4Ps da gestão: projeto, produto, programa e portfólio | #24 Começando com a gestão de projetos

Os 4Ps da gestão têm muito em comum – eles requerem habilidades organizacionais e interpessoais, bem como flexibilidade e a capacidade de motivar uma equipe. Mas o que está escondido sob as quatro letras P?

4Ps da gestão – índice:

1. Introdução
2. 4Ps – Projeto, produto, programa, portfólio
3. Gestão de projetos
4. Gestão de produtos
5. Gestão de programas
6. Gestão de portfólio
7. Resumo

Introdução

Empresas menores frequentemente implementam um único projeto ou criam um único produto. Nesses casos, esses são os únicos objetivos da organização. No entanto, quando a empresa cresce, sua estratégia requer uma visão mais ampla para o futuro e seus objetivos se diversificam, vale a pena considerar como organizar melhor a gestão de projetos para tornar sua implementação o mais eficiente possível.

4Ps – Projeto, produto, programa e portfólio

Os 4Ps representam grupos de tarefas ligeiramente diferentes, muitas vezes inter-relacionados. Estes são:

• projeto
• produto
• programa
• portfólio

Abaixo, vamos dar uma olhada mais de perto no que são e por que é importante conhecer suas especificidades ao planejar, organizar tarefas e executar um projeto.

Gestão de projetos

Cada projeto pode ser realizado de forma independente. Ele também pode fazer parte de um programa ou portfólio. Tem um início e um fim designados, e seu objetivo é produzir um produto, serviço ou outro resultado único.

As características do projeto incluem:

• tempo de início e fim especificado
• objetivo definido
• uma equipe temporária formada especificamente para realizar essa tarefa

Muitos gerentes de projeto lidam com múltiplos projetos simultaneamente. Isso é especialmente verdadeiro para projetos pertencentes a um único programa ou portfólio. Mas como um projeto é diferente de um produto?

Gestão de produtos

A gestão de produtos difere da gestão de projetos principalmente porque não há um prazo definido. Os gerentes de produto devem conhecer bem o produto que supervisionam e planejar seu desenvolvimento. Eles definem prioridades, adicionam novos recursos, melhoram os existentes, bem como gerenciam o orçamento de desenvolvimento do produto equilibrando as capacidades da empresa e as expectativas dos clientes.

Podemos distinguir um produto de um projeto pensando nele como um objeto físico permanente. Isso porque um produto mantém uma identidade constante, mesmo que passe por ajustes. Um produto poderia ser um smartphone que muda dependendo dos aplicativos instalados e de como foi personalizado.

Diferentemente de um projeto, um produto não tem um ciclo de vida definido. A gestão de produtos é, portanto, caracterizada por:

• melhoria contínua em resposta às necessidades dos clientes em mudança
• continuidade
• planejamento de adaptação
• trabalho com uma equipe de desenvolvimento de produtos permanente

Um produto pode ser desenvolvido através de projetos – temporários e implementados ao longo do tempo. Voltando ao exemplo do smartphone, um projeto de desenvolvimento de produto poderia incluir uma atualização de software para facilitar o uso da câmera à noite.

Gestão de programas

De acordo com o PMBOK, o programa é:

Uma coleção de projetos relacionados, e às vezes programas menores, que são gerenciados juntos para construir valor que gerenciar cada um separadamente não poderia entregar. (Versão em inglês: “Programa. Projetos relacionados, programas subsidiários e atividades do programa gerenciadas de maneira coordenada para obter benefícios não disponíveis ao gerenciá-los individualmente.”)

A gestão de projetos e produtos envolve planejar, organizar e executar tarefas que fazem parte do perfil da organização e levam à realização de um objetivo que é útil para o cliente ou para a própria empresa. A gestão de programas, por outro lado, envolve determinar quais projetos precisam ser implementados na organização para alcançar um dos objetivos estratégicos de forma eficaz e pontual. É um planejamento de médio prazo que decide qual prioridade dar a cada projeto, bem como a determinação contínua de qual deve ser a relação entre eles.

Vamos considerar o exemplo do Programa “Nova Filial da Empresa”. Ele pode consistir em:

• Projeto A, para selecionar a localização e mobiliar a nova sede da
• Projeto B, para empregar uma equipe na nova cidade
• Projeto C, para organizar uma festa de inauguração da empresa
• Projeto D, para construir uma base de clientes local

Entre outras coisas, a gestão de programas deve levar em conta o cronograma dos projetos A, B e C. Gerenciar cada projeto sem saber o status dos outros poderia acabar, por exemplo, organizando uma festa de inauguração quando a reforma da sede não foi concluída, ou… a equipe ainda não foi contratada.

