3 ferramentas para processamento automatizado de documentos na sua empresa para melhorar seu fluxo de trabalho | IA nos negócios #6

O que é processamento automatizado de documentos (IDP)?

O processamento automatizado de documentos não é apenas digitalização ou OCR. É um conjunto completo de técnicas que permite gerenciar documentos de forma eficaz em sua empresa. Aqui estão as principais vantagens de usar ferramentas de IDP:

• Economia de tempo: Automatizar tarefas repetitivas, como a extração de dados de documentos, permite que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas.
• Aumento da precisão: As ferramentas de IDP ajudam a reduzir erros no processamento de documentos, o que se traduz em economia e previne problemas de conformidade.
• Fortalecimento da conformidade: As ferramentas de IDP podem ser programadas para cumprir regras e regulamentos específicos, ajudando as organizações a se manterem em conformidade.
• Aumento da eficiência: As ferramentas de IDP podem ajudar a agilizar o processamento de documentos, levando a um trabalho mais eficiente.
• Melhoria no atendimento ao cliente: O processamento mais rápido de documentos se traduz em um melhor atendimento ao cliente.

Quais documentos podem ser processados?

Não apenas faturas ou contratos podem ser processados automaticamente. O IDP pode lidar com muitos tipos de documentos. Entre eles estão:

• Contratos – por exemplo, contratos de trabalho ou contratos com clientes.
• Faturas – tanto faturas recebidas quanto faturas emitidas.
• Relatórios – como relatórios de vendas ou relatórios financeiros.
• Correspondência – cartas, e-mails e outras formas de comunicação escrita.
• Formulários – pesquisas, aplicações, submissões.
• Documentos médicos – prontuários de pacientes, resultados de exames.
• Documentos financeiros – extratos bancários, balanços patrimoniais.
• Documentos legais – atos legais, decisões administrativas.

4 técnicas de processamento automatizado de documentos

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) não é apenas um scanner para transferir documentos em papel para um computador. É um conjunto de técnicas que nos permite processar documentos de forma eficiente. Entre elas, vale mencionar:

1. OCR, Reconhecimento Óptico de Caracteres – uma técnica básica para ler texto de documentos em papel. É frequentemente o ponto de partida para automatizar o processamento e a circulação de documentos em uma empresa. É uma solução antiga e comprovada para digitalizar e reconhecer o texto contido em documentos em papel. Com a crescente digitalização, cada vez mais empresas estão usando documentos eletrônicos. No entanto, em muitos casos, requisitos legais tornam necessário manter e processar bancos de dados em papel. Assim, o OCR ainda é uma ferramenta amplamente aplicada.
2. Reconhecimento de texto – análise da estrutura do texto em documentos. O próximo passo no processamento automático de documentos é identificar os dados digitalizados. Uma parte essencial da compreensão da máquina sobre o que foi digitalizado é distinguir dados relevantes de dados irrelevantes. Ou seja, reconhecer as informações-chave, como a marca da empresa que enviou o documento, ou distorções acidentais ou sujeira.
3. Classificação de documentos – atribuição automática de documentos a categorias. Os documentos reconhecidos, ou as informações extraídas deles, são então enviados para um banco de dados digital. Eles são classificados de acordo com o tipo de documento ou a ação a ser tomada com base neles. Isso poderia ser, por exemplo, colocar a data de uma reunião nos calendários digitais dos convidados para um concerto beneficente, ou enviar um e-mail personalizado a um cliente incentivando feedback após um processo de reclamação.
4. Busca de documentos – encontrar rapidamente informações no banco de dados de documentos. Graças ao IDP, encontrar uma fatura de um contratante específico, ou um bilhete comprado por um valor específico, é tão simples quanto digitar uma palavra na janela de busca.

Como funciona o software de processamento automático de documentos?

O software de processamento de documentos é uma ferramenta que utiliza técnicas de IDP para automatizar processos empresariais. Ele funciona tanto em computadores quanto na nuvem e pode se integrar a outros sistemas, como ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) ou CRM (Gerenciador de Relacionamento com o Cliente).

Document AI do Google

Document AI é um serviço baseado em nuvem do Google que apresenta processamento automático de documentos. Ele explora o aprendizado de máquina para extrair dados estruturados de documentos não estruturados.

