Desafios que os gerentes de projeto enfrentam ao trabalhar com uma equipe | #32 Começando com a gestão de projetos

Quando trabalhar com uma equipe não está indo como deveria, o Gerente de Projetos precisa diagnosticar o problema o mais rápido possível. O que causa emoções negativas na equipe? Que efeito a atitude do Gerente de Projetos tem na situação? E que emoções ele ou ela sente? O problema é causado por personagens conflitantes, visões de mundo divergentes ou pela incapacidade dos membros da equipe de trabalharem juntos?

Desafios que os Gerentes de Projetos enfrentam ao trabalhar com uma equipe – índice:

1. Introdução
2. Emoções negativas na equipe
3. Emoções de um Gerente de Projetos
4. Problemas interpessoais
5. Resumo

Introdução

A colaboração de um Gerente de Projetos com uma equipe é um desafio não apenas por causa das tarefas e metas estabelecidas pela empresa e pelas partes interessadas. Hoje, vamos dar uma olhada nas emoções difíceis que acompanham a dinâmica da equipe, os problemas que elas causam, bem como ver maneiras de lidar com as tensões que surgem.

Muito frequentemente, a fonte mais profunda de problemas diz respeito às questões de comunicação na equipe, enquanto a solução – a capacidade de vê-las e ter uma conversa frutífera. A que emoções um Gerente de Projetos deve prestar atenção especial?

Emoções negativas na equipe

Você nunca deve superestimar a boa atmosfera dentro de uma equipe. No entanto, como identificar os primeiros sinais de mudança para responder às emoções desfavoráveis e ao desânimo que podem levar à falta de comprometimento e à relutância em continuar participando do projeto?

Dispersão

A distração da equipe pode não ser aparente para o Gerente de Projetos à primeira vista. Pelo contrário, em uma equipe que não se concentra o suficiente em suas tarefas, pode haver uma atmosfera cheia de amizade mútua e humor. Infelizmente, os indicadores observados durante o monitoramento do projeto mostrarão impiedosamente que a interação excessiva, trazer à tona tópicos pessoais e discutir as tarefas de um funcionário por toda a equipe não se traduz em bons resultados de trabalho do projeto.

Às vezes, a distração aparece temporariamente. Se ocorrer durante a temporada de férias ou em torno das festas, é improvável que se encontre alguma causa de preocupação real. Caso contrário, se a situação persistir, você deve buscar causas entre:

• o número e a dificuldade das tarefas realizadas pela equipe – talvez haja tarefas demais e fáceis, de modo que os membros da equipe não se concentrem em completá-las, e passem a maior parte do tempo em reuniões, conversas e trocas de memes não muito produtivas; o problema pode ser resolvido aumentando o número de tarefas, reduzindo a duração das reuniões agendadas ou introduzindo dias sem reuniões,
• a presença de um brincalhão – talvez um novo funcionário ou dois com a personalidade de brincalhão tenham se juntado à equipe? Então, uma conversa e chamar a atenção para o problema, ou envolvê-los parcialmente em tarefas relacionadas a outro projeto, deve ser suficiente,
• a presença de um alto desempenho ou pessoa requalificada – quando não reconhecidos pelo Gerente de Projetos, eles recebem a mesma quantidade de tarefas que o resto da equipe. Sem desafios suficientes, essas pessoas simplesmente começam a ficar entediadas, e consequentemente distraem e desmotivam o restante da equipe do projeto.

Estresse

Se os membros da equipe estão constantemente trabalhando sob pressão, problemas com o controle de suas próprias emoções surgem rapidamente. De acordo com o Relatório de Gestão de Trabalho da Wrike de 2015, as causas mais comuns de estresse ao trabalhar com uma equipe são:

52% – falta de informações necessárias,

51% – problemas com a priorização de tarefas

49% – requisitos irreais,

47% – prazos de tarefas constantemente mudando,

44% – gestão pouco clara e responsabilidade pouco clara pelas tarefas.

Portanto, o relatório indica que as principais causas de estresse não estão no tipo de tarefas realizadas, mas na circulação de informações do projeto. E enquanto se espera que, graças à disseminação de softwares de gestão de projetos como o Firmbee, a comunicação nas equipes tenha melhorado, ainda não vale a pena subestimar esse fator.

Falta de comprometimento

O envolvimento da equipe nas tarefas realizadas em conjunto também está diretamente relacionado a uma boa comunicação dentro da equipe. Quando cada pessoa sabe:

• o escopo de suas atividades,
• a quem recorrer em caso de problemas, e
• o propósito de suas ações,

é improvável que estejam em perigo de queda de motivação e comprometimento com o trabalho do projeto.

E estes, por sua vez, não são favorecidos pela falta de apoio mútuo, assim como pelos problemas associados ao trabalho remoto e híbrido.

Emoções de um Gerente de Projetos

Se, como Gerente de Projetos, você está lutando para encontrar a causa dos problemas ao trabalhar com uma equipe, talvez você deva mudar sua área de busca e começar o mais perto que puder: analisando de perto seus hábitos, comportamentos e motivações.

A crescente responsabilidade e a incapacidade de controlar muitos parâmetros da execução do projeto são as razões mais comuns para problemas emocionais no trabalho de um Gerente de Projetos.

Trabalhar com uma equipe pode indicar esgotamento profissional. Até 75% dos funcionários o experimentam, e os Gerentes de Projetos estão em maior risco devido às altas exigências e pressões de seus trabalhos. O esgotamento pode se traduzir em:

• fadiga constante,
• irritabilidade,
• agressividade,
• impaciência,
• alienação crescente e sentimentos de isolamento.

Para piorar a situação, a atitude negativa do Gerente de Projetos se traduz diretamente em uma atmosfera de equipe, aumentando os níveis de estresse junto com o agravamento dos conflitos entre os membros da equipe do projeto.

Problemas interpessoais

Quais emoções nas relações interpessoais mais ameaçam o funcionamento suave de uma equipe de projeto? Raiva pode levar a conflitos pessoais e à falta de cooperação da equipe. Ansiedade causa falta de comprometimento e evitação de responsabilidades. Frustração pode destruir a motivação e a disposição para trabalhar.

Suas fontes no trabalho da equipe do projeto são, na maioria das vezes:

1. Conflitos pessoais entre os membros da equipe – podem originar-se de diferenças nos estilos de trabalho, desentendimentos pessoais, bem como falta de respeito pelos limites.
2. Falta de envolvimento de uma pessoa no trabalho da equipe – pode resultar de motivação insuficiente, mal-entendidos sobre os objetivos ou exclusão da participação na tomada de decisões.
3. O conflito entre o Gerente de Projetos e a equipe – pode derivar de expectativas excessivas, requisitos pouco claros ou a presença de uma pessoa na equipe que aspira a um papel de liderança.

Para resolver esses problemas, o Gerente de Projetos deve promover uma cultura de abertura e respeito, e lembrar-se de envolver todos os membros da equipe. Tanto aqueles que não se manifestam quando não são perguntados quanto aqueles que sempre tentam se manifestar por si mesmos e pela equipe.

Resumo

A gestão das emoções desempenha um papel muito grande no trabalho em equipe. Distração, estresse e falta de comprometimento, assim como raiva, ansiedade e frustração, podem levar a problemas interpessoais e à falta de comprometimento. Para resolver esses problemas, um Gerente de Projetos deve observar não apenas a equipe, mas também a si mesmo, prestando atenção especial aos sintomas de esgotamento. A chave para nutrir emoções é uma boa comunicação, promovendo abertura e respeito, e garantindo que todos os membros da equipe estejam engajados e motivados a trabalhar no projeto.

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