Como criar um registro de riscos do projeto? | #44 Começando com a gestão de projetos

Gerenciar riscos em um projeto é crucial para seu sucesso. De acordo com pesquisas, apenas 30% dos projetos são concluídos a tempo, e mais de 70% deles enfrentam atrasos ou despesas adicionais. Para evitar tais falhas, o Gerente de Projetos deve reconhecer os principais riscos e implementar contramedidas apropriadas, e para isso, ele ou ela cria um registro de riscos. É uma ferramenta que ajuda a gerenciar e antecipar riscos do projeto. Mas como preparar um registro de riscos bem-sucedido para o planejamento e execução do projeto? Continue lendo para descobrir!

Como criar um registro de riscos de projeto? – índice:

1. Introdução
2. Como deve ser o registro de fatores de risco?
3. Como preparar um registro de fatores de risco?
4. Resumo

Introdução

O risco é uma parte integral de qualquer projeto. Para gerenciá-lo de forma eficaz, você precisa de uma ferramenta que ajude a identificar, monitorar e responder efetivamente a obstáculos emergentes, em outras palavras, um registro de riscos. A conclusão bem-sucedida de muitos projetos corporativos e organizacionais é comprometida em algum estágio de implementação. Por essa razão, o Gerente de Projetos deve se familiarizar com métodos e ferramentas de gerenciamento de riscos e, acima de tudo – preparar habilidosamente um registro de riscos.

Um registro de riscos, também conhecido como log de riscos ou registro de fatores de risco, é um documento que registra todos os obstáculos, ameaças ou perigos identificados. Ele também inclui sua análise, bem como contramedidas a serem tomadas em caso de sua emergência durante o projeto. O registro se torna uma coleção e armazenamento de informações sobre todos os riscos e oportunidades relacionados ao projeto.

Como deve ser o registro de fatores de risco?

O registro de riscos deve aparecer como um documento legível e conter as seguintes informações:

• Descrição do risco – qual é o risco e qual área do projeto ele afeta?
• Possíveis consequências – que ameaças os perigos representam para o projeto? Isso acarretará a emergência de outras repercussões? Podemos preveni-las?
• Probabilidade de ocorrência – é um risco casual, associado, por exemplo, a atrasos na conclusão de tarefas; ou é um risco raro que pode comprometer todo o esforço do projeto?
• Prioridade – quão sério é esse risco em relação a outros com uma probabilidade de ocorrência semelhante?
• Pessoas responsáveis – quem será responsável por responder ao risco de forma apropriada, rápida e eficaz?
• Plano de resposta ao risco – que ações tomar quando dificuldades surgirem?

O registro de riscos deve, portanto, reunir informações sobre todos os riscos identificados, sua análise, bem como contramedidas. Ele também precisa de atualizações regulares para todos os interessados do projeto, para que todos possam se manter informados e responder a riscos e emergências emergentes.

Como preparar um registro de fatores de risco?

A preparação do registro de riscos consiste em várias etapas:

1. Identificação de riscos. O primeiro passo é identificar todos os riscos associados ao projeto. Você pode fazer isso realizando uma sessão de brainstorming com a equipe ou revisando a literatura relacionada ao projeto. Uma vez que você crie uma longa lista de riscos, analise para dividir todas as ameaças potenciais em ambientes técnicos, relacionados a recursos e de negócios do projeto.
2. Avaliação de riscos. Uma vez identificados, analise os riscos para avaliar seu impacto potencial no projeto. Responda às perguntas:
• Quais riscos são mais prováveis de ocorrer? Também é uma boa ideia listá-los em ordem de probabilidade de ocorrência. Isso ajudará você a determinar quais precisam de mais atenção.
• Quais podem ser suas consequências? Aqui, a melhor maneira seria começar a lista com as consequências mais graves.
3. Planejamento de resposta ao risco. Com base na análise e priorização, o Gerente de Projetos deve desenvolver um plano de resposta para cada um dos riscos identificados. Preferencialmente, defina as medidas a serem tomadas caso o risco ocorra. Também é uma boa ideia preparar um plano de contingência, um esboço com cenários que inclui orientações sobre como agir quando tais eventos acontecerem, que você pode implementar assim que ocorrer.
4. Atualizar o registro. O registro de riscos deve ser atualizado regularmente para acompanhar e gerenciar adequadamente os riscos identificados, bem como adicionar novos conforme necessário à medida que o projeto avança.

Um dos erros mais comuns cometidos ao preparar um registro de riscos é a análise insuficiente das causas dos riscos e o planejamento insuficiente das respostas aos riscos. Para evitar esse erro, o Gerente de Projetos deve dedicar tempo e atenção à análise e ao planejamento. Dessa forma, ele ou ela ganhará confiança de que os riscos mais prováveis foram devidamente identificados.

Resumo

Um registro de riscos é uma ferramenta para gerenciar e antecipar riscos associados à implementação do projeto. Ele contém informações detalhadas sobre os riscos identificados, sua análise e contramedidas. Além disso, a equipe do projeto deve cooperar na elaboração do registro na fase de planejamento do projeto e, em seguida, mantê-lo atualizado e disponível para todos os interessados do projeto.

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