Qual é o papel dos sistemas de informação na gestão de recursos humanos?

Sistemas de informação de recursos humanos são uma ferramenta eficaz utilizada pela vasta maioria das organizações modernas. Na era da tecnologia moderna, é difícil imaginar a gestão de RH sem o suporte de TI. O grau em que esses sistemas são adaptados a uma organização depende de seu tamanho, da complexidade de seus processos, de sua abordagem ao uso de ferramentas modernas e de seus recursos e capital. A implementação de sistemas de TI ou a modernização dos existentes requer não apenas investimentos financeiros, mas também mudanças organizacionais, de pessoal e mentais, além do conhecimento do programa. Portanto, antes de decidir implementar tal software, analise e prepare-se para as mudanças necessárias.

Sistemas de informação na gestão de recursos humanos – índice:

1. Elementos dos sistemas de informação
2. Usabilidade dos sistemas de informação na GRH
3. Benefícios do uso de sistemas de informação
4. Resumo

Elementos dos sistemas de informação

Um sistema de informação é uma parte da tecnologia da informação (TI) que utiliza ferramentas computacionais. Para que um sistema seja referido como TI, ele deve consistir em hardware, software, telecomunicações e funcionários.

Hardware é um conjunto de equipamentos técnicos que possibilita a transmissão, recepção e processamento de informações. O hardware consiste em equipamentos como dispositivos de entrada (teclado, leitores, mouse), dispositivos de saída (monitores, impressoras, scanners), processadores e memória. Devido ao rápido desenvolvimento das soluções modernas de TI, o hardware está em constante mudança e se torna obsoleto muito rapidamente. O hardware mais conveniente e popular utilizado na gestão de pessoal é um computador pessoal (notebook) e um smartphone.

Software é uma coleção de programas, instruções, interfaces implementadas e dados integrados que permite o processamento de dados para o propósito especificado pelo usuário. Usando o software, ferramentas básicas como vários bancos de dados são construídas, funcionando como coleções de dados inter-relacionados. O banco de dados de funcionários inclui todas as informações sobre os funcionários, o banco de dados de modelos permite simular as consequências de decisões e avaliar os funcionários. A base de conhecimento, por sua vez, permite a gestão do conhecimento, o estudo do comportamento dos funcionários e a implementação de programas de treinamento.

Telecomunicações envolvem conectar o trabalho de vários computadores e terminais. Os computadores podem ser conectados em nível regional, nacional ou global. Tal solução permite criar organizações virtuais e a implementação do trabalho remoto. A telecomunicação funciona com base em redes telefônicas, de fibra óptica, mas também sem fio e até mesmo satélites.

Os funcionários são o elemento mais importante e valioso do sistema de informação. A equipe que opera o sistema consiste em programadores, arquitetos, gerentes e usuários. Para que o sistema funcione de forma eficaz, é necessário treinar e introduzir os funcionários em novas tarefas. Pequenas empresas geralmente utilizam suporte técnico externo. As maiores empregam especialistas em TI para supervisionar a operação e a modernização contínua do sistema.

Usabilidade dos sistemas de informação na GRH

Antes de decidir usar um sistema de informação, realize uma análise da organização e, em particular, das necessidades dos funcionários responsáveis pela política de GRH. Responda à pergunta se e em que medida o sistema facilitará seu trabalho e se as atividades implementadas serão mais eficazes. Também será útil realizar um cálculo econômico para uma situação específica. Vale lembrar que a utilidade dos sistemas de informação depende do papel e do lugar do departamento de gestão de recursos humanos na estrutura da empresa.

Benefícios do uso de sistemas de informação

Sistemas de informação de recursos humanos disponíveis no mercado diferem em termos de funcionalidade. No entanto, são suas características únicas que influenciam sua implementação e uso. A implementação adequada do HRIS traz vários benefícios mensuráveis, como

• Economias. O retorno sobre o investimento é de longo prazo, mas após algum tempo os resultados financeiros da implementação do sistema são visíveis. O sistema centralizado possibilita integrar processos menores em um só, o que leva a um aumento significativo na eficiência do trabalho. O módulo de desenvolvimento profissional reduz os custos logísticos associados à organização de treinamentos.
• Comunicação aprimorada. O banco de dados centralizado reduz o chamado “ruído de comunicação” ao fornecer um conjunto inalterável de informações para todos os funcionários da organização. A redução de erros causados pelo trabalho com dados incorretos também diminui custos e elimina decisões erradas.
• Análise e relatórios. As funções de compilação, classificação e interpretação permitem analisar dados de forma simples e rápida, e as informações obtidas não estão sujeitas a erros. O acesso rápido a relatórios permite que os gerentes tomem decisões de pessoal mais precisas.
• Aumento da produtividade. As funções do sistema agilizam o trabalho relacionado, por exemplo, ao rastreamento de cartões de ponto ou à análise da retenção e rotatividade de funcionários. Sistemas de informação avançados automatizam as tarefas mais tediosas.

Sistemas de informação – resumo

Informações para a gestão de recursos humanos, que são processadas no sistema de informação, são especialmente importantes. Graças a essa base de conhecimento específica, é possível gerenciar efetivamente o pessoal por meio de planejamento, organização, liderança e controle adequados.

Informações sobre a organização e seu ambiente determinam a tomada de decisões corretas em relação ao pessoal. O número crescente de problemas de gestão de recursos humanos nos últimos tempos torna a implementação de um sistema de gestão de TI uma das condições-chave para o sucesso nesta área. O uso adequado do sistema pode ser um dos fatores mais importantes que levam à vantagem competitiva de uma empresa.

Leia também: Tipos de software HRIS.

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