O que é o status RAG e por que é importante na gestão de projetos?

Um dos elementos mais importantes da gestão eficaz de projetos é manter um controle adequado sobre cada ação tomada em relação aos riscos identificados no início que podem surgir no decorrer de um projeto. Existem quatro táticas para lidar com esses riscos: evitação, transferência (por exemplo, através da contratação de um seguro), mitigação e aceitação. Para implementar a estratégia escolhida para uma determinada tarefa no projeto, uma metodologia que utiliza o status RAG pode ser útil. No post do blog de hoje, explicaremos o que o acrônimo significa e como usar essa técnica na prática. Continue lendo.

Status RAG – índice:

1. O que é o status RAG?
2. Vermelho, âmbar, verde – quais são as diferenças?
3. Usando o status RAG – o que é importante?
4. Quando usar os status RAG?
5. Resumo

O que é o status RAG?

RAG significa três cores: vermelho, âmbar ou verde, que são tradicionalmente usadas no trânsito como semáforos. As cores mencionadas encontraram sua aplicação na categorização de projetos – elas indicam em que estágio um determinado projeto está e que suporte ele precisa em um momento particular. Portanto, as cores são importantes para a equipe de gestão da empresa (proprietários, acionistas, partes interessadas, etc.), a quem o gerente de projeto reporta sobre o progresso do trabalho. Verde geralmente indica projetos que estão indo bem, enquanto vermelho indica aqueles que atualmente precisam de mais suporte.

Vermelho, âmbar, verde – quais são as diferenças?

As condições específicas que devem ser atendidas para que um projeto receba uma determinada cor são determinadas individualmente por cada empresa. No entanto, pode-se apontar que a cor vermelha é atribuída a projetos que estão atrasados ou que ultrapassaram o orçamento. Tal situação pode resultar de recursos insuficientes, requisitos de projeto inadequados ou da incapacidade do gerente de lidar com as dificuldades que podem surgir. E quanto às cores restantes?

• A cor verde significa que o projeto está sendo realizado no momento certo, dentro de seu escopo e orçamento, o que significa que os gerentes de projeto têm tudo sob controle, e não há necessidade de envolver a equipe de gestão.
• A cor âmbar indica que a situação está estável no momento, e a equipe do projeto está trabalhando conforme o planejado, mas pode haver um atraso na conclusão de uma tarefa específica sem afetar o prazo final. Portanto, a equipe de gestão deve esperar alguns problemas no futuro que exigirão intervenção.

Usando o status RAG – o que é importante?

Ao usar as cores descritas acima, é extremamente importante garantir que os líderes de equipe estejam devidamente treinados e entendam as definições de cada cor, as condições que devem ser atendidas para atribuir uma determinada cor e quais passos precisam ser tomados a seguir. Esta é a única maneira de garantir que o projeto receba o status correto. Você certamente gostaria de evitar a situação em que um projeto com status verde precisa de suporte no último minuto, pois pode ser tarde demais para agir. Também pode acontecer que os problemas relatados como vermelhos não eram tão sérios quanto se pensava inicialmente, e você desperdiçou recursos.

Quando usar os status RAG?

A codificação por cores é crítica para a equipe de gestão, a quem, dependendo das políticas da empresa, relatórios semanais ou mensais são apresentados. No entanto, os gerentes também podem atribuir status RAG aos elementos mais importantes do projeto, como o orçamento, o prazo do projeto, riscos e tarefas cruciais. Ter esse controle sobre partes individuais do projeto aumenta a chance de reagir de forma apropriada e rápida, dependendo do status indicado. Para isso, você pode usar a codificação por cores no Excel ou recorrer ao software adequado.

Resumo

Usar status RAG na gestão de projetos é uma maneira de ter um melhor controle sobre os projetos e acelerar o processo de relatórios. No entanto, é essencial que a empresa especifique claramente as condições que devem ser atendidas para que um projeto receba um status verde, âmbar ou vermelho. O ditado comum “melhor prevenir do que remediar” sugere que é uma boa prática atribuir um status pior quando há dúvidas. No entanto, você não pode ter certeza de que os gerentes sempre cumprirão isso, então é necessário cuidar disso individualmente.

Leia também: Como lidar com grandes problemas na gestão de projetos?

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