Organização do Trabalho: 10 Dicas para dominar a organização do trabalho

Se perguntando qual é o segredo das pessoas bem-sucedidas em seus trabalhos? Naturalmente, você percebe imediatamente que isso é uma questão completamente individual, já que cada funcionário possui um conjunto único de habilidades técnicas e interpessoais, traços de personalidade ou de caráter. No entanto, há um elemento que você pode cuidar para melhorar o desempenho de suas tarefas diárias e aumentar a realização dos resultados esperados – uma boa organização do trabalho. Como? Abaixo você encontrará nossa lista de 10 dicas de organização que podem fazer isso acontecer.

Organização do trabalho – índice:

1. Planeje seu trabalho
2. Concentre-se em um objetivo (e tarefa) de cada vez
3. Lembre-se de fazer pausas regulares
4. Defina prioridades
5. Estime e controle o tempo
6. Estabeleça ciclos de produtividade individuais
7. Livre-se das distrações
8. Trabalhe com quadros Kanban
9. Use ferramentas para agilizar seu trabalho
10. Defina limites para os colegas
11. Melhor organização do trabalho – agora você sabe o que fazer

Planeje seu trabalho

Você pode organizar sua agenda em uma ferramenta online especial, em um caderno online, tradicionalmente em papel (qualquer que seja a forma que funcione melhor para você) – você não pode esquecer de planejar seu trabalho se estiver interessado em melhorar sua organização. Escrever todas as tarefas a serem feitas para um determinado dia ou semana é a base para os próximos passos que mencionamos. No entanto, lembre-se de planejar apenas 80% do seu tempo no trabalho – o restante deve ser reservado para imprevistos.

Concentre-se em um objetivo (e tarefa) de cada vez

Você não conseguirá realizar tudo o que se propôs de imediato – assim como não conseguirá completar todas as tarefas que planejou para o dia antes da tarde. Concentre-se no que é mais importante no momento, e você verá resultados positivos.

Lembre-se de fazer pausas regulares

É melhor planejar suas pausas todos os dias em torno do mesmo horário (na medida do possível, é claro) – assim seu corpo entrará em um certo ritmo de trabalho, facilitando a realização de seus objetivos.

Defina prioridades

Qual tarefa é importante e urgente, e qual deve ser deixada para depois? Uma vez que você tenha planejado seu trabalho, deve determinar a ordem em que deve realizar as diversas responsabilidades (a matriz de Eisenhower ajudará você com isso). Dessa forma, você saberá exatamente o que fazer e como passar suavemente de uma tarefa para a próxima, sem permitir um momento de hesitação.

Estime e controle o tempo

Para melhor organizar seu tempo no trabalho, você também deve contar com a estimativa de quanto tempo levará para concluir uma tarefa específica. Dessa forma, você ganhará controle sobre o tempo enquanto aumenta sua motivação para completá-la. Verificar constantemente o ritmo de suas tarefas, por sua vez, permitirá que você antecipe gargalos e aprenda lições para o futuro (por exemplo, em termos de que um certo tipo de tarefa requer um prazo mais longo). Essas duas ações melhoram significativamente a organização do trabalho.

Estabeleça ciclos de produtividade individuais

Quais horas você trabalha melhor? Descobrir se você é mais produtivo pela manhã, ao meio-dia ou à tarde (e como esse fato se correlaciona com suas refeições no trabalho) é o ponto de partida para uma melhor organização do seu trabalho diário. Afinal, é melhor deixar as tarefas mais desafiadoras para quando você estiver mais produtivo, para que completá-las venha com pelo menos um pouco mais de facilidade. No período de menor produtividade, por outro lado, você deve realizar tarefas automáticas e repetitivas que não exigem muito comprometimento. Essa abordagem ajudará você a se livrar da sensação de tempo desperdiçado no trabalho.

Livre-se das distrações

Tenha em mente que nada funciona tão mal para a realização das tarefas diárias quanto sucumbir constantemente a distrações de todos os tipos – checando redes sociais, visitando colegas de trabalho ou revisando e-mails. Por quê? Porque leva um tempo para nossas mentes se concentrarem na tarefa em questão e cada distração faz com que nossa concentração diminua e temos que começar do zero. Por essa razão, é uma boa ideia bloquear certos sites durante o seu trabalho ou usar a técnica Pomodoro (que apoia o trabalho em ciclos) para evitar sucumbir a distrações.

Nesse sentido, observe também que você encontra distrações tanto no escritório quanto ao trabalhar em casa – identifique o que mais frequentemente o distrai do seu trabalho e, em seguida, tente eliminar esses problemas para melhorar seu fluxo de trabalho.

Trabalhe com quadros Kanban

Visualizar suas tarefas a serem feitas no quadro Kanban (divisão em colunas de a fazer, fazendo, feito) melhora o controle sobre os fluxos de trabalho. Além disso, permite que outros vejam se podem usar seus recursos no momento, ou talvez você esteja se concentrando em uma tarefa importante e não consiga encontrar espaço para ajudar.

Use ferramentas para agilizar seu trabalho

Pense nesse tipo de software (como nosso software de gerenciamento de projetos Firmbee) se você trabalha em equipe e sente a necessidade de melhorar a comunicação entre os membros individuais da equipe. Soluções que permitem armazenar todas as informações necessárias sobre os processos que ocorrem em um só lugar podem melhorar muito rapidamente e de forma eficaz a organização do trabalho dos envolvidos. No entanto, você deve lembrar de selecioná-las adequadamente para as necessidades de sua equipe (analisando as áreas que causam problemas).

Defina limites para os colegas

A última dica é uma que poucas pessoas querem seguir porque se acredita que, ao fazê-lo, você pode receber o rótulo de “amigo que não ajuda”. No entanto, às vezes é melhor transmitir aos colegas que você não poderá ajudá-los no momento do que apoiar os outros de forma forçada e depois enfrentar atrasos em suas tarefas, o que pode prejudicar tanto você (consequências físicas e mentais relacionadas ao estresse e horas extras) quanto a organização (devido a prazos perdidos).

Melhor organização do trabalho – agora você sabe o que fazer

Você pode pensar que as dicas listadas acima são “triviais” e certamente não são suficientes para limpar a bagunça em sua vida profissional. No entanto, tente incorporar algumas em suas atividades diárias e você rapidamente notará que os resultados superarão suas previsões. Claro, não é o caso de que todas as dicas listadas acima funcionarão exatamente na sua situação (tudo depende dos problemas que você teve com a organização do seu trabalho até agora), mas elas são, sem dúvida, um ponto de partida adequado para pensar em uma mudança, realizá-la e, em seguida – desfrutar dos resultados.

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