Cada um dos projetos que compõem o programa é implementado separadamente, e seus resultados dependem das tarefas realizadas, que apresentam diferentes riscos. Portanto, as principais diferenças entre a gestão de projetos e a gestão de programas estão relacionadas à perspectiva de avaliação de resultados e à abordagem da variabilidade. Estas são:

• Assumir a aceitação da incerteza dos resultados
• A necessidade de uma gestão eficaz de mudanças
• Ajuste cuidadoso das prioridades ao status atual de cada projeto
• Uma perspectiva de longo prazo na avaliação dos benefícios do programa.

Gestão de portfólio

O portfólio de projetos é um termo usado com um pouco menos de frequência do que um programa, mas a separação de um portfólio de projetos em uma empresa é particularmente útil quando implementamos periodicamente projetos de natureza semelhante. A finalização de projetos individuais pertencentes ao portfólio não depende uns dos outros, como acontece com um programa.

Por exemplo, para uma empresa que desenvolve software para smartphones, portfólios separados podem ser projetos que implementam:

• atualizações, por exemplo:
• atualizações de software da câmera,
• atualizações de segurança para proteger contra vários tipos de ataques,
• melhorias de software, por exemplo:
• permitindo que o usuário escolha skins e ícones,
• adicionando 3 recursos mais frequentemente sugeridos pelos usuários,
• refatoração, por exemplo:
• melhorando o código de partes modulares da aplicação,
• reescrevendo o código que mais sobrecarrega o dispositivo.

Um portfólio é uma coleção centralizada de projetos e programas em andamento em uma empresa. Sua gestão é principalmente voltada para alcançar os objetivos estratégicos da organização. Assim como projetos e programas, o portfólio deve detalhar:

• marcos – para ter uma imagem clara dos sub-objetivos, sua realização e um plano para lidar com falhas,
• um plano de gestão de riscos,
• partes interessadas – ou seja, todos aqueles interessados no status da implementação do portfólio

No entanto, o aspecto mais importante da gestão do portfólio de projetos da empresa é estabelecer um esquema de priorização. Isso garante que todos os projetos, produtos, programas e portfólios implementados e planejados na empresa tenham seu lugar na hierarquia de tarefas a serem concluídas.

Quais são as diferenças entre os 4Ps?

A gestão de cada um dos 4Ps – projeto, produto, programa e portfólio – difere em certos aspectos. Particularmente importantes são as diferenças nas áreas de assunto de gestão e a natureza da equipe.

Os assuntos de gestão nos 4Ps diferem devido ao nível de detalhe das tarefas realizadas e à proximidade com o cliente.

No caso de um projeto, o gerente de projeto e o gerente de produto supervisionam a execução das tarefas e a criação de soluções voltadas diretamente para o cliente. No caso de um programa, projetos relacionados e suas relações são o objeto de gestão. Em um portfólio, a gestão se preocupa com todos os programas e projetos na organização em relação aos seus objetivos, então o papel e as tarefas do gerente de portfólio estão localizados mais distantes do cliente.

No entanto, suas tarefas ainda devem girar em torno da relação entre a missão da organização, os objetivos e as necessidades dos clientes.

As diferenças entre os 4Ps também se aplicam à equipe. Em um projeto, a equipe é estabelecida pela duração de um determinado projeto, então a implementação do projeto é frequentemente apenas parte das responsabilidades dos participantes.

A situação é diferente no caso de um produto – aqui uma equipe permanente é formada, cuja principal e muitas vezes única tarefa é trabalhar no produto. Isso reduz o risco de inatividade entre projetos que desenvolvem o produto. A necessidade de transferência de conhecimento, ou seja, a implementação demorada de novos membros da equipe, também é menos frequente.

As equipes gerenciadas por gerentes de programa e portfólio, por outro lado, são co-criadas por gerentes de projeto e produto de toda a organização, bem como analistas, consultores e especialistas de negócios de alto nível.

Resumo

Os 4Ps consistem na gestão de projeto, produto, programa e portfólio. A gestão de cada um difere em detalhes, natureza da equipe e responsabilidades.

Um projeto é um esforço subjacente, com prazo definido e propósito específico. Um produto pode ser desenvolvido através de projetos, mas não tem um ciclo de vida definido e seu desenvolvimento está intimamente ligado às expectativas dos clientes. Um programa é uma coleção de projetos inter-relacionados de diferentes tipos que servem a um propósito comum. Um portfólio pode ser definido como uma coleção de projetos do mesmo tipo, realizados ciclicamente ou em paralelo, servindo para alinhar todos os outros Ps com os objetivos estratégicos da organização da melhor maneira possível.

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