Tipos de reuniões de projeto | #33 Começando com a gestão de projetos

Início e encerramento, confrontos e negociações, diários e controle… Eles diferem em participantes, duração e agenda. No entanto, todas as reuniões de projeto têm uma coisa em comum: durante elas, pessoas associadas ao projeto apresentam problemas ou resultados e discutem a implementação de tarefas em conjunto.

Tipos de reuniões de projeto – índice:

1. Introdução
2. Planejamento
3. Buscando soluções
4. Tomada de decisão
5. Controle dos resultados
6. Resumo das Atividades
7. Resumo

Introdução

O PMBOK distingue até 16 tipos de reuniões que são cruciais para uma gestão de projetos eficiente! Cada uma delas tem um propósito específico e uma lista de participantes cuja presença é necessária para que a reunião ocorra. Não vamos listar todos os tipos, em vez disso, vamos nos concentrar nesses tipos básicos e responder à pergunta: “Por que as reuniões são realizadas?”

As reuniões são frequentemente associadas a uma perda de tempo, mas, por design, são uma parte chave de um projeto e uma ferramenta de comunicação essencial. No entanto, para que isso aconteça, os participantes precisam conhecer o propósito e, idealmente, a agenda da reunião. Você também precisará de uma pessoa responsável pelo seu bom andamento. Hoje, vamos dar uma olhada nos tipos de reuniões divididos de acordo com o propósito que servem.

Planejamento

O planejamento de tarefas para o projeto é o propósito das reuniões de início e das reuniões recorrentes nas quais a equipe discute as metas e objetivos do projeto.

Uma reunião de início ocorre no começo de um projeto, sua fase ou uma iteração específica. Todos os membros da equipe e as partes interessadas principais participam e seus componentes-chave são:

• Conhecer uns aos outros e os membros da equipe,
• Definir expectativas
• Planejamento – estabelecer o primeiro plano de ação.

De uma reunião de início bem conduzida, todos os participantes devem sair com motivação para começar o projeto e uma compreensão clara:

• Objetivo do projeto,
• Expectativas colocadas sobre eles,
• Recursos disponíveis e como utilizá-los,
• A divisão de papéis e responsabilidades no projeto,
• O cronograma e o escopo do projeto,
• As tarefas com as quais devem começar.

Durante as seguintes reuniões de início e reuniões de planejamento, ocorre um ajuste gradual do plano do projeto às circunstâncias de sua implementação. A equipe planeja tarefas mais detalhadas para definir objetivos e maneiras de alcançá-los. Assim, também se envolve na busca de soluções.

Buscando soluções

Encontrar maneiras de lidar com as dificuldades que surgem durante a implementação do projeto é o objetivo das populares reuniões de brainstorming e das reuniões de problemas aprofundadas.

O propósito do brainstorming é gerar inúmeras ideias e potenciais soluções para um problema ou desafio. Normalmente, envolvem apenas membros da equipe do projeto e, às vezes, partes interessadas convidadas. Embora sejam frequentemente criticadas por favorecer pessoas que gostam de falar rápido, muito e alto, são uma ótima ferramenta para gerar inúmeras ideias que podem ser discutidas em uma atmosfera mais tranquila.

As reuniões de resolução de problemas são uma continuação natural das sessões de brainstorming. Aqui, as soluções são discutidas em mais detalhes para que decisões mais precisas e equilibradas possam ser tomadas.

Tomada de decisão

As reuniões de tomada de decisão ocorrem para discutir opções disponíveis e chegar a um acordo sobre uma ação específica. Se dizem respeito à implementação de objetivos, apenas a equipe do projeto participa. Se, por outro lado, as decisões dizem respeito a questões com grandes implicações, as partes interessadas principais também participam.

Decisões-chave são tomadas na reunião de “cúpula”, o comitê diretor. O PMBOK a define como “uma reunião onde as partes interessadas seniores fornecem direção e apoio à equipe do projeto e tomam decisões fora da autoridade da equipe do projeto.”

Controle dos resultados

Reuniões para compartilhar e analisar informações sobre os resultados do trabalho do projeto são realizadas periodicamente. Elas são chamadas de “Reuniões de atualização de status” ou simplesmente “Reuniões de status”. Elas possibilitam identificar rapidamente mudanças desfavoráveis no funcionamento da equipe e responder a riscos emergentes.

Resumo das Atividades

Resumos cíclicos das atividades acontecem durante encontros chamados retrospectivas. Elas são realizadas no final de cada etapa importante do projeto, por exemplo, quando um marco é alcançado. Seu propósito é refletir com a equipe sobre as tarefas realizadas e a maneira como os membros da equipe trabalham juntos.

Além da retrospectiva, o PMBOK menciona um tipo interessante de reunião voltada para aprender lições de atividades passadas chamada “lições aprendidas”. Ela é usada para resumir e compartilhar lições aprendidas de todo o projeto ou de sua fase selecionada. Seu resultado deve ser uma melhoria no desempenho da equipe do projeto alcançada por meio de uma maior conscientização dos erros cometidos, bem como pela aplicação consistente de boas práticas. Você pode organizar reuniões de “lições aprendidas” para discutir situações na equipe que poderiam ter sido resolvidas de forma melhor. No entanto, é mais frequentemente dedicada a sucessos que a equipe deseja repetir e soluções que geraram resultados muito bons.

Resumo

Os principais objetivos das reuniões de projeto são:

• facilitar a comunicação,
• resolver problemas,
• tomar decisões, e
• acompanhar o progresso do trabalho do projeto.

A chave para sua eficácia é a transparência. Cada reunião de projeto deve ter um propósito claro, agenda e lista de participantes, e, se possível, um facilitador cuja presença pode ajudar a garantir que ela ocorra de forma tranquila e eficiente.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.