Como preparar um plano de contingência de projeto bem-sucedido? | #21 Começando com a gestão de projetos

Como preparar um plano de contingência? É melhor adotar uma abordagem passo a passo ao elaborá-lo. Dessa forma, quando a crise chegar, você pode calmamente pegar a pasta descrita como “Plano B”.

Plano de contingência do projeto – índice:

1. Introdução
2. Quando vale a pena mudar o plano de implementação do projeto?
3. Plano B: para oportunidades e ameaças
4. Como preparar um plano de contingência?
5. Resumo

Introdução

Um plano de contingência de projeto é criado com base em uma análise das áreas de risco. Seu objetivo é minimizar perdas quando as coisas não saem conforme o planejado e também aproveitar oportunidades imprevistas que surgem ao longo do caminho. Em outras palavras, o plano de contingência serve para otimizar a forma de responder a riscos.

Ele pode incluir ideias para responder a uma emergência ou quando surgem oportunidades de crescimento inesperadas. Por exemplo, pode incluir ideias para obter financiamento adicional se o orçamento for excedido ou se um investidor promissor aparecer. Um plano de contingência também pode indicar a opção de reatribuir responsabilidades dentro da equipe em caso de ausência repentina de um especialista chave ou a possibilidade de contratar uma pessoa adicional. A elaboração de um plano de contingência também permite definir as condições que definem a situação do mercado na qual todo o projeto deve ser interrompido imediatamente. Mas quando deve ser tomada a decisão de implementar um Plano B? E como criar um plano de contingência para se preparar para os cenários mais prováveis?

Quando é uma boa ideia mudar o plano de implementação do projeto?

Riscos acompanham a implementação de qualquer projeto. Deve ser avaliado na fase de iniciação e, em seguida, monitorado ao longo de sua duração. De acordo com o PMBOK, é mais eficaz responder proativamente a mudanças, ou seja, ajustar o curso de ação às condições antes que os riscos atinjam um ponto crítico e aceitar riscos de um certo nível, abstendo-se de evitá-los a todo custo.

A implementação de um plano de contingência deve depender de vários fatores. Em primeiro lugar, a resposta deve ser:

• adequada ao nível de ameaça – ou seja, não interrompemos o projeto porque o Gerente de Projeto está resfriado,
• realista – ou seja, levando em conta o contexto do surgimento da ameaça, por exemplo, se o preço da matéria-prima está subindo rapidamente em todo o país, não levamos tempo para procurar um fornecedor mais barato,
• tomada conscientemente por uma pessoa que assumirá a responsabilidade por isso previamente, após considerar várias opções de resposta.

Muitas vezes, um plano de contingência permite que a situação seja rapidamente controlada. Com uma forma bem elaborada de responder a eventos inesperados, o projeto pode voltar ao caminho normal de implementação. No entanto, às vezes, a implementação de um plano de contingência envolve a reestruturação de áreas importantes do projeto.

Plano B: para oportunidades e ameaças

Quais tipos de riscos devem receber atenção especial? O plano de implementação de um projeto vale a pena ser mudado em dois casos: quando ajudará a evitar um desastre ou a alcançar resultados significativamente melhores. Mudar o plano quando os riscos aumentam geralmente é acompanhado por problemas como:

• atraso na implementação do projeto,
• excesso de orçamento,
• problemas e falhas técnicas,
• problemas na equipe,
• perda de confiança das partes interessadas.

Em contraste, oportunidades que levam a uma mudança para o Plano B incluem, mas não se limitam a:

• novas oportunidades tecnológicas,
• superávits orçamentários,
• eficiência da equipe maior do que o esperado,
• um aumento repentino na demanda pelos produtos ou serviços visados pelo projeto.

Como preparar um plano de contingência?

Devemos elaborar um plano de contingência em paralelo com o plano do projeto que pretendemos implementar. Ao analisar os marcos necessários para alcançar o objetivo do projeto, é mais fácil imaginar as possibilidades e riscos que podem acompanhar ações específicas.

Um bom plano de contingência leva em conta os riscos com a maior probabilidade de ocorrência. Isso porque é impossível se preparar para todas as situações, e é ineficiente criar planos de ação em caso de um ataque de uma civilização alienígena.

No entanto, um Gerente de Projeto experiente pode antecipar as áreas de risco mais prováveis. Por exemplo, em um projeto para construir software para um cliente, um grande risco estará relacionado a mudanças nos requisitos. E é para tal circunstância que devemos ter um plano pronto. Por exemplo, precisamos assumir antecipadamente e escrever no contrato critérios de aceitação bem definidos, bem como condições que o produto final deve atender, juntamente com metodologias ágeis adotadas com esse tipo de projeto em mente.

Embora cada projeto exija um tratamento individual, vale a pena ter em mente alguns princípios para preparar um plano de contingência:

1. Antecipar o risco. Não pode ser evitado, então é melhor enfrentá-lo de frente.
2. Preparar um plano de ação detalhado para os cenários mais prováveis. Um esboço geral não ajudará em uma crise.
3. Usar a ameaça como uma oportunidade de mudança. Talvez isso torne o projeto mais bem-sucedido do que você antecipou.
4. Não tente explicar tudo para a equipe. A maioria dos membros da equipe não tem um plano para todo o projeto em suas cabeças, então podem nem estar cientes de sua implementação. Diga-lhes apenas o que se relaciona diretamente ao trabalho deles.
5. Ajude a equipe a passar pela mudança. Se as mudanças envolvem como o projeto é implementado ou como a equipe trabalha em conjunto, preste atenção especial se todos estão familiarizados com a nova forma de fazer as coisas.

Resumo

Um plano de contingência é uma forma de lidar proativamente com riscos em um projeto. Ele permite reduzir perdas devido a emergências, como entregas atrasadas ou a perda de um cliente. Também permite aproveitar oportunidades que surgem, oferecendo a possibilidade de alcançar o objetivo do projeto mais rapidamente ou de forma melhor.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.