4 dicas simples para organizar sua vida profissional

Você já se sentiu sobrecarregado pelo número de responsabilidades no trabalho? Já ficou acordado à noite devido a um estômago apertado e ansiedade sobre as tarefas do dia seguinte? Já olhou nervosamente para o seu relógio de vez em quando no trabalho, implorando para que o tempo parasse de passar tão rapidamente? Se sim, você deve procurar uma solução para garantir que tais situações negativas não aconteçam novamente. Confira nossas 4 dicas simples para organizar sua vida profissional. Continue lendo.

Dicas para organizar sua vida profissional – índice:

1. Comece pelo planejamento
2. Priorize
3. Estime o tempo
4. Acompanhe seu progresso
5. Resumo

Comece pelo planejamento

Criar listas de tarefas e um cronograma (semanal, horário – dependendo das suas necessidades) é, sem dúvida, uma base de organização da qual você simplesmente não pode abrir mão. Se você quer se manter produtivo e eficiente no trabalho, deve planejar seu dia. É assim que você se moverá suavemente de tarefa em tarefa sem perder tempo.

Você pode planejar seu trabalho e criar seu cronograma diário em um planejador, calendário ou software especial de gerenciamento de tempo, a escolha é sua! Lembre-se de aplicar a regra 60:40 – você deve designar apenas 60% do seu dia de trabalho para atividades de alto valor, para que os 40% restantes possam ser alocados para emergências, pausas ou tarefas de última hora.

Se um funcionário considera todas as tarefas como importantes e urgentes, ele viverá sob constante estresse e não conseguirá realizar a maioria de suas obrigações. Por essa razão, é crucial definir corretamente as prioridades e realizar as tarefas de acordo com sua importância e urgência.

Priorize

No entanto, definir tarefas a serem feitas não é suficiente porque não resolve o problema básico: por onde você deve começar. Por essa razão, como segundo passo para uma melhor organização, mencionaremos a priorização, ou seja, determinar quais tarefas são mais importantes e devem ser feitas primeiro, e quais podem esperar.

A matriz de Eisenhower certamente ajudará você a priorizar. De acordo com Eisenhower, as tarefas podem ser divididas em quatro grupos:

• importante e urgente – tarefas a serem concluídas o mais rápido possível (por exemplo, uma situação de emergência, um prazo para entrega de um projeto externo),
• importante, mas não urgente – tarefas que são estrategicamente importantes, mas podem ser realizadas em uma data posterior (essas tarefas são realizadas de bom grado pela maioria dos funcionários),
• urgente, mas não importante – geralmente referem-se a fornecer assistência a outros na realização de suas tarefas (o que não é nossa responsabilidade) e deveres não planejados,
• não importante e não urgente – essas são atividades que consomem tempo e promovem a procrastinação.

Outra coisa que permitirá que você melhore a organização de sua vida profissional é estimar quanto tempo levará para concluir uma determinada tarefa. Como isso funcionará? Primeiro de tudo, isso o motivará – você vai querer concluir as primeiras tarefas no tempo estipulado (ou até mais rápido) para realizar todo o seu plano para o dia. Em segundo lugar, isso permitirá que você avalie realisticamente quantas obrigações conseguirá concluir em um determinado dia. Pode acontecer que a tarefa mais importante ocupe todo o seu dia e não haja espaço para concluir outras tarefas.

A técnica Pomodoro, um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final da década de 1980, pode ser útil na estimativa de tempo e na adesão a um plano. Ela envolve trabalhar em um modelo 25:5 – 25 minutos para deveres, 5 minutos para descanso (repetido em ciclos sucessivos) – e permite que você mantenha o controle, lembre-se de fazer pausas e esteja focado na tarefa em questão.

Acompanhe seu progresso

O quarto passo para uma melhor organização de sua vida profissional é controlar o ritmo de cumprimento das tarefas e riscar itens da sua lista de afazeres. Isso é essencial para, em primeiro lugar, planejar o dia seguinte, e em segundo lugar, verificar quanto tempo foi gasto em uma determinada tarefa e fazer modificações no futuro. (por exemplo, examinar por que gastamos tanto tempo em algo que achávamos fácil). Isso permitirá que você minimize distrações e determine os momentos em que trabalha melhor.

Resumo

O princípio de Pareto diz que 20% de seus esforços produzem 80% de seus resultados. Isso se relaciona perfeitamente ao ambiente de trabalho, mas apenas se você garantir que seu dia esteja bem organizado. Se você deseja aumentar sua produtividade, minimizar fatores de estresse e se sentir melhor em relação às tarefas à frente, não ignore a importância das técnicas que mencionamos. Planejar, priorizar, estimar e acompanhar – essas atividades não são difíceis de fazer e podem trazer uma série de resultados positivos em termos de organização de sua vida profissional.

Leia também: O princípio de Pareto – 1 grande regra para produtividade e eficácia.

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