O que é um cronograma de projeto e para que serve? | #18 Introdução à gestão de projetos

Uma vez que o projeto recebeu a aprovação das partes interessadas, é hora de preparar o cronograma. Antes mesmo da equipe do projeto se reunir pela primeira vez, o Gerente de Projetos prepara a estrutura do projeto.

Cronograma do projeto – índice:

1. Introdução
2. Como criar um cronograma de projeto?
3. Como o cronograma do projeto é diferente do plano do projeto?
4. Exemplo de um cronograma de projeto
5. Resumo

Introdução

Um cronograma de projeto é um documento geral que permite ter uma visão geral das tarefas individuais destinadas à execução contínua. Estas estão contidas em um backlog detalhado ou apresentadas em um quadro kanban. O cronograma inclui marcos, tarefas e eventos-chave, bem como uma noção de perspectiva de onde o projeto se encontra no caminho para alcançar o objetivo.

Na maioria das vezes, um cronograma é uma visualização de como os objetivos do projeto dependem uns dos outros e em que ordem proceder. O cronograma do projeto também mostra o prazo com datas estabelecidas.

Como criar um cronograma de projeto?

Ao criar um cronograma, é melhor adotar uma abordagem de baixo para cima. Divida o projeto geral em blocos ou áreas de problemas principais. Estas podem ser áreas tão gerais quanto formação de equipe, design de UX, trabalho de programação ou marketing. O cronograma do projeto é mais fácil de preparar usando software dedicado. Isso tornará possível:

• adição e agrupamento fáceis de eventos, bem como fazer alterações – por exemplo, pode ser que dividamos tarefas separadas como design de UX em grupos separados de design visual e preparação de texto. Com o software, podemos fazer isso com alguns cliques, em vez de rearranjar um arquivo de texto ou planilha,
• visualização da duração de cada tarefa – assim podemos agendar facilmente tarefas levando em conta a disponibilidade de pessoas e recursos necessários para completá-las,
• indicar interdependências entre tarefas – configurar avisos sobre dependências é um recurso muito útil disponível em alguns programas, graças a isso temos certeza de que ninguém assumirá a finalização de um trabalho em um edifício onde a instalação ainda não foi realizada.

Isso tornará o cronograma legível para todos os envolvidos. atualizando e complementando-o.

O cronograma é mais frequentemente representado pelas seguintes visualizações:

• um calendário escalável – com tarefas a serem concluídas marcadas; usando o calendário, é mais fácil do que em outras visualizações entrar no planejamento, como atribuir trabalho a pessoas específicas e agendar reuniões,

• um gráfico de Gantt ou visualização semelhante de tarefas em uma linha do tempo – uma visão geral mostrando toda a duração do projeto é seu cronograma, enquanto uma versão expandida é usada para criar e detalhar o plano do projeto,
• mapas de épicos, também conhecidos como tarefas agregadas – ou seja, uma visualização que mostra, entre outras coisas, que porcentagem de tarefas está relacionada a uma área específica de execução do projeto, por exemplo, o épico “teste” pode incluir tarefas relacionadas ao teste interno de um protótipo de software, bem como testes finais no local do cliente.

Como o cronograma do projeto é diferente do plano do projeto?

Um cronograma difere de um plano de projeto principalmente em seu propósito e nível de detalhe. Um cronograma é um esqueleto de um projeto que retrata principalmente suas áreas e marcos-chave. Seu propósito é delinear uma imagem clara e simplificada de todo o projeto. No entanto, um plano de projeto é criado para dissecar a implementação de cada tarefa, até os menores detalhes que valem a pena serem anotados.

O cronograma responde à pergunta do que estamos implementando. Nele encontraremos diretrizes gerais para a duração das várias etapas do projeto e a marcação de momentos-chave. O plano do projeto, por outro lado, serve para descrever como executar cada tarefa.

De um bom cronograma, é fácil ler o caminho que leva à realização do objetivo do projeto, pois ele mostra apenas marcos apresentando os momentos mais gerais e importantes da implementação. No entanto, graças ao software de gerenciamento de projetos, a linha entre cronograma e plano de projeto tornou-se bastante fluida. Isso ocorre porque a multiplicidade de maneiras de visualizar dados torna possível alternar perfeitamente entre visualizações detalhadas de tarefas individuais e a imagem mais geral do cronograma de todo o projeto.

Exemplo de um cronograma de projeto

Vamos imaginar que queremos implementar um projeto para apresentar um jogo de aventura que ocorre em realidade virtual em uma feira internacional.

Para criar um cronograma, precisamos marcar datas-chave – o início do projeto, o prazo para inscrições de expositores na feira, bem como a data da feira e o término do projeto. O próximo passo é definir objetivos e inseri-los no programa selecionado como tarefas resumo, épicos ou possivelmente tags. Em nosso exemplo, isso incluirá:

• Preparação do jogo – o épico incluirá tarefas como preparação de uma versão de teste estável do jogo que pode ser disponibilizada ao público, testes, instalação no hardware que será disponibilizado na feira
• Preparação do estande – preparação de equipamentos, materiais promocionais, competições para visitantes, compra e segurança de equipamentos
• Planejamento da viagem – reserva de hotel, compra de ingressos para eventos, fornecimento de transporte
• Análise do sucesso da apresentação ao retornar – se o jogo conseguiu atrair o número de clientes previsto, se conseguiu estabelecer contatos e parcerias comerciais, bem como se ficou dentro do orçamento alocado para promoção

Cada um dos épicos pode ter um supervisor – designado para assumir a responsabilidade por toda a sua implementação. Em muitos projetos, no entanto, essa pessoa é o Gerente de Projetos, enquanto os membros da equipe assumem a responsabilidade apenas por tarefas individuais.

O próximo passo diz respeito à marcação de marcos. A conclusão de cada marco provavelmente consistirá em tarefas pertencentes a vários épicos. Se o primeiro marco for a aceitação da apresentação para a feira pelos organizadores do evento, incluirá tarefas pertencentes aos grupos “networking”, “preparação do jogo” e “preparação da apresentação”, entre outros.

O cronograma de cada projeto é desenvolvido individualmente. Embora você possa se ajudar com um modelo pronto, ele ainda provavelmente exigirá modificações significativas. A maior melhoria será o uso do seu cronograma criado anteriormente em um projeto semelhante.

Resumo

Um cronograma bem preparado no início do projeto facilita muito o trabalho. Ele serve não apenas ao Gerente de Projetos, que graças a ele ganha uma visão da estratégia de ação, mas também à equipe do projeto, que pode ver facilmente em que estágio o trabalho está sendo realizado e qual é seu objetivo. O cronograma também é uma ferramenta valiosa que apoia a transparência da implementação, pois permite que as partes interessadas vejam a estrutura do projeto e comparem independentemente o status da implementação com os objetivos do projeto estabelecidos.

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