Quem precisa de um FMS? 5 sinais de que você precisa de um sistema de gestão de freelancers em sua organização

Já escrevemos sobre as vantagens de um sistema de gestão de freelancers no artigo “Como um sistema de gestão de freelancers pode ajudar você no trabalho?” Mas como reconhecer se sua empresa precisa de um FMS? Quais são os sinais que indicam que esse sistema não apenas tornaria a gestão de freelancers mais fácil, mas também melhoraria os modelos de negócios tradicionais usados em sua organização? Hoje, vamos passar por algumas pistas alarmantes que implicam que uma empresa precisa mudar para um sistema moderno de gestão de freelancers.

5 sinais de que você precisa de um FMS – índice:

1. Prazos atrasados
2. Trabalho perdido no e-mail
3. Sem possibilidade de monitorar o progresso
4. Ideias que desaparecem
5. Mal-entendidos inesperados e frequentes

Prazos atrasados

Provavelmente todos nós em nossas carreiras já encontramos uma situação em que algumas tarefas continuam sendo adiadas. Isso não se refere a casos de circunstâncias imprevistas, como doenças ou situações familiares súbitas. Elas podem acontecer com qualquer um. Estamos falando de prazos atrasados relacionados a situações em que freelancers têm vários projetos para concluir e não sabem como se organizar para completá-los a tempo.

Trabalho perdido no e-mail

Usar freelancers que trabalham em múltiplos locais ao redor do mundo e, portanto, em múltiplos fusos horários tem muitas vantagens. Um grande obstáculo dessa colaboração multi-zona é a falta de uma plataforma adequada para se comunicar e verificar o progresso do trabalho. Aqui, sistemas de gestão de freelancers podem ser úteis, pois funcionam como tal plataforma. Além disso, o que afeta fortemente a comunicação rápida entre a empresa e os contratados são os atrasos de tempo. Por exemplo, um freelancer que trabalha na Europa Oriental lerá um e-mail escrito de um escritório nos Estados Unidos no dia seguinte. É assim que os atrasos aparecem, fazendo com que o projeto estenda seu prazo.

Sem possibilidade de monitorar o progresso

Uma das vantagens de usar os serviços de freelancers é que eles podem trabalhar de suas casas, o que se traduz em custos mais baixos para a empresa, reduzindo despesas relacionadas a contas de eletricidade ou aluguel de um escritório dedicado. No entanto, uma grande desvantagem, especialmente entre novos freelancers, é a falta de controle sobre seu trabalho. Um dia eles podem se mobilizar respondendo regularmente a e-mails e gerando relatórios, no dia seguinte seu trabalho não é tão sistemático quanto foi no dia anterior. O FMS oferece a possibilidade de monitorar constantemente os pedidos e verificar o progresso mobiliza o freelancer internamente para trabalhar de forma sistemática.

Ideias que desaparecem

A falta de uma plataforma única para gerenciar freelancers é realmente a falta de um escritório virtual. Um escritório onde não apenas o chefe é ouvido, mas também um local de reunião onde todos discutem questões problemáticas e os funcionários compartilham seus pensamentos e ideias. Com que frequência aconteceu que durante as reuniões e o planejamento não surgiram novas ideias nem melhorias propostas em relação ao trabalho na empresa?

Ao ter um sistema adequado de gestão de freelancers, você pode acompanhar o progresso dos projetos dados e barras ou gráficos de desempenho em um só lugar, além de ter um local de reunião virtual. Um lugar onde você pode compartilhar ideias e pensamentos. Se você notar uma falta de novas ideias em sua empresa por parte das pessoas que nela trabalham, deve pensar se isso não é causado pela dispersão de especialistas que trabalham nela.

Mal-entendidos inesperados e frequentes

Na era da comunicação digital que transcende distâncias e fusos horários, é muito fácil ter mal-entendidos. Quantas vezes aconteceu que, ao enviar mensagens ou e-mails, alguém perdeu alguns detalhes intrincados e teve muitas perguntas depois que levaram a mal-entendidos e ocasionalmente até mesmo raiva? Quantas vezes você realmente percebeu que se tivesse dito a mesma coisa a alguém cara a cara ou por meio de uma videochamada, tais situações poderiam ter sido evitadas? Um bom FMS ajuda a evitar tais situações criando um lugar onde todos podem esclarecer todas as questões em tempo real e que a informação não fique nas caixas de entrada de e-mail dos destinatários.

Se algum dos sinais de alerta se aplica ao seu negócio, ou pior, você nota a maioria deles, é o momento certo para considerar a implementação de um FMS. No entanto, garantimos que não é uma tarefa tão difícil quanto você pode pensar. Para provar isso a você, preparamos um artigo separado sobre como implementar efetivamente um FMS em sua empresa.

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