Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem? | #15 Começando com a gestão de projetos

O objetivo do projeto, ou o que queremos alcançar ao executar o projeto, deve ser claro para todos os envolvidos. Para a equipe, o Gerente de Projetos, clientes, beneficiários, bem como a gestão da organização. É a base para coordenar atividades, estabelecer objetivos individuais e alocar tarefas. É pela distância de sua realização que o status do projeto é medido. Então, como definir bem o objetivo do projeto?

Objetivo do projeto – índice:

1. Introdução
2. Qual é o objetivo do projeto?
3. Os erros mais comuns ao formular o objetivo do projeto
4. Como definir o objetivo do projeto?
5. Resumo

Introdução

O objetivo do projeto inclui muitos objetivos e marcos menores. Ele os sobrepõe todos ao responder à pergunta “O que fazemos?”. Então, o que deve ser incluído em uma formulação adequada de um objetivo de projeto para melhor apoiar um início suave da implementação?

Qual é o objetivo do projeto?

Na sétima edição do PMBOK, o objetivo do projeto é definido como:

“Algo para o qual as ações são direcionadas, uma posição estratégica, um objetivo a ser alcançado, um resultado a ser elaborado, um produto produzido ou um serviço prestado.”

Portanto, o objetivo do projeto não precisa ser material. Embora o resultado de muitos projetos inclua a produção de um item, conteúdo ou software, ele também pode incluir um serviço ou uma mudança no cliente ou na própria organização. Um objetivo de projeto é, por exemplo:

• Implementação do processo no cliente A até o final de dezembro deste ano
• Alcançar zero emissões de gases de efeito estufa até 2025
• Lançamento do produto B no mercado europeu até o final de janeiro de 2023
• Organização de um evento C para 1.000 pessoas no próximo maio
• Otimizar despesas e reduzir custos em 30% no departamento D da Empresa E
• Reduzir o número de reclamações em 10% no próximo trimestre.

O objetivo perseguido está, portanto, intimamente relacionado à visão do projeto, que indica a razão para perseguir o objetivo ao responder às perguntas “por quê?” e “para quê?”.

Os erros mais comuns ao formular o objetivo do projeto

Um dos erros mais comuns que surgem ao formular um objetivo de projeto é assumir que todos os envolvidos “sabem o que fazer”. E, como resultado, não há necessidade de formular um objetivo de projeto ou criar documentos relacionados. Infelizmente, mesmo que isso seja verdade na primeira semana de implementação do projeto, o objetivo rapidamente se torna nebuloso e o escopo do projeto se expande e muda. Portanto, a implementação espontânea do projeto raramente produz os resultados esperados.

Por essa razão, a realização de um objetivo de projeto empresarial é geralmente determinada não apenas por documentos do projeto, mas também por KPIs, Indicadores-Chave de Desempenho. Estes geralmente se relacionam à realização do orçamento do projeto, à qualidade da execução e ao tempo gasto para concluir o projeto. É com esses que os erros que mais frequentemente ocorrem na formulação do objetivo do projeto estão relacionados. Isso se deve ao fato de que o resultado pretendido não é mensurável em nenhum dos aspectos-chave. Não está especificado nele, por exemplo:

• Quanto tempo se espera que o projeto leve?
• Quais características o produto deve ter para que o projeto seja considerado completo?
• Qual é o limite intransponível do orçamento alocado para sua implementação?

Para evitar que tais problemas ocorram, vale a pena usar técnicas comprovadas para definir corretamente o propósito do projeto.

Leia também: Tipos de projetos

Como definir o objetivo do projeto?

Uma das técnicas mais comumente aplicadas para formular um objetivo de projeto é o SMART, que significa:

• S-Específico (Specific) – o objetivo deve ser o mais específico possível, mas deve abranger todas as esferas de atividade incluídas no projeto
• M-Mensurável (Measurable) – orçamento, tempo de implementação, número de pessoas envolvidas e a capacidade de estabelecer medidas objetivas para determinar se o projeto foi concluído são chaves para um objetivo de projeto bem definido
• A-Alcançável (Achievable) – devido a circunstâncias imprevisíveis, pode sempre acontecer que o objetivo não possa ser alcançado, mas no momento de defini-lo, deve ser percebido como alcançável por todas as partes interessadas e pela equipe do projeto
• R-Relevante (Relevant) – um objetivo de projeto é relevante se for alcançável com os recursos disponíveis para a organização, em vez de exigir, por exemplo, uma centena de especialistas que são difíceis de encontrar e contratar
• T-Temporizado (Time-bound) – o projeto deve ter uma duração claramente definida e a realização do resultado pretendido.

Para ver se o seu objetivo de projeto atende aos requisitos SMART, tente responder às seguintes perguntas:

• O que acontecerá quando o objetivo for alcançado?
• Este objetivo inspira e motiva você?
• De acordo com seu conhecimento e experiência, este objetivo é alcançável?
• O progresso em direção a este objetivo pode ser rastreado e como?
• Quando o resultado esperado aparecerá?

Resumo

Um objetivo de projeto é uma resposta articulada e específica à pergunta “O que estamos fazendo?”. Embora os resultados variem muito dependendo do tipo de projeto que está sendo implementado, cada objetivo deve atender aos critérios SMART descritos acima. Com um quadro de implementação, é possível planejar e também determinar se o projeto está sendo executado conforme o planejado.

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