Fase de iniciação do projeto – o que prestar atenção? | #16 Começando com a gestão de projetos

A fase de iniciação do projeto começa com uma ideia para um empreendimento. No entanto, termina com uma decisão vinculativa de iniciar o projeto. Antes que chegue a hora de planejar o orçamento, selecionar o método de implementação e a composição da equipe, o Gerente de Projetos prepara um esboço da visão e do objetivo do projeto. Então, o que precisa de atenção especial durante a fase de iniciação?

Fase de iniciação do projeto – índice:

1. Introdução
2. Documentos e partes interessadas
3. Determinar como gerenciar o novo projeto
4. Da iniciação ao planejamento
5. Resumo

Introdução

A fase de iniciação do projeto ocorre apenas uma vez, independentemente do método de implementação. Seu objetivo é definir sobre o que é o projeto. Também é o melhor momento para abandonar um projeto se houver sérias dúvidas sobre sua possibilidade de conclusão. Nesta fase inicial, a organização não incorrerá em grandes custos, enquanto é relativamente fácil para o Gerente de Projetos se desvincular de um projeto ainda esboçado. No entanto, se um novo projeto parecer promissor, o que vale a pena prestar atenção durante sua fase de iniciação?

Documentos e partes interessadas

Após os primeiros arranjos, é hora de fazer um estudo de viabilidade e um termo de abertura do projeto. O primeiro documento determinará as chances de sucesso do nosso empreendimento. Enquanto no segundo, o Gerente de Projetos escreverá um esboço básico para o empreendimento. Embora ainda desprovido de detalhes, são esses dois documentos que servirão para convencer as partes interessadas de que o novo projeto vale a pena ser perseguido.

Mas quem precisa ser convencido? Isso também é determinado pela fase de iniciação do projeto, onde o registro de partes interessadas é elaborado. Esta é uma lista de pessoas diretamente relacionadas ao projeto, ou seja, representantes do cliente, do conselho de administração da organização ou potenciais contratantes, entre outros. No entanto, as partes interessadas podem incluir pessoas que serão indiretamente afetadas pela implementação do nosso projeto. Esses poderiam ser, por exemplo, os moradores da rua onde estaremos realizando o trabalho, ou os funcionários do departamento de atendimento ao cliente onde estaremos implementando a automação. Eles não estarão envolvidos no projeto, mas nossas ações mudarão seu ambiente de vida ou de trabalho.

Determinar como gerenciar o novo projeto

Mas quem está envolvido na preparação dos planos para o novo empreendimento? O Gerente de Projetos é o principal responsável por eles. Ele ou ela estabelece contato com as pessoas que supervisionarão a execução do projeto e estabelece com elas, entre outras coisas, questões como:

• responsabilidades
• formas de comunicação – formais, como relatórios, e informais, como fazer perguntas sobre questões em andamento no planejamento e implementação do projeto
• faixas de tolerância – por exemplo, para o orçamento e o prazo de um projeto planejado, ou os riscos assumidos.

Se mais pessoas do conselho estiverem envolvidas no projeto, às vezes é realizada uma reunião chamada reunião de iniciação para esse fim. Geralmente ocorre quando o Gerente de Projetos já terminou de trabalhar nas primeiras versões dos documentos que mencionamos acima:

• estudo de viabilidade
• termo de abertura do projeto
• registro de partes interessadas, e às vezes uma versão preliminar do
• registro de fatores de risco.

Da iniciação ao planejamento

A maneira mais fácil de indicar a diferença entre a iniciação do projeto e o planejamento é fazer as perguntas-chave que precisam ser respondidas em ambas as etapas. Sua comparação é mostrada na tabela abaixo:

FASE DE INICIAÇÃO	FASE DE PLANEJAMENTO
Qual é a visão do projeto?	Qual é a data de início do projeto?
Qual é o objetivo do projeto?	Quando vamos realizar o primeiro marco?
O que a implementação do projeto mudará na organização ou no cliente?	Qual membro da equipe será responsável pela gestão da mudança?
Será lucrativo implementar o projeto?	Quanto do orçamento deve ser alocado para testes?
Quão alto é o risco de falha do projeto?	O aumento do risco durante a Tarefa A compromete a execução da Tarefa B?

O planejamento é mais detalhado – tende a responder perguntas sobre como fazer algo, bem como fatos sobre o cronograma de implementação e orçamento. A iniciação, por outro lado, foca em perguntas sobre o propósito e significado geral, bem como a viabilidade do projeto como um todo.

Embora o planejamento muitas vezes ocorra simultaneamente dentro da fase de iniciação e antes que o projeto seja formalmente lançado, essas duas áreas do projeto têm escopos diferentes. A fase de planejamento pode se repetir muitas vezes durante o projeto. Isso porque diz respeito a como e em que ordem tarefas específicas acontecem e objetivos que levam à realização do objetivo do projeto são implementados. A fase de iniciação, por outro lado, foca em definir o objetivo do projeto e avaliar se sua implementação é possível e sensata. Se sim, parte dessa fase inclui também convencer as partes interessadas-chave.

Resumo

Na fase de iniciação do projeto, pergunte repetidamente a pergunta mais fundamental: faz sentido implementar este projeto? Afinal, uma vez dada, a resposta final completará e trancará, por assim dizer, a fase de iniciação. Isso determinará a direção e o escopo do trabalho da equipe do projeto durante toda a duração das atividades planejadas.

Para fazer a escolha certa, vale a pena dedicar energia para preparar diligentemente documentos e estabelecer uma maneira clara de gerenciar o novo projeto. Esses investimentos certamente valerão a pena nas próximas etapas de sua implementação.

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