Análise de risco em projetos e ferramentas para facilitá-la | #38 Introdução à gestão de projetos

A análise de riscos ajuda a aumentar as chances de conclusão bem-sucedida de um projeto. Mas que tipos de riscos podem ameaçar um projeto? Quais ferramentas empregar para identificá-los a tempo?

Análise de riscos – índice:

1. Introdução
2. Tipos de risco em projetos
3. Riscos técnicos
4. Risco de recursos
5. Riscos do ambiente de negócios
6. Ferramentas de análise de riscos
7. Diagrama de Ishikawa
8. Matriz de riscos
9. Resumo

Introdução

A análise de riscos é um componente chave da gestão de projetos porque permite:

• identificação,
• avaliação e
• resposta a riscos potenciais, cuja negligência poderia falhar todo o projeto.

De acordo com o relatório de 2021 do Project Management Institute (PMI), quase metade dos projetos não alcançam seus objetivos, e mais da metade está atrasada ou acima do orçamento.

Tipos de riscos em projetos

Os três riscos mais comuns que afetam a maioria dos projetos das empresas são:

• Risco técnico – refere-se a problemas relacionados a software, hardware ou processos que podem impedir a implementação do projeto
• Risco de recursos – inclui problemas relacionados à disponibilidade de recursos, como funcionários, orçamento ou tempo
• Risco do ambiente de negócios – diz respeito a problemas como mudanças nas regulamentações ou na concorrência.

Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um deles para ver como identificar, analisar e responder a cada tipo de risco.

Riscos técnicos

Para identificar e analisar efetivamente os riscos técnicos, é necessário realizar uma análise detalhada das especificações técnicas do projeto respondendo a estas perguntas:

• Quais tarefas exigirão o uso de tecnologia inovadora?
• A organização tem uma equipe para desenvolver, implementar e operar a parte tecnológica do projeto? Se não,
• Qual fornecedor de soluções escolher e como formular um contrato com os contratados?

Você também deve realizar uma análise de riscos baseada em cenários para identificar problemas potenciais e suas consequências. Para minimizar os riscos técnicos, preste atenção especial ao controle de qualidade no projeto e preveja testes e manutenção regulares. Um plano de contingência também pode ser considerado. O Gerente de Projetos também deve se manter atualizado sobre inovações tecnológicas e consultar especialistas na área em que o projeto está sendo implementado.

Riscos de recursos

Minimizar os riscos de recursos requer uma análise da disponibilidade de especialistas e trabalhadores qualificados, a disponibilidade realista de orçamento e o tempo para a execução ininterrupta das tarefas.

Ao analisar esse tipo de risco, o Gerente de Projetos deve fazer as seguintes perguntas:

1. A organização tem especialistas suficientes nas áreas-chave do projeto, como programação, design ou financiamento, por exemplo?
2. Existem procedimentos e ferramentas adequados para a gestão de recursos, como planejamento ou relatórios de recursos?
3. O orçamento do projeto inclui fundos suficientes para recrutar ou terceirizar recursos conforme necessário?

Riscos relacionados ao ambiente de negócios

Os riscos de negócios estão principalmente relacionados ao surgimento do desenvolvimento dinâmico da concorrência. Eles também podem se referir a novas regulamentações que afetam o orçamento ou o cronograma do projeto. Bons exemplos são a necessidade de certificação de soluções ou procedimentos oficiais que precedem a introdução do resultado no mercado ou a necessidade de continuidade do projeto.

Perguntas de exemplo que podem ajudar o Gerente de Projetos a analisar riscos de negócios são as seguintes:

1. Estamos cientes de potenciais mudanças regulatórias na indústria em que nosso projeto opera?
2. Analisamos as ameaças potenciais dos concorrentes, como novos produtos ou serviços?
3. Temos um plano de contingência em caso de mudanças adversas no ambiente de negócios, como uma queda na demanda por nosso produto ou serviço?

Ferramentas de análise de riscos

Para a análise inicial de riscos, uma SWOT amplamente aplicada funcionará bem. No entanto, ao realizar um diagnóstico completo de riscos tecnológicos, de recursos e de negócios, é melhor optar por ferramentas especializadas dedicadas. As seguintes são famosas por sua eficácia:

• Diagrama de Ishikawa, também chamado de diagrama de peixe devido à sua forma distintiva, e
• Matriz de riscos.

Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta para identificar e analisar as causas de problemas e riscos potenciais. Foi desenvolvido pelo Dr. Kaoru Ishikawa, um engenheiro japonês e consultor de qualidade. Ishikawa foi um palestrante e especialista bem conhecido em gestão da qualidade e criador de muitas outras ferramentas e métodos relacionados à qualidade, como o diagrama de Pareto e o diagrama de histograma. Ishikawa trabalhou principalmente na indústria, mas suas ferramentas e métodos também encontraram aplicação em outros campos, incluindo a gestão de projetos.

O diagrama de Ishikawa apresenta um problema na forma de um gráfico de causa e efeito, do qual você pode extrair as causas principais do problema. Entre outras coisas, ele pode fornecer uma avaliação voltada para descobrir riscos técnicos. Isso porque pode identificar deficiências ou problemas potenciais relacionados à tecnologia e determinar suas causas.

Matriz de riscos

A matriz de riscos apareceu pela primeira vez na década de 1950 na indústria aeroespacial, onde foi aplicada para avaliar riscos de segurança de voo. A ferramenta é popular não apenas na gestão de projetos, mas também em negócios, ciência ou análise de segurança.

A matriz de riscos permite determinar o nível de risco para cada perigo, atribuindo-lhe um peso com base em sua probabilidade de ocorrência e efeitos. É uma tabela simples na qual as linhas representam os vários riscos e as colunas representam a probabilidade de ocorrência e impacto.

O diagrama da matriz de riscos consiste em quadrados que representam riscos individuais. Cada perigo é atribuído a um dos quatro quadrados que correspondem ao nível de risco:

• baixo,
• médio,
• alto ou
• muito alto.

Os quadrados fornecem informações sobre a probabilidade de ocorrência e as consequências do risco. Ao empregar a matriz de riscos, o Gerente de Projetos pode identificar quais riscos estão associados ao projeto e considerar quais ações tomar para minimizá-los.

Resumo

A análise de riscos identifica, avalia e responde a riscos potenciais que podem afetar o sucesso de um projeto. No entanto, a volatilidade do ambiente de negócios atual torna cada vez mais difícil analisar e tirar conclusões precisas. Novos tipos de riscos estão surgindo relacionados, por exemplo, à cibersegurança, inflação ou à disponibilidade de matérias-primas. Portanto, vale a pena lembrar que a análise de riscos é um processo contínuo, repetido e atualizado que ocorre ao longo do projeto.

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