Áreas de atividade do projeto | #8 Começando com a gestão de projetos

Um projeto deve sempre terminar com a entrega de um produto valioso ou a realização de um objetivo de negócios. No entanto, podemos definir as áreas de atividade do projeto? Quem é afetado pelo projeto e por quais etapas ele avança ou cicla se considerarmos toda a duração do projeto?

Atividade do projeto – índice:

1. Áreas de atividade do projeto – introdução
2. Fases do projeto
3. Pessoas no projeto
4. Gestão formal de projetos
5. Áreas de atividade do projeto – resumo

Áreas de atividade do projeto – introdução

O PMBOK 2021 destaca até oito áreas cuja interação é crucial para a totalidade de qualquer projeto. Estas são:

• partes interessadas
• equipe
• método
• planejamento
• execução
• entrega
• medição e análise, e
• riscos de implementação do projeto.

Os campos acima se entrelaçam e estão inter-relacionados. Durante o ciclo de vida do projeto, a importância atribuída a cada um também muda. No entanto, nenhum é excluído ou fechado definitivamente antes do final do projeto. Esta afirmação parece óbvia ao pensar sobre a importância da participação da equipe do projeto em cada fase do projeto. No entanto, vale a pena ter isso em mente ao pensar sobre as fases de um projeto. Afinal, o planejamento não é concluído antes de passar para a fase de execução. Ele ocorre ciclicamente à medida que mais trabalho é detalhado e os detalhes de sua execução são acordados com as partes interessadas.

Agora, vamos olhar para as áreas do projeto de uma perspectiva mais ampla. Quais são as questões e problemas a serem resolvidos em cada uma delas?

Fases do projeto

A dimensão temporal de um projeto está principalmente ligada ao seu planejamento, execução e entrega. No entanto, como essas fases estão inter-relacionadas, quantas vezes e em quais ciclos elas se seguem está intimamente relacionado ao método de implementação do projeto, que determina seu ciclo de vida.

No PMBOK, uma fase do projeto é definida como um conjunto de atividades logicamente relacionadas que levam a uma ou mais entregas. O ciclo de vida de um projeto é simplesmente uma série de fases que vão da visão à conclusão do projeto.

Por exemplo, no método em cascata (Waterfall), as fases do projeto se seguem sequencialmente e apenas uma vez. Se, por outro lado, o projeto for implementado em uma das metodologias ágeis, elas se seguem várias vezes, cada vez tomando o resultado entregue na iteração anterior como ponto de partida.

Por exemplo, vamos supor que o objetivo do projeto seja desenvolver um aplicativo móvel personalizado para monitorar a atividade física de idosos. Na primeira abordagem ao planejamento, definimos a estrutura geral do projeto e escolhemos uma metodologia ágil. Primeiramente, precisamos definir o escopo do projeto. Em outras palavras, descobrir:

• Que tempo e orçamento temos disponíveis,
• Que tipo de equipe precisamos, e
• Quais são as expectativas das partes interessadas, ou seja, por um lado, o cliente, e por outro – os idosos que usarão o aplicativo?

No entanto, na primeira abordagem ao planejamento, detalhamos apenas as tarefas destinadas a serem concluídas na sequência imediata. Ou seja, geralmente aquelas relacionadas ao próprio planejamento, mas terminando com um resultado específico – por exemplo, a criação de uma equipe. Somente na segunda e nas rodadas subsequentes, já com a participação da equipe do projeto, nos aprofundaremos nas tarefas relacionadas à divisão de trabalho e implementação das tarefas pertencentes ao projeto.

Pessoas no projeto

As pessoas cruciais para o projeto são as partes interessadas e a equipe do projeto. As partes interessadas podem denotar organizações, grupos e indivíduos, entre outros:

• cliente ou clientes
• parceiros de negócios
• beneficiários do projeto – por exemplo, os idosos do projeto que descrevemos acima.

Assim, a palavra “partes interessadas” descreve todos aqueles que estão ou podem ser afetados pela implementação do projeto.

Uma equipe de projeto, por outro lado, é composta por especialistas que realizam tarefas atribuídas em conjunto que levam à realização do objetivo do projeto. No exemplo do aplicativo móvel, haveria pelo menos quatro funções a serem preenchidas na equipe:

• programador – responsável pela parte técnica da solução móvel,
• pesquisador – cuja função seria contatar os idosos e avaliar como sua atividade pode ser monitorada de forma otimizada usando um dispositivo móvel,
• designer UX/UI – a pessoa responsável pelo conteúdo e funcionamento do aplicativo do ponto de vista do usuário, bem como seu design visual.

A pessoa responsável pela equipe e pelo projeto é o Gerente de Projetos, também chamado de Líder de Projetos. Cabe a ele lidar tanto com a dimensão interpessoal quanto com a formal da gestão de projetos.

Gestão formal de projetos

O lado formal da gestão de projetos, pelo qual os Gerentes de Projetos são responsáveis, inclui:

• seleção e implementação do método de gestão,
• planejamento e manutenção da documentação, estatísticas e medições necessárias, como monitoramento do progresso do projeto,
• gestão de riscos.

Estas são áreas-chave do ponto de vista empresarial. De fato, a escolha de um método de gestão adaptado às tarefas em questão é um fator importante que pode determinar o sucesso ou fracasso de todo o projeto. O planejamento continuamente atualizado, o monitoramento do projeto e a análise de riscos são essenciais não apenas por causa dos benefícios da gestão de projetos baseada em conhecimento, que permite aprender conscientemente com os próprios erros. Eles também são cruciais devido aos requisitos – muitas vezes formalmente exigidos – das partes interessadas para acesso contínuo a documentos que mostram o status atual do projeto.

Áreas de atividade do projeto – resumo

Cada projeto consiste em oito áreas de ação, que incluem questões relacionadas: ao quadro temporal para a implementação do projeto, às pessoas que são afetadas de diferentes maneiras e ao quadro de governança formal. Todas elas são relevantes ao longo do projeto e influenciam umas às outras, apoiando ou dificultando o objetivo.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.