Como implementar um Sistema de Gestão de Freelancers na empresa?

Implementar um sistema de gestão de freelancers na empresa não é nada difícil. Basta pesquisar no Google pelo sistema certo, navegar pelas ofertas disponíveis e escolher a que mais lhe interessa. Nada mais simples, apenas alguns cliques. O truque, no entanto, é implementar efetivamente o FMS. Como fazer isso? Basta seguir os passos abaixo.

Como implementar o Sistema de Gestão de Freelancers na empresa? – índice:

1. Um líder no lugar certo
2. Comunicação eficaz com freelancers
3. Agendar a implementação
4. Preparando a equipe
5. Introdução de melhorias
6. Comunicação com o mantenedor do sistema

Um líder no lugar certo

Para implementar bem o Sistema de Gestão de Freelancers, a empresa deve primeiro se certificar de ter um líder/gerente de projeto no local, ou seja, na empresa. Essa pessoa será responsável por monitorar o progresso da organização durante a implementação do sistema e também garantirá contato constante com o fornecedor de FMS escolhido.

O líder ou gerente do projeto deve ser o ponto de contato permanente entre o fornecedor e o cliente desde a implementação do Sistema de Gestão de Freelancers, passando pela introdução de emendas relevantes, até a plena implementação do sistema. Esta também é a pessoa que será a primeira a receber qualquer notícia ou informação sobre novos recursos posteriormente.

Comunicação eficaz com freelancers

A comunicação eficaz é essencial não apenas na vida pessoal, mas também na vida profissional. No nosso caso, principalmente com freelancers. Como regra, ao introduzir mudanças relacionadas a novas tecnologias, há uma grande quantidade de novas informações de uma só vez, o que cria ruído na comunicação. Além disso, freelancers são pessoas que trabalham principalmente remotamente e não estão em contato constante com o que está acontecendo diretamente na empresa.

Portanto, uma parte muito importante da implementação de um sistema de gestão de freelancers na empresa é informar os freelancers com antecedência sobre as mudanças que estão por vir, bem como sobre os detalhes relacionados à introdução do novo sistema. Você deve incluir como eles devem manter e gerenciar seus perfis, para economizar o tempo da organização explicando cada questão separadamente.

Agendar a implementação

Você pode configurar o Sistema de Gestão de Freelancers na empresa muito rapidamente. No entanto, sem a devida organização do tempo de implementação, você pode encontrar vários obstáculos, como voltar desnecessariamente a estágios anteriores da implementação devido a questões não resolvidas que surgem constantemente. Ao planejar o tempo de implementação com antecedência, você pode evitar frustrações entre as pessoas envolvidas no projeto.

Com a ajuda do consultor do fornecedor de FMS, você pode organizar o cronograma de trabalho para corresponder às capacidades da organização e de seus funcionários. É uma boa ideia documentar cada etapa do cronograma e disponibilizá-lo para as pessoas envolvidas na implementação do sistema, para que elas saibam em que estágio estão.

Preparando a equipe

Durante as discussões introdutórias com o fornecedor de FMS, certifique-se desde o início de que as pessoas que usarão o sistema estão cientes das mudanças que estão por vir e estão comprometidas com elas. Além disso, nas primeiras etapas da implementação de um sistema de gestão de freelancers na empresa, seria aconselhável realizar um treinamento de indução entre o supervisor do projeto do lado do fornecedor do sistema, bem como todas as pessoas envolvidas do lado da empresa receptora. Esse treinamento deve preparar todos que terão contato com o novo sistema, para que saibam como usá-lo e, acima de tudo, como trabalhar de forma eficiente nele.

Introdução de melhorias

Após a implementação ser concluída, a operação do sistema deve ser monitorada continuamente e feedback deve ser coletado de seus usuários. Tanto aqueles que trabalham no local na organização quanto aqueles que trabalham remotamente. Essas ações visam fazer correções ou melhorias contínuas no sistema, a fim de maximizar suas capacidades. Levando em conta os planos para o futuro de sua empresa, os usuários de FMS também podem apresentar ideias para estender a operação do sistema. Dessa forma, ele se torna ainda mais eficiente e você pode ir além do departamento ou projeto atualmente conduzido por meio dele na organização.

Comunicação com o mantenedor do sistema

Qualquer bom fornecedor de Sistema de Gestão de Freelancers deve delegar um mantenedor de sistema dedicado para auxiliar a empresa receptora. O mantenedor do sistema não deve apenas atuar durante a implementação do FMS na organização do cliente, mas também deve estar disponível posteriormente durante sua operação. Isso proporciona ao cliente de FMS assistência contínua em caso de qualquer situação inesperada. Essa pessoa também atua como um elo constante entre o fornecedor e o cliente, garantindo que qualquer feedback seja coletado e repassado aos desenvolvedores.

Dessa forma, você pode fazer todas as correções ou melhorias no FMS de forma contínua. Pode acontecer que o mantenedor não seja necessário após a implementação do sistema, mas é bom reconhecer que há uma pessoa dedicada a quem você pode recorrer nas etapas posteriores de operação com o Sistema de Gestão de Freelancers.

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