As habilidades de gerenciamento de projetos mais úteis | #26 Começando com o gerenciamento de projetos

O trabalho de um Gerente de Projetos (PM) requer planejamento e organização, mas acima de tudo, flexibilidade e vigilância. É a capacidade de ver sinais precoces de mudanças iminentes e de acompanhar muitas circunstâncias em mudança simultaneamente que pode tornar os esforços do PM bem-sucedidos.

Habilidades mais úteis de um gerente de projetos – índice:

1. Introdução
2. Habilidades universais no trabalho do Gerente de Projetos
3. Habilidades especializadas do Gerente de Projetos
4. Mitos sobre o papel do Gerente de Projetos
5. Resumo

Introdução

O conjunto ideal de habilidades do Gerente de Projetos consiste em habilidades universais, também chamadas de habilidades transferíveis, e habilidades especializadas. Sua proporção varia dependendo do assunto e do tamanho do projeto que está sendo implementado. No entanto, uma coisa permanece constante. Os Gerentes de Projetos usam uma ampla gama de habilidades todos os dias. Isso ocorre porque seu trabalho é muito diversificado e permite que enfrentem diferentes desafios a cada dia. Um dia é organizar e conduzir uma reunião com as partes interessadas, enquanto no outro é elaborar um orçamento detalhado para o próximo marco. Então, quais habilidades são mais favoráveis?

Habilidades universais no trabalho do Gerente de Projetos

Para olhar para as habilidades universais que são úteis ao gerenciar projetos, imagine organizar uma mudança de casa. Para fazê-lo de forma eficaz, precisamos demonstrar nossa capacidade de:

• planejamento – para embalar tudo na ordem certa e coincidir a data de saída de um apartamento com a mudança para um novo lugar,
• organização – para fazer arranjos com os carregadores, a equipe de transporte e rotular corretamente todas as caixas e pacotes de coisas,
• gestão de custos – para ver já na fase de pensar sobre a mudança se conseguiremos arcar com a propriedade dos nossos sonhos, quanto custará a mudança e a mobília do novo lugar,
• cooperação com os outros – habilidades interpessoais no caso de mudança de casa serão especialmente úteis na fase de convencer amigos e familiares a ajudar, e a facilidade de comunicação certamente tornará o processo de mudança de bens mais fácil e agradável.

A lista acima é a base mais fundamental, que o Gerente de Projetos desenvolve ao realizar suas funções diárias e adicionar habilidades detalhadas a ela. Por exemplo, para planejamento – familiaridade com o software usado para dividir tarefas e marcos em um projeto que está começando. E para colaborar com os outros – delegar tarefas e moderar continuamente o fluxo de trabalho da equipe.

Habilidades especializadas do Gerente de Projetos

No trabalho do PM, além do planejamento, organização, gestão e colaboração universais, várias habilidades especializadas serão úteis. Estas incluem:

• tomada de decisão,
• relatórios,
• flexibilidade, e
• reconhecimento e resposta a mudanças.

A capacidade de tomar decisões e assumir a responsabilidade por elas está intimamente relacionada aos momentos mais importantes do ciclo de vida do projeto, assim como à posição de liderança que o Gerente de Projetos ocupa dentro da equipe.

Relatar, por outro lado, é uma combinação de comunicar de forma eficiente, organizar tarefas e colaborar com os outros. Um PM experiente sabe como preparar informações destinadas às partes interessadas, o que incluir nelas, bem como como e com que frequência se comunicar com elas.

A flexibilidade ajuda a criar um estilo de comunicação que se adapta às partes interessadas de um projeto. Isso também permitirá que o Gerente de Projetos adapte as maneiras de fazer as coisas à equipe com a qual está trabalhando. Por exemplo, ajustando a frequência das reuniões e a profundidade da discussão das tarefas concluídas ao nível de experiência da equipe. No entanto, a habilidade que pode determinar o sucesso ou fracasso do PM é a flexibilidade na execução de tarefas – incluindo as repetitivas. Isso significa levar em conta as circunstâncias atuais e ser capaz de ir além do esquemático para alcançar os resultados esperados.

Essa habilidade está intimamente relacionada à última – a difícil de treinar sensibilidade a mudanças no ambiente. Responder a mudanças se aplica a quase todas as áreas de um projeto. Um exemplo é ajustar o orçamento a preços em mudança – isso significa, então, identificar tendências e aproveitá-las, assim como notar as expectativas e capacidades financeiras dos clientes.

Mitos sobre o papel do Gerente de Projetos

Existem vários mitos associados ao papel do PM. Basta olhar para sua imagem estereotipada não tão agradável. Para muitos, é a imagem de um jovem convencido que começou sua carreira muito cedo. Ele entende perfeitamente cada detalhe do projeto, ou pelo menos está convencido disso, e aponta impiedosamente os erros de seus colegas.

Vamos dar uma olhada mais de perto nesse retrato caricaturado e prestar atenção a três mitos subjacentes.

Mito 1. O Gerente de Projetos tem muita experiência na organização onde gerencia o projeto.

Mito 2. O Gerente de Projetos está perfeitamente familiarizado com todas as questões envolvidas no projeto.

Mito 3. O Gerente de Projetos controla e melhora as tarefas realizadas por todos os membros da equipe.

O Mito 1 está relacionado à crença de que apenas uma pessoa com muita senioridade pode gerenciar projetos de forma eficaz. No entanto, em muitos casos, até mesmo um funcionário novato que desenvolveu habilidades transferíveis funcionais em gestão de projetos pode se sair bem no papel de Gerente de Projetos auxiliar. Isso também se aplica a pessoas que adquiriram experiência em outras organizações, desde que conheçam as ferramentas certas e métodos necessários para se encaixar como PM.

O Mito 2 combina a noção de que o PM deve conhecer todos os detalhes de um projeto de cor e ter um conhecimento especializado bem estabelecido na área do projeto. No entanto, os detalhes do projeto são armazenados por software, de forma bem ordenada. O trabalho do Gerente de Projetos é criar e manter essa ordem e usar as informações. O conhecimento especializado, por outro lado, é detido pelos membros da equipe. O PM precisará de um conhecimento amplo para definir a estrutura geral de como o projeto deve prosseguir e fazer as perguntas certas.

O Mito 3 faz parte do estereótipo em que o PM melhora cada detalhe das tarefas dadas à equipe. O micromanagement é um dos erros de trabalhar com uma equipe. No entanto, não faz parte das responsabilidades do PM!

Resumo

Habilidades universais, ou agilidade, são úteis no trabalho de um Gerente de Projetos:

• planejamento
• organização
• gestão de custos, assim como
• trabalho com pessoas.

No entanto, as habilidades do gerente de projetos não são menos importantes, a saber, tomada de decisão eficiente, habilidades de relatórios, bem como flexibilidade e resposta eficaz a mudanças.

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