Um guia passo a passo sobre como criar e gerenciar a documentação do produto | Gestão de produtos #31

O que é documentação de produto?

A documentação de produto é uma coleção de textos, visuais e vídeos que descrevem o produto, suas funções, a forma como deve ser utilizado e outros detalhes relevantes. O principal objetivo de criar documentação é ajudar os usuários a entender como usar o produto, especialmente suas funcionalidades avançadas.

A documentação é importante, especialmente se você está criando um produto digital que não apenas servirá aos usuários finais, mas também se integrará a outros produtos – por exemplo, permitindo que você exporte dados para outro aplicativo ou use um banco de dados de localização ou contatos.

Por exemplo, a documentação para uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode incluir informações sobre como criar um novo projeto, como adicionar membros da equipe a um projeto e dar a eles permissão para alterar apenas certas tarefas, como atribuir tarefas a várias pessoas simultaneamente e como acompanhar seu progresso.

Elementos da documentação de produto

A documentação de produto pode incluir:

• Manual do usuário – um documento que fornece informações sobre as características do produto, instalação, configurações e solução de problemas.
• Guia do usuário – um documento que explica como realizar várias tarefas com o produto, como usar um programa de edição de fotos ou jogar um jogo de computador.
• Base de conhecimento – uma coleção de artigos ou páginas da web que respondem a perguntas frequentes ou fornecem informações adicionais sobre um produto. Um exemplo seria a seção “Central de Ajuda” ou “Suporte” no site. Também é frequentemente usado como uma fonte de informações para um chatbot que auxilia os clientes.
• FAQ – uma lista de perguntas e respostas frequentes sobre o produto. Por exemplo, um site ou arquivo PDF que inclui respostas a perguntas como: “Como redefinir minha senha?”, “Como entrar em contato com o suporte ao cliente?” ou “Quais são os requisitos de sistema para o produto?”.
• Tutoriais – vídeos, geralmente postados no site da empresa ou no YouTube, que demonstram como usar o produto ou realizar certas tarefas.
• Diagramas e infográficos – representações gráficas da estrutura, função ou processo de um produto. Por exemplo, um diagrama mostrando quais opções selecionar ao configurar uma API.

Como criar documentação de produto?

Entendendo o público-alvo

O primeiro passo para criar documentação de produto é entender o público para o qual este documento específico será direcionado. Responda às seguintes perguntas:

• Quem usará este documento? – Será um usuário de primeira viagem ou um usuário mais avançado?
• Em que momento o usuário recorrerá a este documento? Eles estão procurando informações gerais ou extras sobre as capacidades da ferramenta, ou uma solução para um problema específico?
• Em qual dispositivo eles estarão usando? Se for um dispositivo móvel, os vídeos são claros o suficiente?
• Quais são suas necessidades e expectativas? O usuário prefere assistir a um vídeo dinâmico ou olhar para um diagrama?

Uma vez que você entenda seu público e suas necessidades, pode começar a criar sua documentação. Por exemplo, se seu grupo-alvo são usuários novatos, a documentação deve ser acessível em cada etapa do caminho, escrita em uma linguagem simples e fácil de entender, e incluir instruções detalhadas.

Lembre-se de que uma documentação bem organizada não apenas ajuda os usuários a entender o produto, mas também economiza tempo que eles poderiam ter gasto procurando respostas para suas perguntas. Isso reduz a rotatividade, ou seja, a taxa percentual na qual os clientes param de assinar um serviço.

