• Seiketsu – padronizar
• Shitsuke – sustentar

É muito importante realizar todas as etapas do sistema em uma certa ordem. Cada etapa está diretamente ligada à próxima e elas criam um certo tipo de processo. Durante a seleção, preparamos o espaço para organizar as ferramentas, removemos todas as ferramentas que não são necessárias. O próximo passo é brilhar – limpar o espaço de trabalho escolhido. Após as três etapas, há um momento de padronização dos processos para mostrar a todos como realizar todas as etapas. O próximo passo, a sustentabilidade, significa que todo o procedimento deve ser repetível.

Classificar

A primeira etapa é a remoção de todos os elementos desnecessários da estação de trabalho. O principal fator na seleção é a utilidade do objeto. Em alguns casos, nesta etapa, deve-se criar um espaço adicional para o armazenamento temporário de ferramentas que não estão classificadas e podem ser úteis. Essas ferramentas devem ser sinalizadas com um rótulo especial e mantidas por um certo tempo. Se após um tempo pré-definido esses objetos não forem utilizados, eles devem ser removidos da área de trabalho. Apenas ferramentas úteis e necessárias devem ser mantidas no local de trabalho.

O que fazer com ferramentas que foram classificadas como inúteis?

Algumas das ferramentas que durante a seleção são classificadas como desnecessárias devem ser removidas do local de trabalho, mas não precisam ser jogadas fora. Alguns dos objetos devem ser mantidos em uma localização diferente, enquanto a identificação do lugar certo para esses objetos pode ser difícil. A melhor maneira de lidar com esse problema é o método das 5 etiquetas vermelhas. Uma etiqueta deve ser anexada ao objeto com a informação sobre o lugar onde o objeto foi encontrado. Todos os objetos com as etiquetas vermelhas anexadas devem ser armazenados em um local pré-definido que servirá como uma área de espera.

O que fazer com objetos deixados na área de espera?

A abordagem popular prescreve deixar o objeto com a etiqueta vermelha por 30 dias na área de espera. Após esse tempo, se o objeto permanecer sem uso, podemos assumir que não é necessário neste local de trabalho primário e é descartável. Neste momento, é necessário considerar se pode haver necessidade do objeto no futuro; se a resposta for sim, o objeto deve ser armazenado e mantido no estoque. Caso contrário, deve ser vendido, reciclado ou jogado fora. Os objetos não essenciais não devem ser mantidos “apenas por precaução”, pois isso leva ao caos.

Qual é o benefício da classificação?

O principal benefício da classificação é a eliminação de problemas relacionados ao acúmulo excessivo de objetos desnecessários no local de trabalho. Os problemas parecem não ser essenciais, mas são a principal razão para o desperdício de tempo e recursos nas empresas. Uma quantidade excessiva de ferramentas mantidas no espaço de trabalho dificulta a localização das ferramentas necessárias, prolonga o tempo necessário para a tarefa e aumenta os custos para a empresa.

Organizar

Esta etapa consiste em encontrar o lugar certo para cada objeto deixado na área de trabalho. O mais importante é tornar cada ferramenta disponível na quantidade necessária para um determinado momento. Todos os elementos necessários devem estar acessíveis ao alcance fácil. As localizações dos objetos devem ser bem marcadas e visíveis. Graças a isso, até mesmo a pessoa que normalmente não trabalha nesta área específica poderá limpar o espaço facilmente. A clareza deve ser a regra principal na organização da alocação dos lugares das ferramentas.

Para alcançar total clareza, diferentes tipos de marcações visuais são utilizados. Essas marcações permitem a rápida identificação do lugar onde o objeto está armazenado. De acordo com o tipo de empresa, essas podem ser etiquetas, campos, cores ou símbolos. Quanto mais simples o sistema, melhor. Em instalações de manufatura, tabelas de sombras são frequentemente utilizadas. Este método requer a criação de marcas visíveis das ferramentas em uma tabela especial. Graças a esse método, colocar as coisas de volta não leva muito tempo e pode ser feito reflexivamente.

Quais são os benefícios de organizar as coisas?

Organizar os itens ajuda na eliminação rápida de desperdícios na empresa. Existem muitos tipos de desperdício, como:

• Movimentos desnecessários necessários durante a busca por ferramentas
• Falta de saúde e segurança causada pelo caos no espaço de trabalho
• Erros e falhas

Brilhar

Após a limpeza do espaço de elementos desnecessários e a localização dos lugares certos para armazená-los, chega a hora de brilhar o espaço. Na terceira etapa, nosso objetivo é estabelecer um padrão para a limpeza do novo espaço de trabalho. Nesta etapa, é necessário alocar a área de limpeza para o espaço de trabalho dado. O brilho da área de trabalho se tornará parte das obrigações diárias do funcionário na posição dada. A partir de agora, o brilho da área de trabalho será realizado diretamente por este funcionário alocado.