Document AI oferece muitos recursos que o tornam uma ferramenta poderosa para processamento de documentos, como alta precisão, escalabilidade, flexibilidade e segurança. Com a tecnologia de IA do Google Cloud e um conjunto de modelos pré-treinados ou modelos personalizados no Workbench, o Document AI pode processar uma variedade de tipos de documentos com alta precisão e velocidade. Suas inegáveis vantagens são:

• Uma única plataforma para processamento de documentos – usar uma única plataforma permite acesso rápido a todos os modelos e ferramentas, incluindo modelos pré-treinados para processamento de documentos, como OCR e Form Parser, bem como modelos especializados para setores específicos.
• Tecnologia de IA do Google – Document AI utiliza reconhecimento de imagem (incluindo OCR) e tecnologia de processamento de linguagem natural (NLP) do Google para criar modelos pré-treinados para documentos de alto valor e alto volume.
• Enriquecimento de dados – a capacidade de verificar e enriquecer informações processadas usando a tecnologia de gráfico de conhecimento do Google, que permite verificar nomes de empresas, endereços e outros dados com base em informações disponíveis na Internet.
• Adicionando Verificação Humana ao Processo – Um novo recurso de IA Human-in-the-Loop alcança maior precisão no processamento de documentos ao adicionar o momento da aceitação humana a processos selecionados.

A força do Document AI do Google é sua integração com outros serviços do Google Cloud, o que ajuda na criação de fluxos de trabalho avançados. Experimente online neste endereço.

Rossum

Enquanto o Document AI do Google é o melhor para empresas que desejam aproveitar tecnologias avançadas em nuvem e integrar o processamento de documentos com outros serviços em nuvem, Rossum é uma excelente escolha para empresas que precisam de uma solução flexível e escalável que possa ser personalizada para atender a necessidades específicas de negócios.

Fonte: Rossum.ai

Em outras palavras, Rossum é uma ferramenta um pouco menos sofisticada, mas mais simples de usar, que emprega inteligência artificial para extrair dados de documentos. Ela pode eliminar processos manuais de entrada de documentos e melhorar a precisão dos dados. Graças à nuvem, Rossum é rápida, precisa e fácil de usar. Funciona bem para processar diferentes tipos de documentos, como faturas, contratos e formulários.

• Captura automática de dados: A ferramenta classifica automaticamente documentos, eliminando erros de entrada de dados que podem levar a taxas e penalidades. Ela pode processar dados de documentos em todos os formatos e canais, automatizar comunicações para eliminar rastreamento manual, filtrar spam e documentos duplicados, e direcionar e processar documentos com um sistema de filas flexível.
• Recursos avançados: Rossum oferece recursos como pré-processamento, validação, pós-processamento e relatórios. Isso torna a ferramenta versátil e adaptável a uma variedade de necessidades empresariais.
• Soluções personalizadas: Rossum oferece soluções personalizadas para várias indústrias e necessidades, como contabilidade, integração, gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de pedidos e garantia de qualidade.

Docsumo

Docsumo é o melhor para empresas que desejam processar documentos de forma rápida e eficiente, sem precisar se envolver em processos complexos de treinamento de modelos. É uma plataforma para processar facilmente dados de grandes volumes de documentos não estruturados com uma precisão superior a 99%. Oferece muitos recursos, como classificação automática de documentos, categorização de dados, OCR inteligente, validação de dados em tempo real e muito mais.

Fonte: Docsumo.com

Docsumo é ideal para pequenas e médias empresas que desejam agilizar seu processamento de documentos.

• Versatilidade – Docsumo pode processar uma variedade de formatos de documentos, como faturas, extratos bancários, contratos, conhecimentos de embarque, contas de energia e mais.
• Extração inteligente – Graças à tecnologia avançada de IA, Docsumo pode extrair e revisar com precisão apenas os campos que você precisa de documentos tão complexos.
• Validação de dados – Crie regras e fórmulas semelhantes ao Excel para validar dados extraídos dentro de um documento, entre documentos ou contra um banco de dados.
• Classificação automática – Docsumo pode distinguir automaticamente entre diferentes documentos antes de processá-los, permitindo que os dados sejam transferidos para o banco de dados apropriado.
• Integração com sistemas – Independentemente da indústria – seguros, finanças, logística – Docsumo oferece uma API pronta que pode ser facilmente integrada a sistemas existentes.
• Segurança – A plataforma é compatível com o GDPR, certificada pelo SOC2 e compatível com a HIPAA, garantindo que os dados da empresa estejam seguros e sob seu controle.

Docsumo recebeu elogios de muitas empresas ao redor do mundo, incluindo Arbor Realty Trust e National Debt Relief, que se orgulha de uma taxa de processamento sem toque de 95% e 99% de precisão graças à sua automação abrangente.

Resumo

O processamento automatizado de documentos é a chave para agilizar o trabalho em muitas empresas. Com ferramentas como Document AI do Google, Rossum e Docsumo, as empresas podem acelerar processos de negócios, aumentar a precisão dos dados e melhorar o atendimento ao cliente. A escolha da ferramenta certa depende das necessidades específicas de uma empresa, mas todas essas soluções oferecem recursos avançados que ajudam as empresas a ter sucesso no mundo digital de hoje.

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