Por que criar fluxos de trabalho é importante?

Toda organização – seja uma empresa menor, uma empresa de médio porte ou uma corporação multinacional – está constantemente se esforçando para alcançar a maior eficiência possível. Isso se torna especialmente importante na atual era digital, quando a concorrência é feroz. Por essa razão, os empreendedores estão buscando maneiras de otimizar as operações diárias da empresa – uma das quais é criar fluxos de trabalho. Por que é tão importante para as organizações projetar de forma abrangente a maneira como o trabalho se move de uma pessoa para outra?

Fluxo de trabalho – índice:

1. O que é um fluxo de trabalho?
2. Por que vale a pena introduzir fluxos de trabalho?
3. Como implementar um fluxo de trabalho?
4. Resumo

O que é um fluxo de trabalho?

Nos últimos anos, um fluxo de trabalho se tornou uma espécie de palavra da moda no mundo dos negócios, que você frequentemente ouve (por exemplo, em entrevistas de emprego), mas que não necessariamente vê implementada na prática. Fluxos de trabalho empresariais são procedimentos repetitivos que consistem em uma série de tarefas que devem ser realizadas rotineiramente em uma sequência específica e consistente. Eles podem ser projetados para funcionar tanto para uma pessoa individual quanto para um grupo de indivíduos dependentes.

Quando bem projetados, permitem a realização de tarefas cíclicas e repetitivas. Tal procedimento se traduz em um trabalho mais eficiente de toda a equipe e, consequentemente, em melhor produtividade e eficiência de toda a empresa, além de um menor risco de cometer erros. Os fluxos de trabalho também apoiam a cooperação entre departamentos, acelerando o processo de conclusão de atividades individuais. O que é importante, o uso de soluções automatizadas proporciona maior controle sobre o status atual das tarefas.

Por que vale a pena introduzir fluxos de trabalho?

Fluxos de trabalho bem estruturados garantem que processos importantes sejam realizados da maneira certa todas as vezes. Eles permitem alcançar uma série de benefícios que são importantes do ponto de vista empresarial, como:

• acelerar a execução de tarefas graças ao estabelecimento de padrões a serem seguidos durante o trabalho,
• realização mais eficiente de metas estabelecidas graças à implementação da abordagem de gestão por objetivos e execução mais eficaz das tarefas,
• melhor comunicação na equipe devido à atribuição de um papel específico a cada pessoa (melhor compreensão do papel na equipe),
• troca constante de conhecimento e informações entre os funcionários individuais
• maior comprometimento com o trabalho devido ao aumento da responsabilidade,
• melhor desempenho das tarefas devido à seleção das melhores pessoas para atividades específicas, o que consequentemente garante maior satisfação do cliente final,
• menor risco de cometer um erro através do uso de automação de tarefas,
• otimização dos processos em andamento e foco em atividades importantes ao detectar e eliminar redundâncias (atividades desnecessárias),
• trabalho contínuo para melhorar o produto, garantindo que cada fluxo de trabalho subsequente seja executado de forma mais eficaz.

Além disso, implementar um fluxo de trabalho proporciona aos funcionários uma visão mais ampla dos processos empresariais individuais, permitindo que vejam o quadro completo e garantam que as tarefas realizadas os ajudem a alcançar os objetivos esperados. Também elimina o problema da transparência em relação às atividades realizadas por departamentos individuais. Documentar meticulosamente e compartilhar todas as informações necessárias em uma plataforma comum é a maneira mais fácil de tornar o trabalho mais eficiente e minimizar o risco de erros.

Como implementar um fluxo de trabalho?

Para implementar um fluxo de trabalho em sua organização, você pode usar soluções como o Firmbee para gerenciar melhor seus projetos.

Um fluxo de trabalho bem planejado pode assumir a forma de um kanban com seções de projeto, tarefas e status de tarefas cuidadosamente selecionados.

Fonte: quadro kanban de uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos: www.firmbee.com

No entanto, certifique-se de que a opção escolhida esteja adaptada às necessidades de seu negócio e de seus funcionários. Escolher a ferramenta de automação de fluxo de trabalho certa pode ser desafiador no início, mas fazer uma boa escolha permitirá que você veja uma série de benefícios a longo prazo.

Resumo

Automatizar o processo de realização de certas tarefas permitirá que você veja mudanças significativas no trabalho dos funcionários e de departamentos inteiros. A longo prazo, isso se traduzirá em alcançar maior eficiência, o que consequentemente levará a maiores oportunidades para a empresa crescer, implementar novas soluções e construir sua inovação. Portanto, se você deseja ver mudanças consideráveis nos processos empresariais mais importantes em sua empresa, considere criar fluxos de trabalho para seus funcionários.

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