Como criar um termo de abertura de projeto? | #39 Começando com a gestão de projetos

Os estatutos do projeto são o pão e a manteiga da gestão de projetos. Eles fornecem uma visão clara e concisa dos objetivos e metas pertencentes ao projeto. O estatuto é um documento crucial para todas as partes interessadas, incluindo o Gerente de Projetos, membros da equipe do projeto e a gestão da organização. Ele forma a base formal de todo o projeto, pois confere ao Gerente de Projetos a autoridade para iniciar e continuar o projeto, além de definir os objetivos, o escopo e os resultados esperados.

Estatuto do projeto – índice:

1. Introdução
2. O que o Gerente de Projetos deve incluir no estatuto do projeto
3. Justificativa para a realização do projeto
4. Objetivo do projeto
5. Escopo do projeto
6. Entregáveis
7. Cronograma do projeto
8. Orçamento do projeto e alocação de recursos
9. Riscos do projeto
10. Qual é a diferença entre o estatuto do projeto e o caso de negócios?
11. Resumo

Introdução

De acordo com o PMBOK, o estatuto do projeto é um dos documentos mais essenciais que descrevem a estratégia do projeto. É definido como:

“Um documento emitido pelo iniciador ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência de um projeto e fornece ao gerente de projeto a autoridade para aplicar recursos organizacionais nas atividades do projeto.”

O estatuto do projeto é geralmente formulado no início e permanece inalterado. Embora durante a implementação das tarefas, pequenas refinamentos sejam permitidos. No entanto, qual deve ser o conteúdo do documento e como prepará-lo?

O que um Gerente de Projetos deve incluir em um estatuto do projeto?

O volume do estatuto do projeto depende do tamanho e do tipo de projeto que está sendo implementado. No entanto, deve incluir os seguintes elementos:

• a justificativa para a realização do projeto,
• metas do projeto,
• escopo do projeto,
• resultados,
• cronograma do projeto,
• orçamento do projeto,
• riscos de design.

O estatuto do projeto também deve incluir informações de contato do Gerente de Projetos e das partes interessadas principais.

Justificativa para a realização do projeto

Ao preparar uma breve justificativa para iniciar um projeto, é aconselhável usar o caso de negócios preparado com antecedência. Deve ser escrito em uma linguagem simples para que possa ser entendido por uma pessoa que está lidando com o projeto pela primeira vez. Normalmente, um ou dois parágrafos explicativos são suficientes:

• Qual é o contexto empresarial do projeto?
• Que problema o projeto resolve ou que oportunidade ele permite explorar? e
• Quais são os resultados esperados do projeto?

Objetivo do projeto

Não vale a pena incluir todos os objetivos no estatuto do projeto. É melhor focar no objetivo principal e naqueles que estão na hierarquia diretamente abaixo dele. Afinal, a descrição do objetivo do projeto no caso de negócios deve fornecer uma resposta à pergunta “O que vamos fazer?” que deve permanecer válida durante todo o projeto. Os principais objetivos e metas definem a direção para a qual as atividades que compõem o projeto estão se dirigindo. Eles devem ser claros e mensuráveis e estar alinhados com as metas gerais da organização.

Escopo do projeto

O escopo do projeto incluído no estatuto define os limites do projeto, incluindo o que está e o que não está coberto pelo projeto. É necessário incluir uma descrição clara dos resultados do projeto e quaisquer limitações ou suposições que o afetarão. Portanto, vale a pena considerar a resposta à pergunta “Quais tarefas serão implementadas?” e “Quais tarefas não serão implementadas?”. Isso é especialmente importante em projetos que envolvem múltiplas partes interessadas, cujas expectativas não ditas sobre os resultados do projeto podem ser reveladas dessa forma.

Entregáveis

O estatuto do projeto deve incluir uma lista de todos os entregáveis do projeto, incluindo uma breve descrição de cada um e os objetivos específicos que estão sendo trabalhados. Também deve ter um cronograma para cada item, preferencialmente com uma referência a um marco, bem como a pessoa ou equipe responsável pela entrega deles.

Cronograma do projeto

O estatuto do projeto também deve incluir um cronograma geral do projeto, que vale a pena visualizar com uma linha do tempo. Nela, o Gerente de Projetos deve marcar as datas de início e término do projeto, marcos ou datas planejadas para a entrega de resultados.

Orçamento do projeto e alocação de recursos

O estatuto do projeto também deve incluir o orçamento geral do projeto, apresentado na forma de uma tabela. Isso facilitará a indicação:

• As principais categorias de custos – uma estimativa de mão de obra, materiais e equipamentos,
• A faixa projetada de mudanças – para levar em conta flutuações de preços ou despesas imprevistas,
• Reservas e restrições orçamentárias.

Esta seção do documento também deve detalhar a alocação de recursos, incluindo pessoal, equipamentos e instalações.

Riscos do projeto

A seção de riscos do estatuto do projeto deve delinear os riscos potenciais e como respondê-los. Isso inclui identificar riscos potenciais, como:

• atrasos,
• excedentes de custo ou
• mudanças de escopo.

Listá-los ajuda as partes interessadas a garantir que o Gerente de Projetos, a equipe do projeto e a organização estejam preparados para problemas potenciais e tenham um plano sobre o que fazer para mitigá-los ou evitá-los.

Caso de negócios vs estatuto do projeto

A diferença entre um estatuto do projeto e um caso de negócios reside principalmente no propósito para o qual são preparados. Um estatuto do projeto é um documento que inicia um projeto, enquanto um caso de negócios argumenta por que um projeto deve ser iniciado. O estatuto define o que será feito no projeto, enquanto o caso de negócios responde à pergunta “Para que propósito?”. Ambos os documentos são muito importantes para a gestão adequada de um projeto e ajudam a torná-lo bem-sucedido.

Resumo

O estatuto do projeto é um documento essencial que serve como a base para a implementação do projeto e autoriza sua iniciação. Ele delineia os objetivos, metas, escopo, orçamento, alocação de recursos e cronograma do projeto. Também identifica riscos e suposições potenciais, aumentando a chance de que o projeto prossiga conforme o planejado.

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