Por que usar software de gerenciamento de projetos? | #10 Começando com o gerenciamento de projetos

A implementação de cada projeto requer o uso de software? Presumivelmente não. No entanto, vale a pena realizar cálculos complicados na sua memória com uma calculadora à mão, quando o tempo e a precisão do resultado são importantes? Vale a pena ir a uma reunião com uma pasta cheia de anotações quando os participantes querem ler uma apresentação interessante e concisa?

Software de gerenciamento de projetos – índice:

1. Introdução
2. Economizando tempo
3. Monitorar o status do projeto
4. Disponibilizar informações
5. Garantir a continuidade do projeto
6. Resumo

Por que usar software de gerenciamento de projetos? Introdução

Ninguém provavelmente precisará ser convencido a usar software de gerenciamento de projetos. Especialmente se estamos falando de projetos grandes e complexos que simplesmente não podem ser gerenciados no papel. No entanto, vale a pena esclarecer quais são os benefícios de usar software de gerenciamento de projetos. Primeiro, considere se em nossa prática de gerenciamento de projetos temos todas essas áreas sob controle. Em segundo lugar, podemos escolher o software que melhor se adapta às especificidades de nossos projetos e trabalho em equipe.

Gostaríamos de destacar quatro áreas cuja melhoria é crucial para os usuários de software de gerenciamento de projetos. São elas:

• economia de tempo
• monitoramento do status do projeto
• garantia de disponibilidade de informações
• garantia da continuidade do projeto

Vamos analisá-las uma a uma abaixo, seguidas de uma discussão sobre as características do software que vale a pena notar, bem como uma olhada em algumas das soluções mais populares disponíveis no mercado.

Economizando tempo

Os benefícios de economia de tempo do software residem principalmente na melhoria da organização do projeto. Isso porque significa planejamento simples e esboço flexível da estrutura do projeto. Preparar um termo de abertura do projeto ou um gráfico de Gantt é muito mais simples e prático quando é feito imediatamente no programa que usaremos mais tarde para gerenciar o projeto.

De fato, em vez de empregar ferramentas externas, os planos podem ser complementados à medida que o projeto avança com tarefas detalhadas postadas em quadros Kanban ou no backlog do projeto. Isso proporcionará uma medição totalmente realista do tempo gasto em tarefas específicas por membros concretos da equipe do projeto.

No entanto, quando se trata de gerenciamento do tempo do projeto, a escolha do software em si e se ele já é familiar para a equipe é de considerável importância. Afinal, os programas de gerenciamento de projetos variam significativamente em complexidade, e a curva de aprendizado pode se tornar difícil de navegar. Enquanto Firmbee é um ambiente transparente que contém todas as ferramentas necessárias para gerenciar um projeto, o Jira é uma ferramenta colossal e muito complexa que permite a automação de tarefas e integrações com programas externos.

Monitorar o status do projeto

A segunda área de foco para o software de gerenciamento de projetos é o monitoramento em tempo real do status do projeto. Cada programa inclui ferramentas analíticas para visualizar estatísticas. Elas mostram, entre outras coisas:

• o status atual da implementação das tarefas – quantas tarefas foram concluídas e em que momento, quem completou quais tarefas,
• comparação de resultados reais com suposições – por exemplo, usando um gráfico que compara o tempo médio de uma tarefa com seu curso real,
• o estado da execução do orçamento, assim como
• ferramentas preditivas para avaliar se as coisas estão indo na direção certa.

Disponibilizar informações

Outra questão que o software ajuda a resolver é a disponibilidade em tempo real das informações do projeto para a equipe e partes interessadas. As principais vantagens do software de gerenciamento de projetos são a capacidade de fazer login a qualquer momento, bem como a diferenciação de permissões – por exemplo, para editar tarefas ou visualizar as estatísticas de desempenho de membros individuais da equipe. Por exemplo, um cliente pode ter a capacidade de visualizar as tarefas concluídas em uma determinada semana, mas não a autoridade para editar a lista de tarefas a serem concluídas nos dias seguintes.

Em uma palavra, a terceira área importante é facilitar a manutenção da ordem adequada no projeto, bem como a transparência da comunicação. Por último, mas não menos importante, o uso de um documento de projeto colaborativo editado em tempo real ajuda a construir um senso de pertencimento à equipe e responsabilidade pelo cumprimento das tarefas atribuídas que contribuem para o objetivo do projeto.

Garantir a continuidade do projeto

Uma vantagem importante, mas frequentemente negligenciada, do uso de software de gerenciamento de projetos é que ele mantém a continuidade em caso de mudanças de pessoal. Essas mudanças podem afetar tanto o Gerente de Projetos quanto outros membros da equipe. Graças à disponibilidade de dados históricos do projeto e ferramentas analíticas, uma nova pessoa pode ter uma ideia da situação relativamente fácil e ser rapidamente introduzida em novas tarefas. Sem revisar a documentação completa do projeto, ela também pode descobrir, entre outras coisas, o que já foi feito, quais tarefas estão causando dificuldade à equipe e se o projeto está sendo implementado de acordo com o cronograma e o orçamento.

Resumo

O software de gerenciamento de projetos reduz o tempo necessário para concluir projetos. Desde o planejamento até a delegação de tarefas, até a verificação de sua conclusão pelos membros da equipe, o que não precisa ser registrado a cada vez pelo Gerente de Projetos. Todas essas etapas são realizadas de forma mais eficiente. Portanto, vale a pena investir tempo em aprender o programa certo.

Ele também facilita o monitoramento da situação atual e garante que todas as partes interessadas tenham acesso às informações relacionadas ao projeto que lhes dizem respeito a qualquer momento. Devemos acrescentar a isso a conveniência significativa de ter todos os dados reunidos em um só lugar, onde é fácil compreendê-los. Esses recursos também facilitam a garantia da continuidade do projeto, mesmo em caso de mudanças radicais de pessoal.

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