Fontes e áreas de mudança no projeto | #47 Começando com a gestão de projetos

O índice de termos no final do livro PMBOK contém até 22 entradas para mudança de projeto. Estas variam desde o custo e a cultura da mudança nas organizações até os pedidos de mudança. O que torna a mudança tão essencial em projetos e como lidar com isso? O que é gerenciamento de mudanças?

Gerenciamento de mudanças – índice:

1. Introdução
2. O que são mudança e gerenciamento de mudanças?
3. Áreas de mudança no projeto
4. Mudanças durante o planejamento do projeto
5. Mudanças durante a implementação do projeto
6. Fontes de mudanças no projeto
7. Externa
8. Interna
9. Resumo

Introdução

A mudança durante um projeto é quase inevitável, no entanto, muitas organizações ainda parecem ignorar tal obviedade. Apesar de sua duração, seja três meses, um ano ou três, cada projeto contém fatores de risco que podem resultar na renegociação de sua execução com as partes interessadas pelo Gerente de Projetos. Se, por outro lado, a equipe do projeto aprende lições continuamente a partir das tarefas em andamento, melhorias e mudanças na organização do trabalho resultantes de uma melhor compreensão dos requisitos das partes interessadas também podem ocorrer.

O que são mudança e gerenciamento de mudanças?

O PMBOK define mudança como:

“Uma modificação em qualquer entregável formalmente controlado, componente do plano de gerenciamento do projeto, documento do projeto.”

Isso pode incluir modificações em relação a:

• objetivo do projeto,
• prioridades,
• cronograma,
• marcos do projeto, ou
• divisão de trabalho na equipe do projeto.

O gerenciamento de mudanças, por outro lado, é definido como:

“Uma abordagem abrangente, cíclica e estruturada para a transição de indivíduos, grupos e organizações de um estado atual para um estado futuro com benefícios comerciais pretendidos.”

Mas em quais áreas do projeto o Gerente de Projetos deve prestar mais atenção para se preparar para o gerenciamento de mudanças?

Áreas de mudança no projeto

Mudanças em um projeto podem ocorrer em qualquer fase de seu ciclo de vida, mas você deve prestar mais atenção àquelas que ocorrem durante a fase de planejamento e a implementação do projeto.

Mudanças durante o planejamento do projeto

De acordo com o PMBOK, na fase de planejamento, a equipe do projeto, juntamente com o Gerente de Projetos, deve preparar um esboço do processo para adaptar as atividades atuais a mudanças e desenvolvimentos emergentes. Em outras palavras, eles têm que elaborar como implementá-lo. Isso pode incluir:

• alterações no fluxo de trabalho,
• remodelação das prioridades das tarefas incluídas no backlog, e até mesmo uma projeção para resoluções tão radicais como
• reformular o objetivo principal do projeto

Mudanças durante a implementação do projeto

Mudanças que ocorrem durante a fase de implementação do projeto devem seguir a metodologia adotada, respectivamente:

• Cascata – ajustes requerem um processo de aprovação formal e emendas à documentação do projeto,
• Ágil – são uma parte natural do processo e são introduzidos continuamente atualizando o backlog e ajustando as atividades da equipe,
• Scrum – como uma das metodologias Ágeis, o Scrum também assume que as transformações são inevitáveis. Mas antes de tomar medidas, a equipe deve cumprir os objetivos do Sprint que iniciou,
• Prince2 – aqui o plano do projeto deve ser cuidadosamente definido desde o início e as mudanças minimizadas por design. No entanto, se você precisar fazer transições, certifique-se de documentar adequadamente e consultar as partes interessadas.

O Gerente de Projetos deve reconhecer que todos os ajustes afetarão outros elementos do projeto, às vezes de forma imprevisível. Por exemplo, a introdução de uma solução técnica que torna uma tarefa mais fácil pode complicar significativamente a execução de outra, aumentando assim os custos, mudando o escopo do trabalho e, em última análise, afetando a qualidade da execução.

