Como criar um orçamento de projeto? | #42 Começando com a gestão de projetos

De acordo com um relatório do Project Management Institute, em 2021, 62% dos projetos foram concluídos dentro do orçamento original. O melhor desempenho neste ranking foi da China, com 66%, enquanto a Europa ficou por último, com 57%. Orçamentos de projetos mal elaborados são responsáveis por uma parte justa das falhas nesse aspecto. Então, como você estima os custos em um projeto para aumentar a probabilidade de seu sucesso?

Orçamento do projeto – índice:

1. Introdução
2. O que é e o que compõe o orçamento do projeto?
3. Como estimar o custo do projeto?
4. Ferramentas e métodos de estimativa do orçamento do projeto
5. Resumo

Introdução

A execução inadequada de projetos resulta em uma perda de $19 milhões para cada bilhão de investimento (PMI 2019), e apenas 34% das organizações geralmente ou sempre terminam projetos dentro do orçamento (Wellington 2021). Para descobrir como fazer parte desse grupo, vamos dar uma olhada mais de perto no que é um orçamento de projeto e nas maneiras e ferramentas para preparar um.

O que é e o que compõe um orçamento de projeto?

O orçamento do projeto é o valor aproximado aprovado que a organização pretende gastar no projeto. Ele é baseado nas despesas estimadas do projeto e faz parte do orçamento de toda a organização.

O Gerente de Projetos deve incluir no orçamento do projeto todos os custos relacionados ao projeto, como:

• Custos diretos – despesas necessárias para realizar tarefas que levam diretamente à realização do objetivo do projeto, ou seja, custos de materiais, mão de obra e ferramentas, equipamentos e suprimentos,
• Custos indiretos – custos que não podem ser atribuídos diretamente ao projeto, mas que são incorridos em conexão com sua implementação, como custos administrativos ou, por exemplo, custos de gerenciamento de projetos.
• Despesas de capital – custos associados à aquisição de chamados ativos de longo prazo, como edifícios, equipamentos ou maquinário.
• Custos operacionais – custos recorrentes associados à operação e manutenção do projeto, como utilidades, seguros juntamente com manutenção,
• Reservas de contingência – fundos reservados para cobrir eventos imprevistos ou mudanças no escopo do projeto.

Como estimar o orçamento do projeto?

O custo projetado do trabalho programado é referido como o Custo Orçado do Trabalho Programado (BCWS) ou Valor Planejado (PV). Ambos os indicadores denotam a soma de fundos necessários para concluir o trabalho programado dentro de um determinado período.

Para estimar o orçamento do projeto, o Gerente de Projetos deve realizar várias atividades para obter as cotações mais precisas. Primeiramente, o Gerente de Projetos deve conhecer todos os requisitos do projeto, como o escopo do trabalho, prazos e recursos que serão necessários para concluir o projeto.

O próximo passo diz respeito à investigação dos preços de mercado para os recursos e serviços a serem incorporados no projeto, ou seja, o preço dos materiais, serviços de fornecedores juntamente com salários para a equipe do projeto.

Após obter os requisitos e dados de preços, o Gerente de Projetos pode iniciar o processo de primeira estimativa detalhada do orçamento. Uma vez concluído, no entanto, ele deve revisar imediatamente o orçamento com a equipe do projeto. Isso garantirá que todos os custos tenham sido incluídos e que o orçamento seja o mais realista possível.

Além disso, o orçamento do projeto precisa de revisões e atualizações regulares para mantê-lo no caminho certo e dentro do orçamento.

Ferramentas e métodos para estimar o orçamento do projeto

Ao estimar um orçamento de projeto, uma ferramenta indispensável é o conhecido e popular Microsoft Excel. Sua principal vantagem é sua acessibilidade e facilidade de uso, bem como a capacidade de realizar muitos cálculos e análises. A desvantagem, no entanto, é que o Excel não possui uma função para atualizar automaticamente o orçamento em tempo real.

No entanto, ele funcionará bem para estimar o orçamento antes da implementação. Para uma revisão contínua das despesas, recomendamos ferramentas de suporte a projetos, como o Firmbee. O sistema permite que os membros da equipe monitorem em tempo real os recebimentos e despesas associados a um determinado projeto.

Para criar um orçamento preciso, você pode usar os seguintes métodos:

1. Estimativa de baixo para cima. Este método envolve estimar o custo de cada atividade do projeto e somar seus custos para determinar o custo total do projeto. É demorado e requer conhecimento detalhado das atividades do projeto. No entanto, fornece um alto nível de precisão e ajuda a identificar todos os custos necessários.
2. Estimativa paramétrica. Este método envolve o uso de dados estatísticos para estimar o custo das atividades do projeto. É muito mais rápido do que a estimativa de baixo para cima, portanto, pode ser útil para estimar o orçamento de grandes projetos, desde que a organização tenha uma fonte de dados confiáveis. Apesar disso, pode não fornecer um nível de precisão suficiente.
3. Avaliação de especialistas. O terceiro método envolve aproveitar o conhecimento e a experiência das partes interessadas do projeto, incluindo o Gerente de Projetos e os membros da equipe, para estimar o custo das atividades do projeto. Pode fornecer um alto nível de precisão, prático para projetos complexos. No entanto, depende da experiência de partes interessadas individuais, portanto, pode ser tendencioso e gerar conflitos. Além disso, é difícil levar em conta as condições de negócios em mudança, como inflação ou mudanças na legislação.

Resumo

Criar um orçamento de projeto preciso é demorado e requer experiência. Por isso, é uma boa ideia experimentar diferentes ferramentas e aproveitar os métodos de preparação de orçamento disponíveis, como estimativa de baixo para cima, estimativa paramétrica ou avaliação de especialistas.

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