Trabalho híbrido – como liderar uma equipe com sucesso? | #31 Começando com a gestão de projetos

Independentemente de como vemos o trabalho híbrido, frequentemente nos deparamos com um desafio – como gerenciar uma equipe quando algumas pessoas estão no escritório e outras trabalham remotamente, e suas proporções estão constantemente mudando.

Trabalho híbrido – índice:

1. Introdução
2. Comunicação em uma equipe híbrida
3. Troca eficaz de informações
4. Suporte técnico ao trabalho da equipe
5. Manutenção de laços
6. Resumo

Introdução

Gerenciar uma equipe de projeto que trabalha em modo híbrido é mais difícil em comparação com o trabalho exclusivamente remoto ou presencial. Afinal, como supervisionar quando alguns membros da equipe trabalham no escritório e outros remotamente?

O Gerente de Projetos enfrenta vários desafios-chave. Estes incluem:

• definir as regras de comunicação na equipe
• garantir uma troca suave de informações
• suporte tecnológico para pessoas fora do escritório
• manter laços.

Comunicação em uma equipe híbrida

Para trabalhar efetivamente em um modelo híbrido, é necessário definir as regras de comunicação. Quando não é suficiente se aproximar para perguntar à pessoa que trabalha na mesa vizinha sua opinião sobre seu trabalho, vale a pena fazer arranjos para usar diferentes ferramentas para propósitos específicos. Por exemplo, você pode enviar uma pergunta curta via chat, usar e-mail para assuntos mais elaborados e ter uma videoconferência para discutir tópicos complexos que exigem a participação de várias pessoas.

Com uma nova equipe, também é uma boa ideia garantir que todos saibam:

• Quais são as responsabilidades de cada pessoa,
• Como contatar outros membros da equipe, e
• Quais são as expectativas para a frequência de comunicação?

Para isso, você pode empregar status em uma sala de chat da empresa ou criar um quadro de contatos em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Também vale a pena discutir brevemente o tema da comunicação durante uma das reuniões do projeto.

Troca eficaz de informações

Uma vez que as regras de comunicação tenham sido definidas, é hora de pensar em seu conteúdo. É uma boa ideia garantir que as informações sejam compartilhadas e que todos na equipe tenham acesso aos recursos para realizar seu trabalho.

Com software dedicado, como Firmbee, você pode resolver facilmente as seguintes questões:

• atribuição de tarefas,
• troca de informações sobre o status atual do projeto,
• definição de datas para reuniões do projeto, ou
• compartilhamento de resultados de monitoramento do projeto.

O Gerente de Projetos deve garantir que as informações estejam disponíveis para todos, independentemente de onde trabalhem. Isso é especialmente verdadeiro para aqueles que trabalham em arquivos compartilhados, que, ao trabalhar no local, podem ter sido armazenados em servidores que impedem o uso remoto. Você pode precisar pensar em soluções em nuvem ou, de outra forma, agendar as tarefas que realiza.

Suporte técnico ao trabalho da equipe

Um aspecto chave do funcionamento bem-sucedido no modelo híbrido é estabelecer as condições técnicas para uma operação ininterrupta. O básico é:

• internet de alta velocidade
• computador ou laptop e
• software necessário para realizar seu trabalho.

O Gerente de Projetos deve garantir que todos os funcionários que trabalham remotamente tenham as ferramentas, equipamentos e acesso adequados à rede da empresa.

Manutenção de laços

Manter relacionamentos dentro da equipe é frequentemente negligenciado, mas é tão importante quanto o suporte técnico e a comunicação diretamente relacionada à execução do projeto. No entanto, no modelo híbrido, os funcionários presentes no escritório não têm tempo para construir contatos interpessoais.

Quando a maior parte do trabalho é remoto, ao visitar a sede da empresa, cada participante do projeto agenda reuniões individualmente. Às vezes, acontece que ao longo do dia eles se encontram com todos os colegas e especialistas externos envolvidos nas tarefas. Como resultado, não há tempo suficiente para se encontrar com a equipe, que trabalha junta na sede da empresa apenas na teoria.

É por isso que os riscos associados ao trabalho híbrido são:

• a fragmentação das equipes,
• redução do senso de propriedade da equipe sobre o projeto e
• falta de comprometimento emocional com a empresa.

Não são apenas aqueles que trabalham remotamente que podem se sentir isolados do resto da equipe. É por isso que é tão crítico cuidar de uma boa atmosfera enquanto trabalham juntos. Um remédio para os males do “híbrido” pode envolver reuniões regulares de projeto em grupo, complementadas por conversas individuais com os funcionários.

Resumo

Liderar uma equipe de projeto que trabalha em modo híbrido exige que o Gerente de Projetos defina regras de comunicação e garanta uma troca suave de informações. É também essencial manter os laços da equipe, proporcionando tempo e espaço para reuniões tanto no ambiente digital quanto no escritório.

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