Monitoramento de projetos. Quais parâmetros observar? | #34 Introdução à gestão de projetos

Os dados do projeto são uma ferramenta poderosa que os Gerentes de Projeto precisam aprender a manusear. Coletá-los é apenas o começo. O sucesso do projeto também reside em monitorar as descobertas relevantes e observar as relações entre elas. Como então decidir quais parâmetros valem a pena observar? Continue lendo para descobrir!

Monitoramento do projeto – índice:

1. Introdução
2. Orçamento – monitoramento de recursos
3. Cronograma – cumprimento de prazos
4. Nível de desempenho – controle de qualidade
5. Controle – faixas de parâmetros
6. Resumo

Introdução

Independentemente do método de gestão aplicado em um projeto, uma das principais tarefas do Gerente de Projeto ao longo do projeto é monitorar seu progresso. Sem parâmetros e critérios de avaliação claramente definidos, não se pode determinar se o projeto está avançando em direção ao objetivo certo no ritmo certo. Quais parâmetros observar para identificar problemas potenciais o mais rápido possível e aproveitar as oportunidades que surgem?

Orçamento – monitoramento de recursos

Em quase todos os projetos, o orçamento é o parâmetro observado mais essencial. Portanto, o Gerente de Projeto deve monitorar todos os aspectos do financiamento das tarefas, entre outros:

• custos de mão de obra,
• materiais,
• software,
• compra ou uso de ferramentas e equipamentos,
• consultoria especializada,
• viagens e participação em eventos do setor.

Para monitorar despesas, é mais fácil usar software, por exemplo, Firmbee. Assim, todas as divergências em relação ao orçamento estabelecido são imediatamente visíveis. No entanto, não vale a pena dar muito peso a um gasto excessivo pontual. É melhor assumir uma margem de erro para objetivos ou marcos. Assim, você pode compensar os custos mais altos de uma tarefa com economias em outra área.

Métodos de gestão de projetos ágeis funcionam particularmente bem na gestão de orçamento flexível. De acordo com o relatório Pulse of Profession 2021 intitulado “Além da Agilidade”, eles mantêm até 64% dos projetos dentro do quadro de financiamento assumido.

Cronograma – cumprimento de prazos

A segunda área chave é verificar se o projeto cumpre o cronograma estabelecido. Aqui também, o software se mostra útil, pois você pode verificar não apenas o progresso da equipe em tempo real, mas também gerar relatórios. Também vale a pena empregar técnicas comprovadas de gestão do tempo.

Acima de tudo, lembre-se de observar a relação e a interdependência entre as tarefas. Se a coordenação é importante, você precisa garantir que o prazo seja cumprido e que as tarefas mantenham a ordem correta.

Nível de desempenho – controle de qualidade

Controlar a qualidade das tarefas é um pouco mais difícil de monitorar do que o orçamento e o cronograma para sua implementação. Isso ocorre porque é difícil aqui não apenas pela padronização, mas também por critérios de avaliação inequívocos.

Ao planejar monitorar o nível de desempenho das tarefas, vale a pena distinguir entre dois parâmetros usados na metodologia Scrum:

• Definição de pronto, e
• Critérios de aceitação

A definição de pronto refere-se à qualidade da execução de uma tarefa, ou seja, se todos os requisitos técnicos impostos a ela foram atendidos. Os critérios de aceitação, por outro lado, são uma lista de expectativas impostas a ela pelos interessados.

A diferença entre atender à definição de pronto e atender aos critérios de aceitação pode ser ilustrada pelo exemplo de uma casa em construção. Ela atende à definição de pronto quando as paredes foram assentadas de forma suficientemente uniforme e o investimento foi aceito pelo gerente de construção. No entanto, a casa pode não atender às expectativas do construtor, que esperava que as paredes fossem perfeitamente uniformes e a cor fosse a mesma da brochura.

Controle – faixas de parâmetros

Assim como é importante monitorar parâmetros específicos, é fundamental determinar suas faixas, em outras palavras, responder à pergunta, “Quanto desvio da norma deve causar preocupação?”

Devido às diferenças nas exigências das organizações e dos interessados, bem como às necessidades individuais de cada projeto, é difícil falar sobre recomendações de desvio. No entanto, seja 10 ou 25 por cento, durante o planejamento do projeto, é uma boa ideia definir valores específicos com os interessados que acabarão resultando em reuniões adicionais e ações espontâneas e apressadas.

Resumo

Monitorar um projeto ajuda a garantir que ele esteja no caminho certo para atingir seus objetivos. Discutimos as áreas-chave acima: orçamento, cronograma, desempenho e faixas de parâmetros.

Não existe uma receita simples para um conjunto de parâmetros que descreva otimamente cada projeto. No entanto, na maioria dos projetos, a extração eficiente desses fundamentos permitirá que as tarefas sejam concluídas a tempo, dentro do orçamento e no nível exigido.

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