Tarefas e responsabilidades mais importantes do gerente de projeto | #25 Começando com a gestão de projetos

Os Gerentes de Projetos (PMs) são como CEOs em uma escala menor, pensando estrategicamente sobre o projeto em andamento e colocando-o na perspectiva das atividades de toda a organização. Suas tarefas são interdisciplinares. Embora não precisem ser especialistas em administrar o negócio ou na área que o projeto abrange, devem ter um conhecimento geral sobre eles. Enquanto se trata do especialista que é membro da equipe do projeto que proporá a melhor solução, o Gerente de Projetos deve entender por que essa solução é a melhor. Então, quais são as principais tarefas e responsabilidades do Gerente de Projetos?

Tarefas e responsabilidades do Gerente de Projetos – índice:

1. Introdução
2. Planejamento e organização
3. Preparação do orçamento
4. Monitoramento do projeto
5. Apoio à equipe
6. Comunicação com as partes interessadas
7. Resumo
8. Confira nosso software para gerenciamento de projetos

Introdução

O Gerente de Projetos não gerencia pessoas, mas o projeto. Portanto, ele ou ela deve sempre ter em mente que a equipe consiste em especialistas fazendo seu trabalho da melhor forma possível. O trabalho do PM é facilitar a implementação dessas atividades e dar-lhes direção. O PM deve, portanto:

• Evitar a microgestão – instruindo os membros da equipe sobre como realizar suas tarefas,
• Deixar liberdade para escolher como resolver problemas,
• Gerenciar responsabilidades – adequar o escopo das tarefas às capacidades dos membros individuais da equipe.

No entanto, quais tarefas fazem parte das responsabilidades do Gerente de Projetos?

Planejamento e organização

A gestão do tempo em um projeto consiste em tarefas que incluem planejar e organizar a execução das tarefas. O planejamento é uma parte do ciclo de vida do projeto, que, embora em diferentes proporções, é uma parte integral de cada etapa do projeto. Mas como é o planejamento como parte diária das obrigações do Gerente de Projetos, ou seja, do lado prático?

O aspecto crucial do planejamento é o uso eficiente do software de gerenciamento de projetos. Primeiro, isso inclui compilar uma lista de tarefas a serem realizadas e priorizá-las. Relacionado a essa última tarefa está o segundo dever chave do PM – organizar o trabalho.

Isso envolve não apenas selecionar as tarefas mais urgentes a serem feitas, mas também garantir que sejam feitas a tempo e que todos os membros da equipe tenham uma carga de trabalho o mais igual possível. Isso evitará gargalos. Essa organização inadequada do trabalho da equipe resulta em uma pessoa sendo responsável por um número desproporcional de tarefas. O acúmulo de responsabilidades faz com que o trabalho de outros membros da equipe pare, e o progresso do projeto desacelere ou até mesmo pare.

Certifique-se de ajustar a complexidade do programa que você está usando ou de variar as aplicações de suas funções de acordo com as especificidades do projeto em questão. Afinal, o número de possibilidades nem sempre significa uma melhor gestão. Recomendamos manter os princípios do Lean e adotar apenas aquelas funções que melhoram as capacidades da equipe ou fornecem os dados necessários para avaliar o progresso do projeto. Embora dados apresentados de forma atraente possam seduzir as partes interessadas, não vale a pena gastar muito tempo coletando-os se for apenas para esse propósito.

Preparação do orçamento

O Gerente de Projetos define o orçamento durante a fase de planejamento do projeto. É referido no PMBOK como:

“A estimativa aprovada para o projeto ou qualquer componente da estrutura analítica do projeto ou qualquer atividade programada.” (A estimativa aprovada para o projeto ou qualquer componente da estrutura analítica do projeto (WBS) ou qualquer atividade programada.)

Preparar um orçamento e controlar despesas em um projeto não é uma tarefa fácil. Apesar das despesas meticulosamente planejadas, mudanças serão necessárias para quase todo projeto implementado. Portanto, um orçamento de projeto bem planejado assume um mínimo de 10-15% para despesas imprevistas. 20% de todos os custos são considerados um limite seguro, mas há projetos onde as mudanças orçamentárias são ainda maiores.

Para evitar desvios excessivos das despesas planejadas, é, portanto, necessário não apenas planejar habilidosamente levando em conta as despesas mais prováveis. O PM também deve dedicar atenção considerável ao monitoramento das despesas em um projeto em andamento para reagir a tempo, por exemplo, a mudanças de preços.

Monitoramento do projeto

Outro conjunto importante de responsabilidades do Gerente de Projetos é o monitoramento do projeto. Isso nos permite abordar sabiamente os riscos, antecipar e responder proativamente às mudanças.

No entanto, o monitoramento não se trata apenas de rastrear riscos emergentes. As responsabilidades do Gerente de Projetos para monitorar o projeto também incluem:

• Manter estatísticas sobre o progresso das tarefas,
• A taxa de execução do orçamento,
• Controle e otimização do fluxo de trabalho.

O objetivo de todas as responsabilidades de monitoramento do Gerente de Projetos é otimizar atividades para que o projeto seja executado conforme o planejado, bem como aprender como processos repetitivos em muitos projetos funcionam e mudam.

Apoio à equipe

As responsabilidades dos Gerentes de Projetos incluem formar uma equipe, organizar e coordenar seu trabalho, mas também encerrar a cooperação com aqueles que não desempenham suas funções de forma satisfatória.

Ao formar uma equipe, o PM deve garantir que seus membros juntos tenham todas as habilidades necessárias para alcançar o objetivo do projeto. Mas também, garantir que haja uma clara divisão de responsabilidades e transparência dentro da equipe.

Lembre-se de que os Gerentes de Projetos não precisam, e nem podem, ser especialistas na área representada por cada participante do projeto. Eles são responsáveis por apoiar os especialistas em seu trabalho e garantir que o método de implementação do projeto seja compreendido e eficaz, e que o fluxo de trabalho da equipe seja otimizado.

Comunicação com as partes interessadas

Outra área de tarefas realizadas pelo Gerente de Projetos é a comunicação com as partes interessadas. Uma tarefa chave é selecionar as informações a serem passadas para as pessoas certas no momento certo – ou seja, otimizar os canais de comunicação, bem como garantir que todas as partes interessadas compreendam as mensagens transmitidas a elas sobre o projeto. Isso pode se provar particularmente importante no caso de tarefas tecnicamente complexas ou altamente especializadas relevantes para o projeto como um todo.

É o PM quem realiza reuniões periódicas com as partes interessadas e prepara relatórios. Às vezes, esses são na forma de e-mails curtos, e às vezes são documentos de várias páginas contendo dados e análises detalhadas.

Tenha em mente que o papel representativo do PM nem sempre é agradável. Especialmente no momento em que eles têm que comunicar informações negativas sobre o projeto às partes interessadas. É quando habilidades interpessoais bem desenvolvidas se tornam muito úteis.

Resumo

O Gerente de Projetos é a pessoa responsável por planejar, coordenar e supervisionar a implementação de projetos. Suas principais tarefas incluem:

• Criar um plano de implementação do projeto e organizar a execução das tarefas,
• Determinar o orçamento do projeto,
• Monitorar – despesas, riscos e potenciais problemas,
• Organização do trabalho da equipe do projeto
• Comunicação com as partes interessadas e relatórios

O Gerente de Projetos deve, portanto, ter uma ampla gama de competências – tanto especializadas quanto interpessoais. Ele ou ela também deve se familiarizar com metodologias de gerenciamento de projetos como Waterfall, Agile e Scrum.

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