Comunicação clara

Criar documentação de produto eficaz não se trata apenas de escolher a forma certa de comunicação (por exemplo, vídeos, visuais, base de conhecimento), mas também de escrever e comunicar de forma clara e concisa. Os princípios básicos da comunicação eficaz na documentação de produto são os seguintes:

• Use linguagem simples – evite linguagem técnica e termos complicados. Por exemplo, em vez de dizer “iniciar um projeto”, você pode dizer “começar um projeto”.
• Seja específico – forneça exemplos para ajudar os usuários a entender como usar o produto. Por exemplo, em vez de dizer “permite adicionar membros da equipe a um projeto”, diga “adicione um membro da equipe a um projeto clicando no botão verde na parte inferior da página de gerenciamento de projetos” e adicione uma captura de tela com uma dica visual.
• Evite voz passiva – a voz ativa é mais fácil de entender e ler. Por exemplo, em vez de dizer “o projeto pode ser iniciado pelo gerente”, diga “o gerente pode iniciar o projeto.”

Existem muitos outros princípios a seguir, mas o mais importante é lembrar que a documentação de produto eficaz deve ser compreensível para os usuários e ajudá-los a usar o produto de forma eficaz.

Usando visuais na documentação de produto

Visuais, como imagens, gifs, vídeos curtos, diagramas e infográficos, podem melhorar muito a compreensão da documentação de produto. Por exemplo, uma captura de tela mostrando onde o botão “Adicionar Membro da Equipe” está localizado na página pode ser muito útil para usuários de primeira viagem. Ao criar documentação, use também cabeçalhos claros e uma fonte simples para organizar o texto.

Atualizando e mantendo a documentação de produto

A documentação de produto não é um documento estático. Deve ser atualizada regularmente para refletir mudanças no produto. Atualizações regulares são cruciais para que a documentação cumpra seu propósito. Por exemplo, se você está introduzindo um novo recurso em seu software de gerenciamento de produtos, deve atualizar sua documentação de produto para abordá-lo.

Publicando e distribuindo a documentação de produto

Publicar e distribuir a documentação de produto é tão importante quanto criá-la. Você precisa garantir que sua documentação seja facilmente acessível aos usuários, não importa onde eles estejam ou qual dispositivo estejam usando. Por exemplo, você pode fazer o upload de sua documentação de produto em seu site ou enviá-la diretamente aos usuários por e-mail.

Principais sistemas de gerenciamento de documentos para gerentes de produto

Os gerentes de produto têm muitas ferramentas à sua disposição que podem ajudá-los a criar e gerenciar a documentação de produto. As soluções populares incluem:

• Google Docs é um serviço baseado em nuvem para criar e editar documentos. É uma ferramenta popular para gerentes de produto porque você pode acessá-la em qualquer dispositivo e pode ser usada por vários membros da equipe.

• Firmbee é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos e equipes que permite aos usuários concluir tarefas de qualquer lugar do mundo em tempo real. Os gerentes de produto podem organizar facilmente seu trabalho e o de seus colegas, acompanhar o progresso, controlar orçamentos e conduzir processos de recrutamento.

• Notion é um aplicativo de gerenciamento de tarefas e projetos que pode ser usado para rastrear tarefas, notas e arquivos. O Notion é uma opção popular para gerentes de produto porque é flexível e pode ser personalizado.

• Zendesk Guide é uma solução de atendimento ao cliente que pode ser usada para criar e compartilhar artigos da base de conhecimento. O Zendesk Guide é uma escolha popular para gerentes de produto, pois permite que eles forneçam suporte e ajudem os clientes a resolver seus problemas.

Resumo

Criar e gerenciar a documentação de produto é uma tarefa frequentemente subestimada. Muitos desenvolvedores de produtos digitais acreditam que um produto bem projetado é autoexplicativo. No entanto, a documentação de produto deve ser mais do que apenas um guia do usuário.

Deve também ser uma ferramenta que pode ajudar a aumentar a conscientização dos clientes sobre o produto e analisar seu interesse em novos recursos, bem como o número de visualizações de artigos ou explicações específicas. Essa análise ajuda as empresas a gerenciar melhor seus produtos e melhorar a experiência do usuário. Portanto, vale a pena o tempo e o esforço para criar uma documentação de produto eficaz que possa servir tanto a você quanto aos seus usuários.

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