O lançamento de faturas é um processo de inserção das faturas no sistema contábil. A forma da atividade realizada determina se é um sistema de contabilidade simplificado ou contabilidade completa em conformidade com as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS). As regulamentações legais exigem a contabilidade dos proprietários de empresas. É essencial estabelecer o valor do imposto devido e fornecer todas as informações sobre a situação financeira da empresa. Como, na prática, o processo de lançamento de faturas é feito? Leia o artigo para saber mais.
Antes do processo de lançamento da fatura, você deve verificar a exatidão e a correção do documento. Isso se aplica a todos os tipos de faturas, não importa se há erros conhecidos nelas. Você deve se certificar de que pediu todos os produtos ou serviços mostrados na fatura. Se algum produto estiver listado na fatura que não foi solicitado, você deve entrar em contato com o vendedor e esclarecer a questão da fatura mal emitida.
Em caso de erros financeiros ou inconsistências nos preços ou tipos de produtos (serviços), você deve se dirigir ao vendedor com o pedido de emissão de memorandos corretivos. Mesmo a fatura inconsistente deve ser registrada nas contas, e após receber uma nota de crédito ou nota de débito (também há a obrigação de registrá-las), você terá um conjunto de documentos sem erros.
Ao inserir a fatura no sistema de contabilidade, você deve manter a ordem cronológica dos eventos. Isso significa que você deve começar com as faturas que recebeu primeiro. O documento deve ser agrupado de acordo com os tipos, que se referem às vendas e aqueles que se referem às compras.
Isso ajudará a manter um controle sobre todas as receitas e custos da empresa, que geralmente são organizados de acordo com o mês. Você deve prestar atenção cuidadosa aos detalhes financeiros, como o valor das faturas inseridas, pois não deve haver erros durante o processo de lançamento de faturas.
O lançamento de faturas não pode ser adiado. A inserção regular dos documentos no sistema contábil proporciona uma melhor visão da situação financeira da empresa. Além disso, você deve lembrar que a contabilidade é um procedimento exigido por lei.
Os departamentos de contabilidade de grandes empresas sempre têm muito a fazer, há contas, faturas de vendas e outros documentos todos os dias. No caso de empresas administradas por freelancers ou indivíduos que possuem pequenas empresas, a situação pode ser diferente. Afinal, vale a pena fazer toda a contabilidade em tempo hábil para poder calcular todos os impostos devidos no final do mês.
O lançamento de faturas facilita a conciliação das faturas, pois você pode ter certeza de que nenhum custo ou reivindicação foi omitido. Nesta fase do processo, você pode descobrir todos os documentos de vendas faltantes e, durante a verificação, você terá todos os dados dos extratos bancários com faturas e todos os documentos necessários.
A lei obriga todo proprietário de empresa a realizar processos de contabilidade, o tipo de contabilidade que você poderá escolher depende da forma do seu negócio. Nesse caso, a ordem cronológica dos documentos referentes a vendas e despesas deve ser inserida nas referências corretas na declaração contábil.
Grandes empresas são obrigadas a manter contabilidade completa. Todos os tipos de atividade empresarial devem ser registrados nos livros contábeis e isso inclui faturas emitidas, contas recebidas, recibos de dinheiro, comprovantes de retiradas e pagamentos em dinheiro.
Isso torna as finanças da empresa mais transparentes e fornece aos investidores informações confiáveis sobre a condição atual do negócio.
Se você é um contribuinte de IVA, deve pagar o imposto de IVA e essa obrigação surge no momento da emissão da fatura, independentemente do fato de você ter sido pago pelo seu contratante ou não. Mesmo que o contratante se recuse a pagar, você ainda deve pagar os impostos. Você pode não conseguir recuperar sua dívida, então você receberá o reembolso do imposto pago em excesso, mas inicialmente há a necessidade de transferir o imposto para o escritório de receita correto.
O lançamento de faturas facilita significativamente o cumprimento de todas as obrigações fiscais. Para gerar uma declaração, pode-se usar um programa de contabilidade para gerar declarações facilmente. Mas não apenas os sistemas contábeis contêm os dados necessários para preparar declarações fiscais. Você pode usar o Free Invoicing App, onde pode organizar faturas de acordo com a data de emissão. Graças a isso, de maneira fácil, você pode obter os dados necessários para emitir faturas.
Tudo o que você precisa lembrar é que, no caso do imposto de IVA, apenas as faturas emitidas são importantes, pois o valor do imposto é influenciado pelas contas recebidas dos contratantes. Com o Free Invoicing App, você poderá verificar todos os fluxos de entrada e saída da sua empresa e calcular o imposto facilmente.
Leia também: Quando você deve emitir uma fatura?
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