Condições de pagamento da fatura

Como proprietário de um negócio, você pode determinar os termos de pagamento por conta própria. No entanto, existem algumas regras que você precisa seguir ao defini-los. Se você esquecer de incluir um termo de pagamento na sua fatura, o destinatário de tal documento terá que pagá-la dentro de um período legal, dependendo do país onde você opera seu negócio. Portanto, é melhor especificá-lo. Quais são os termos de pagamento mais comuns? Existem algumas limitações? Você pode descobrir mais sobre isso no artigo a seguir.

Termos de pagamento de fatura – índice:

1. Termos de pagamento comuns
2. Por que é uma boa ideia definir um termo de pagamento no início da cooperação?
3. Por que grandes empresas precisam de prazos de pagamento mais longos?
4. Por que prazos de pagamento longos afetam seu negócio?
5. Como incentivar seus contratantes a pagarem suas faturas rapidamente?

Termos de pagamento comuns

Embora você tenha muita flexibilidade ao definir os termos de pagamento para suas faturas, vale a pena verificar como os outros fazem isso. Quais períodos de pagamento são mais comuns na prática? Aqui estão os mais populares:

• 7 dias,
• 14 dias,
• 30 dias,
• 60 dias,
• 90 dias.

Em alguns países, o período de pagamento legal é de 30 dias. Este é o caso, por exemplo, nos Estados Unidos, onde faturas emitidas por freelancers devem ser pagas dentro de 30 dias. Da mesma forma, no Reino Unido, o período de pagamento padrão é de 30 dias após o recebimento de uma fatura, entrega de bens ou prestação de serviços.

Por outro lado, em alguns países europeus, um período de pagamento recomendado para transações assimétricas, ou seja, transações onde as partes diferem em tamanho, é de 60 dias. A exceção são transações com entidades públicas, que devem pagar a fatura dentro de 30 dias. No entanto, nada impede que você defina um período de pagamento mais curto, por exemplo, 21 ou 14 dias. Quando você deve informar seu contratante sobre o termo de pagamento escolhido?

Por que é uma boa ideia definir um termo de pagamento no início da cooperação?

Você deve lembrar que questões como datas de pagamento devem ser determinadas ao assinar um contrato ou aceitar um pedido. Por quê? Se você não definiu uma data de pagamento antes de aceitar um pedido, seu contratante esperará receber uma fatura com um período de pagamento legal. Se você faturá-los com um período mais curto, eles terão o direito de ficar surpresos. Isso não refletirá bem em você, especialmente porque pagar a fatura após a data de vencimento pode resultar em juros.

Portanto, é melhor ser claro ao aceitar um pedido. Será suficiente se, na correspondência por e-mail relacionada ao estabelecimento dos detalhes do pedido, você mencionar que planeja emitir uma fatura com, por exemplo, um prazo de pagamento de 14 dias. Nesse caso, seu contratante estará ciente de que receberá um documento seu, que deverá ser pago dentro do período indicado. Dessa forma, você dará a impressão de que é um profissional que cuida de todos os detalhes da transação.

Por que grandes empresas precisam de prazos de pagamento mais longos?

Se você trabalha como freelancer ou administra um pequeno negócio, provavelmente não recebe muitas faturas. O caminho desde o recebimento de uma fatura até o pagamento é bastante curto, especialmente quando você usa software de contabilidade que facilita o controle de custos. Você pode verificar facilmente se fez pedidos de bens e serviços listados na fatura. Então, você apenas faz uma transferência no seu banco e é isso.

Isso parece completamente diferente em grandes organizações. Lá, uma fatura precisa passar por dois ou mais departamentos antes de finalmente ser paga. Por que isso acontece? As faturas vão para o escritório do secretário ou departamento de administração, onde são aceitas e registradas. Em seguida, são encaminhadas para o departamento de contabilidade, mas isso não significa um pagamento imediato. Dependendo dos procedimentos adotados em uma determinada corporação, pode ser necessário verificar quem pediu bens ou serviços, se o valor está consistente com o pedido assinado e se o período de pagamento ou outros dados indicados na fatura estão corretos. Tais tarefas podem ser realizadas por pessoas completamente diferentes.

Mais tarde, a fatura é submetida para pagamento. Deve-se notar que a assinatura da pessoa autorizada a aprovar o pagamento ainda é necessária para processar a transferência. Isso consome tempo, então você deve levar isso em conta ao cooperar com grandes empresas. No entanto, ao determinar o prazo de pagamento ideal para ambas as partes, lembre-se de que ir aos extremos pode ser desfavorável. Você também deve ter em mente suas próprias necessidades.

Por que prazos de pagamento longos afetam seu negócio?

Ao estabelecer um prazo de pagamento muito longo, você credita seu contratante. Enquanto você espera pelo pagamento, seu cliente já pode se beneficiar dos bens ou serviços que você forneceu. Se eles tivessem pago você imediatamente, você poderia gastar o dinheiro e se beneficiar disso. Isso é especialmente importante se você tiver problemas de liquidez. Nesse caso, é melhor para você concordar com prazos de pagamento mais curtos.

Se você faturar alguém com um prazo de pagamento muito longo, como 90 dias, e ficar sem dinheiro nesse momento, pode ter que contrair um empréstimo bancário. Isso envolverá custos adicionais que você poderia ter evitado se tivesse faturado com um período de pagamento mais curto. Se alguém convencer você de que um prazo de pagamento mais longo não deve ser problemático, você sempre pode tentar reverter a situação. Como fazer isso? Você pode oferecer um pré-pagamento pelos seus serviços em troca de um pequeno desconto. Isso pode ser uma solução muito melhor do que contrair um empréstimo caro.

Como incentivar seus contratantes a pagarem suas faturas rapidamente?

Se o prazo de pagamento é contado a partir da data de recebimento da fatura pelo contratante, então uma fatura enviada eletronicamente ajudará a obter um pagamento mais rápido. Nesse caso, você não precisa esperar que um carteiro a entregue ao seu cliente. Além disso, se o destinatário de seus bens ou serviços usar um sistema de CRM, uma fatura eletrônica pode facilitar seu trabalho, permitindo que você espere um pagamento mais rápido.

Há algo mais que você pode fazer para acelerar o processo? Por exemplo, você pode oferecer um desconto para um pagamento mais rápido. Obviamente, você precisa calcular o valor do desconto para não ter prejuízo. Além disso, você pode avisar seu contratante que, se não pagarem a fatura a tempo, você adicionará juros por atraso. De qualquer forma, defina um prazo de pagamento mutuamente benéfico e depois monitore se seu cliente o cumpriu. Com nosso aplicativo de faturamento gratuito, você pode definir lembretes para pagamentos futuros e, com apenas um clique, verificar o valor devido e as datas de vencimento.

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