Fontes de mudanças no projeto

Quando a dinâmica do ambiente de negócios e a inovação do projetado aumentam, as modificações podem alterar quase todas as esferas da execução das tarefas. Suas fontes se dividem em duas categorias principais:

• Externa – vindo de fora da equipe do projeto, e
• Interna – resultante de processos que ocorrem durante a implementação de tarefas específicas.

Externa

As fontes externas mais comuns de mudanças de design são:

1. Mudanças nos requisitos do cliente. Os requisitos do cliente são um componente chave de qualquer projeto. Eles podem mudar devido a desenvolvimentos no ambiente de negócios, surgimento de novas necessidades ou concorrência. Quando os requisitos do cliente mudam, o Gerente de Projetos deve analisar cuidadosamente como isso pode influenciar o projeto e se é possível fazer ajustes sem comprometer a qualidade, o tempo ou o custo. Por exemplo, se o cliente decidir remodelar os requisitos da interface do usuário, isso pode reformular a estrutura do código, o que pode, por sua vez, reorganizar o cronograma e aumentar os custos.
2. Cortes no orçamento. Reduções orçamentárias podem resultar da difícil situação financeira da organização, uma mudança nas prioridades ou o surgimento de novos projetos. No caso de cortes no orçamento, o Gerente de Projetos deve tentar alcançar os objetivos com menos custo. Isso pode significar:
• redução no escopo do trabalho,
• encurtamento do cronograma,
• redução de pessoal,
• uso de terceirização, ou
• outros usos dos recursos existentes da organização.
3. Mudanças no ambiente de negócios. Modificações introduzidas na legislação, o surgimento de novas tendências ou a conversão de concorrentes podem afetar o objetivo do projeto ou os requisitos do cliente. Em caso de mudanças difíceis de prever, o Gerente de Projetos deve estabelecer contramedidas para minimizar o impacto da mudança no projeto e melhorar a realização dos objetivos.

Interna

Mudanças internas são devido a fatores relacionados às tarefas. Os mais significativos incluem:

1. Aprendizado dos membros da equipe. Mudanças internas em um projeto podem surgir do processo de aquisição de novos conhecimentos pelos membros da equipe. Quanto mais experiente a equipe, mais provável é que desenvolvam habilidades que lhes permitam ter um desempenho melhor.

Um exemplo é quando um programador percebe que seu código não é muito legível e decide explorar a escrita de um código limpo. Eventualmente, ele pode propor modificações que afetarão positivamente a qualidade do projeto.

2. Uma melhor compreensão dos requisitos do cliente e das especificidades do produto. Durante o projeto, a compreensão da equipe sobre as expectativas dos usuários pode se expandir. Isso pode resultar em um desejo de alterar o escopo do trabalho ou adaptar a tecnologia para atender às necessidades identificadas do cliente. Por exemplo, após realizar pesquisas com usuários, a equipe do projeto pode decidir introduzir novas funcionalidades que foram solicitadas pelas pessoas entrevistadas.
3. Mudar a organização do trabalho após aprender com o fluxo de trabalho atual. Como resultado da aquisição de novos conhecimentos, podem surgir ideias para melhorar processos, introduzir soluções inovadoras ou modificar o cronograma. Ao analisar o fluxo de trabalho atual, a equipe do projeto pode identificar erros, bem como possíveis melhorias, e então, consequentemente, fazer emendas para acelerar o trabalho. Por exemplo, eles podem encontrar uma ferramenta de gerenciamento de projetos diferente mais adequada para agilizar processos e aumentar a produtividade.

Resumo

O gerenciamento de mudanças é crítico para o sucesso do projeto. Alterações no projeto são inevitáveis e decorrem de fontes externas e internas. Dependendo da fase do ciclo de vida do projeto, você deve elaborar um plano apropriado para adaptar as atividades atuais às mudanças emergentes. O gerenciamento de mudanças requer um processo eficaz de comunicação e coordenação entre a equipe do projeto e as partes interessadas. Portanto, o Gerente de Projetos tem um desafio difícil: permanecer flexível e aberto à mudança, mas ao mesmo tempo manter o controle para evitar efeitos negativos no projeto.

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