Como escrever um caso de negócios convincente? | #35 Começando com a gestão de projetos

A justificativa de negócios, ou caso de negócios, é um dos documentos-chave preparados por um Gerente de Projetos. Afinal, ele convencerá as partes interessadas e, em última análise, determinará se o projeto receberá apoio, financiamento e será implementado. Como então escrever um caso de negócios tão convincente?

Como escrever um caso de negócios convincente? – índice:

1. Introdução
2. Por que seguir este projeto? Defina claramente a necessidade de negócios
3. O que faremos? Descreva o escopo do projeto
4. Como vamos trabalhar? Esboce o cronograma
5. Quanto custará? Prepare uma análise de custo-benefício
6. O objetivo vale o esforço? Liste os resultados desejados
7. Resumo

Introdução

A definição de um caso de negócios no mais recente PMBOK é muito ampla. Ela diz o seguinte:

“Um caso de negócios é uma proposta de valor para um projeto proposto que pode incluir benefícios financeiros e não financeiros.”

Com uma explicação tão curta, é difícil deduzir como preparar um documento que seja convincente para as partes interessadas. Então, que tipo de caso de negócios escrever para o projeto planejado?

O caso de negócios requer a máxima clareza. Portanto, uma ótima ideia para começar é tentar explicá-lo como se você estivesse falando com uma criança – real ou imaginária – sobre o que nossa empreitada será. Por que queremos fazer o projeto e o que queremos fazer? Como vamos realizá-lo e para quem é nosso alvo?

Por que este projeto vale a pena? Defina claramente a necessidade de negócios

O primeiro passo para um bom caso de negócios é definir claramente a necessidade que o propósito do projeto aborda e o benefício para a organização. Em outras palavras, é uma resposta à pergunta de por que implementar o projeto.

Para respondê-las, precisamos preparar:

• requisitos de negócios preliminares,
• informações detalhadas sobre metas e objetivos,
• um esboço do estado futuro da organização que se beneficiou ao alcançar a meta.

O Gerente de Projetos inserirá os detalhes da necessidade de negócios no estatuto do projeto após a aprovação inicial das partes interessadas e a decisão de mover o projeto para a fase de planejamento.

O que faremos? Descreva o escopo do projeto

O próximo passo é apresentar o escopo do projeto. A justificativa para isso deve, de forma compreensível, vincular as tarefas planejadas a serem realizadas com a necessidade de negócios. Dessa forma, explica por que o projeto vale a pena ser seguido. Você precisa convencer as partes interessadas de que a necessidade de negócios vale o investimento e é urgente, portanto, abordada neste momento.

Vale também mencionar as soluções técnicas e inovações que pretendemos empregar. Se adotarmos soluções avançadas e aparelhos ou softwares especializados, nossa justificativa ganhará clareza quando explicarmos os conceitos básicos e evitarmos jargões.

Como vamos trabalhar? Esboce o cronograma

Agora, é hora de esboçar o cronograma do trabalho do projeto. Você deve mencionar marcos aqui, descrevendo em uma ou duas frases os resultados esperados. Isso permitirá que as partes interessadas entendam não apenas o escopo, mas também como o projeto será implementado. Também dará uma ideia imediata do tamanho da equipe e do tempo necessário para alcançar os primeiros resultados do nosso projeto.

Quanto custará? Prepare uma análise de custo-benefício

Fornecer uma análise de custos permite que as partes interessadas tomem uma decisão sobre o financiamento do projeto. Deve apresentar o mais precisamente possível:

• o valor total – com base em uma análise sólida dos custos e recursos necessários associados ao projeto,
• subvalores por marcos ou anos se implementando um projeto de longo prazo.

Embora o caso de negócios exija apenas valores gerais, você precisará de dados financeiros detalhados e análise em estágios posteriores do ciclo de vida do projeto. Portanto, vale a pena preparar estimativas desde o início, para que as partes interessadas saibam que o Gerente de Projetos está familiarizado com os custos de implementação do projeto.

O objetivo vale o esforço investido? Liste os resultados desejados

O passo final é listar os resultados desejados do projeto. Esta é uma visão concisa do estado futuro, descrevendo claramente os benefícios para cada grupo de partes interessadas. Você deve mantê-la:

• concisa,
• livre de jargões,
• com visuais contendo dados e resultados desejados,
• realista.

Tenha em mente as implicações relacionadas ao último ponto, pois as atividades da equipe do projeto estarão sob escrutínio durante a implementação e serão comparadas aos resultados desejados estabelecidos do projeto. Se forem ambiciosos, mas cautelosos o suficiente, você os cumprirá com segurança e o projeto permanecerá alinhado com as necessidades e produzirá os resultados pretendidos.

Resumo

Um caso de negócios convincente deve incluir: uma necessidade de negócios claramente definida, escopo do projeto, cronograma, análise de custo-benefício e resultado desejado.

Apresentar um caso de negócios comunica efetivamente o valor do projeto para as partes interessadas. Como afirma o PMBOK, “os resultados desejados devem ser claramente descritos, avaliados iterativamente e atualizados ao longo do projeto.” Portanto, os Gerentes de Projetos devem avaliar regularmente o projeto sob a perspectiva do caso de negócios ao longo do projeto. Dessa forma, eles podem garantir mais facilmente que ele permaneça alinhado com as necessidades e esteja avançando em direção ao objetivo acordado com as partes interessadas.

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