A etapa de brilho permite verificar se todas as etapas anteriores foram realizadas corretamente. Na abordagem 5S, brilhar significa manter a limpeza, não limpar do zero. Problemas com a limpeza devem ser investigados para avaliar qual pode ser a razão deles – o funcionário ou a má implementação da abordagem 5S.

Por que cada funcionário deve limpar seu local de trabalho pessoalmente?

Atribuir a área de limpeza a cada funcionário tem um significado mais profundo. A limpeza diária do local de trabalho nos permite conhecê-lo melhor. É possível descobrir problemas com os equipamentos e ferramentas durante a limpeza. Isso dá esperança para um reparo mais rápido.

Para incentivar os funcionários a cuidar de sua estação de trabalho, podemos lhes dar novas ferramentas. Cuidamos de coisas novas com mais entusiasmo; além disso, essa medida ajuda a gerar um senso de propriedade do lugar.

Padronizar

A padronização conecta todas as etapas do método 5S em um processo contínuo. Durante a etapa de padronização, toda a atividade deve ser descrita em detalhes e ajustada a certos padrões. Instruções claras e transparentes devem ser criadas nesta etapa; tais instruções devem ajudar a realizar todas as tarefas com grande detalhe. A instrução deve conter o escopo de deveres de cada funcionário também. Graças a instruções bem escritas, o funcionário deve ser capaz de assumir a estação de trabalho e fazer seu caminho.

Sustentar

Passar por todas as etapas traz muita satisfação aos funcionários. Os efeitos são claramente e rapidamente visíveis, uma vez que o lugar está limpo e organizado. Sem autodisciplina, alguns maus hábitos podem reaparecer. Este elemento é particularmente importante porque o desenvolvimento de novos e bons hábitos leva tempo. Neste momento, é particularmente importante fazer os funcionários entenderem que o sistema 5S não é uma ação singular, mas um método que só faz sentido quando visto como um processo.

Ferramentas para apoiar a autodisciplina

A última etapa do processo é a mais difícil de alcançar, pois prescreve uma mudança na cultura organizacional da empresa. Cada funcionário também precisa mudar. É particularmente importante usar ferramentas de apoio para aumentar e fortalecer a disciplina. A ferramenta mais frequentemente utilizada é a auditoria do local de trabalho. Auditorias realizadas regularmente permitem a rápida identificação de irregularidades e problemas. Todas as irregularidades podem ser eliminadas rapidamente.

Para apoiar a autodisciplina, outros métodos também são utilizados:

• Representação visual das estações de trabalho que mostram o espaço antes e depois da introdução do sistema 5S
• Visitas a outros departamentos para fazer comparações
• Apoio fornecido pela equipe de gestão
• Avaliação da produtividade, tabela de resultados

O sistema 5S é um processo, portanto, após a última etapa, devemos voltar à primeira. Precisamos lembrar que regras e regulamentos, uma vez estabelecidos, podem mudar ao longo do tempo. O desenvolvimento constante e a melhoria contínua são a base da Gestão Lean.

Benefícios do sistema 5S

Certainly, cada empresa obterá benefícios diferentes da implementação do sistema 5S. Da mesma forma, as razões para a introdução do sistema 5S são diferentes para cada organização. Mas alguns benefícios são os mesmos em todos os lugares e são:

• Melhor organização dos espaços de trabalho
• Melhor uso do tempo pelos funcionários
• Aumento dos padrões de segurança
• Melhor identificação dos funcionários dentro da empresa
• Aumento da qualidade dos produtos (serviços)
• Redução de desperdícios
• Aumento da criatividade dos funcionários

Resumo

O 5S é uma ferramenta que traz muitos benefícios não apenas para a empresa, mas também para o funcionário. Este método permite um aumento da estabilidade do trabalho e muda a atmosfera no local de trabalho. Os funcionários podem se concentrar em suas obrigações em vez de se preocuparem com problemas organizacionais que dificultam seus esforços. O sistema 5S pode ser visto como uma grande oportunidade para a empresa melhorar processos sem usar muitos recursos. O mais importante é a motivação e o engajamento de todos os funcionários.

Confira nossas principais dicas de gerenciamento de tempo.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.