Gestão do tempo em projetos | #43 Começando com a gestão de projetos

A gestão eficiente do tempo em um projeto é crucial para seu sucesso. No entanto, de acordo com uma pesquisa do PMI de 2021, apenas 55% dos projetos são concluídos a tempo. Na maioria das vezes, os Gerentes de Projetos enfrentam problemas devido a cronogramas irreais, falta de flexibilidade ou ferramentas inadequadas. Afinal, a gestão do tempo é sobre planejar, monitorar e controlar o tempo do projeto, enquanto o Gerente de Projetos é responsável por definir metas e estabelecer prioridades para garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.

Gestão do tempo em projeto – índice:

1. Introdução
2. O que é gestão do tempo em um projeto?
3. Problemas de gestão do tempo no projeto
4. Métodos de gestão do tempo no projeto
5. Método de Pareto
6. Método ABC
7. Método Eisenhower
8. Resumo

Introdução

Os projetos precisam ser concluídos dentro de um determinado prazo, de acordo com um cronograma estabelecido, para não incorrer em perdas e representar uma ameaça à organização. Mudar prazos gera custos adicionais, afeta outras tarefas na empresa e leva a um acúmulo de tarefas e um aumento rápido na complexidade do projeto. Então, como gerenciar bem o tempo em um projeto já na fase de planejamento?

O que é gestão do tempo em um projeto?

A gestão do tempo em um projeto é tudo sobre:

• planejamento,
• monitoramento, e
• monitoramento contínuo do tempo das tarefas individuais e sub-metas.

O Gerente de Projetos deve definir metas e estabelecer prioridades para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma. Para isso, o Gerente de Projetos deve planejar cuidadosamente cada etapa do projeto, levando em conta o tempo necessário para cada atividade e os obstáculos mais prováveis para sua conclusão.

Problemas de gestão do tempo no projeto

Os problemas mais comuns de gestão do tempo em um projeto são:

1. Cronogramas irreais – especialmente ao trabalhar com uma nova equipe ou em um campo de alto risco, criar um cronograma preciso e definir marcos realistas requer experiência e é muito difícil; portanto, é comum criar cronogramas durante o planejamento do projeto que são impossíveis de executar no tempo estipulado.
2. Falta de flexibilidade – A falta de flexibilidade é um prazo que é definido de forma muito rígida, falta de tempo previsto para a implementação de novos membros da equipe, ou falta de um plano de contingência para inatividade devido à falta de matérias-primas ou interesse de mercado esperado.
3. Ferramentas inadequadas – Os gerentes de projeto frequentemente aplicam ferramentas inadequadas de gestão do tempo, levando a erros na estimativa de durações de tarefas e dependências.

Métodos de gestão do tempo no projeto

Para evitar esses problemas ou reduzir o risco de falha do projeto, o Gerente de Projetos deve analisar de perto os métodos e ferramentas de gestão do tempo do projeto: o método de Pareto, ABC e o método Eisenhower.

Método de Pareto

O cientista italiano Vilfredo Pareto cultivava ervilhas em seu jardim. Ao fazer isso, ele percebeu que até 80% das sementes de ervilha estão em 20% das vagens. Como ele estava principalmente preocupado com a economia, logo descobriu que esse princípio também se aplicava a outras áreas da vida. Por exemplo, em sua época, 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população.

Logo ficou claro que a aplicação do método de Pareto é realmente ampla, especialmente na área de negócios. Ele ajuda, entre outras coisas, a identificar:

• As tarefas mais importantes a serem realizadas no projeto, bem como
• O tipo de tarefas que mais frequentemente causam atrasos,
• As causas mais comuns de atrasos, independentemente do tipo de tarefa.

O método de Pareto é baseado na suposição de que 20% das atividades produzem 80% dos efeitos. Na prática, isso significa que, para evitar atrasos, o Gerente de Projetos deve se concentrar em:

• Identificar os 20% principais de tarefas no projeto e garantir que sejam feitas primeiro,
• Detectar as tarefas que causam atrasos e entender suas causas,
• Definir as 20% causas mais comuns de atrasos e trabalhar para eliminá-las.

O método de Pareto é frequentemente visualizado usando um diagrama de Pareto. Ele combina um diagrama de barras com um diagrama de linha, onde:

• No eixo X, por exemplo, as causas de atrasos são marcadas, organizadas em ordem da mais comum,
• No eixo Y está o número de suas ocorrências e a porcentagem do número total de atrasos,
• O gráfico de linha facilita a identificação de quais causas de atraso se enquadram nos 20% mais importantes.

Método ABC

O método ABC envolve rotular tarefas de acordo com sua importância – classes A, B e C. As tarefas de classe:

• A – são as mais importantes e requerem mais atenção,
• B – são importantes, mas menos urgentes,
• C – são irrelevantes e podem ser adiadas.

Isso permite que o Gerente de Projetos se concentre nas tarefas mais importantes e não perca tempo se concentrando nas menos importantes.

O método ABC é simples de aplicar e fácil de entender. É particularmente útil em projetos com muitas tarefas que têm importância semelhante.

Método Eisenhower

O método Eisenhower, também conhecido como matriz Eisenhower, é talvez a ferramenta mais amplamente utilizada para priorizar tarefas, metas e até mesmo projetos inteiros. O método envolve dividir as tarefas em urgentes e não urgentes, importantes e não importantes, e então se concentrar naquelas que são urgentes e importantes.

Geralmente é apresentado com duas linhas que se cruzam, dividindo a folha em quatro partes.

	URGENTE	ATUALIZADO
IMPORTANTE	Para ser feito imediatamente	Para ser agendado em breve
INVÁLIDO	Para ser delegado ou realizado conforme o tempo permitir	Para ser rejeitado

O Gerente de Projetos deve descobrir se as tarefas são urgentes e importantes, apenas urgentes, apenas importantes, ou nem urgentes nem importantes. Dessa forma, pode-se concentrar nas tarefas mais importantes e não perder tempo com aquelas que trazem pouco ao projeto.

Para usar efetivamente a matriz Eisenhower, é necessário atualizar regularmente o status das tarefas nela colocadas. Isso porque muitas vezes uma tarefa salta para a categoria das mais urgentes da noite para o dia.

Resumo

A gestão do tempo em um projeto afeta a qualidade e o sucesso do projeto, portanto, o Gerente de Projetos deve conhecer e usar ferramentas como o método de Pareto, o método ABC e o método Eisenhower, e manter o status de todas as tarefas do projeto atualizado. Para isso, ele deve se comunicar constantemente com todas as partes envolvidas e ajustar o cronograma para acomodar mudanças que possam ocorrer.

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