Como o sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar no marketing de eventos?

Seja você está organizando um evento específico pela primeira vez ou pela próxima vez, você deve sempre facilitar a execução de atividades específicas – para garantir um melhor controle sobre o orçamento ou uma comunicação mais fácil entre os membros individuais da equipe que trabalham para um sucesso comum. Um software de gerenciamento de projetos especial ajudará você a alcançar esse resultado. Curioso sobre como esse tipo de sistema apoiará suas atividades de marketing de eventos? Continue lendo.

Sistema de gerenciamento de projetos e marketing de eventos – índice:

1. Um projeto e um evento
2. Sistema de gerenciamento de projetos
3. Firmbee – recursos e benefícios
4. Resumo
5. Confira nosso vídeo sobre software de gerenciamento de projetos para gerenciamento de eventos

Um projeto e um evento

Se quisermos que o evento se torne uma ferramenta para apoiar os objetivos mais importantes da empresa, precisamos olhá-lo de forma abrangente – como um projeto que precisa começar com o planejamento e terminar com a implementação e avaliação dos resultados alcançados. Útil nisso pode ser ter uma estrutura semelhante para o projeto e o evento: uma data de término, um orçamento definido, o número de pessoas envolvidas, a duração, uma série de tarefas a serem realizadas. Dessa forma, seremos capazes de garantir um progresso suave de todas as atividades, o que se traduzirá em um resultado final positivo.

Sistema de gerenciamento de projetos

Bom planejadores de projetos facilitam seu trabalho diário usando sistemas especiais nos quais, entre outras coisas, é possível planejar um cronograma, definir tarefas, distribuir trabalho ou acompanhar o progresso, além de armazenar todas as informações importantes em um só lugar com acesso para qualquer pessoa autorizada. Um programa bem projetado também permite definir metas a serem alcançadas dentro de um projeto/evento, graças ao qual você ganha uma visão holística da situação.

As ferramentas de gerenciamento de projetos são projetadas para ajudar gerentes de projetos (assim como organizadores de eventos) a planejar, monitorar e tomar ações corretivas quando necessário. Quando tratamos um evento como um projeto, podemos imediatamente ver quanto benefício podemos obter ao escolher o sistema certo em nosso trabalho diário.

Firmbee – recursos e benefícios

No mercado, você encontrará uma série de programas de gerenciamento de projetos que você também poderá usar para organizar seu evento. Recomendamos especialmente o Firmbee, o software que criamos, equipado com todas as funções que você pode precisar. Ao criar nossa solução, levamos em conta o fato de que um projeto e um evento têm características comuns, especialmente na área de planejamento de trabalho e controle sobre o progresso e fluxo de informações – por essa razão, podemos garantir que o Firmbee atenderá perfeitamente a todas as suas necessidades quando se trata de gerenciamento de eventos.

O Firmbee permitirá que você:

• liste todas as tarefas a serem concluídas e as distribua para membros específicos da equipe (usando quadros Kanban e a opção de status de tarefas, priorização ou rastreamento de tempo),
• mantenha calendários para diferentes propósitos,
• defina lembretes para reuniões ou tarefas a serem concluídas,
• monitore recibos e despesas relacionadas à execução de eventos, tendo assim controle total sobre o orçamento
• armazene dados de todas as pessoas conectadas ao evento – de organizadores a fornecedores e participantes
• comunique-se com outras pessoas usando o Slack
• emita faturas

Além disso, colocar todas as tarefas necessárias para um evento em um só lugar permitirá que cada pessoa envolvida no projeto tenha uma visão geral do progresso do trabalho e possa reagir adequadamente antes que um incêndio aconteça (por exemplo, aceitando uma tarefa específica ou apoiando processos e pessoas em risco de não cumprir suas obrigações a tempo). Com um programa assim, você pode esquecer os numerosos documentos, planilhas ou até mesmo anotações manuscritas onde você manteve informações importantes até agora.

Resumo

De muitas maneiras, o gerenciamento de eventos não difere do gerenciamento de projetos. Em ambos os casos, afinal, temos equipes realizando tarefas específicas em um determinado momento focadas em alcançar um certo objetivo. Assim como a implementação de um projeto (por exemplo, em uma empresa de TI) pode ser um desafio, dadas as dificuldades tecnológicas que surgem no caminho, no caso de uma conferência ou feira, pode ser difícil preparar o local ou a agenda. É por essa razão que o software de gerenciamento de projetos – como o Firmbee – também pode ser usado para planejamento de eventos.

Confira nosso vídeo sobre software de gerenciamento de projetos para gerenciamento de eventos:

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