Calendário de IA. Como otimizar seu tempo em uma empresa? | IA nos negócios #107

Como um calendário de IA pode ajudar na gestão do tempo?

Um calendário de IA pode melhorar significativamente a gestão do tempo da sua empresa. Como? Primeiro, personalizando os horários dos funcionários. Ao analisar dados históricos sobre os hábitos e a produtividade das pessoas, um calendário de IA pode ajustar seus horários para maximizar a produtividade. Ele também pode automatizar o agendamento de tarefas, levando em conta vários fatores importantes, como prazos, prioridades e dependências de tarefas.

Além disso, de acordo com o estudo, até 60% do tempo de trabalho é consumido por coisas como responder a e-mails, participar de reuniões desnecessárias e procurar informações em uma coleção caótica de arquivos. Essas tarefas rotineiras podem ser automatizadas com sucesso com um calendário de IA.

Então, quais são os maiores desafios na implementação de uma solução assim? Primeiro de tudo, os hábitos atuais – você precisa reorganizar sua rotina e mudar a forma como realiza suas tarefas diárias. Os custos também podem ser um desafio. Ferramentas baseadas em IA não são tão baratas. Além disso, a privacidade dos dados que precisam ser compartilhados com um calendário assim pode ser uma preocupação.

No entanto, a maioria dos fabricantes garante que seguem padrões de segurança rigorosos e que as informações são usadas apenas para otimizar os horários dos usuários.

Sincronização dos calendários da equipe. Clockwise

Um dos maiores desafios que as empresas enfrentam não é tanto a gestão do tempo, mas a dificuldade de encontrar uma data comum para a reunião que um grupo maior de pessoas precisa participar. É aqui que o Clockwise (https://www.getclockwise.com/) entra, um aplicativo que analisa automaticamente os calendários dos membros da equipe e sugere um horário conveniente para todos se encontrarem. Além disso, ele monitora constantemente os horários dos funcionários e, se necessário, reprograma eventos flexíveis para abrir espaço para reuniões prioritárias.

Clockwise é uma ferramenta de produtividade que otimiza os horários individuais e da equipe para liberar tempo para trabalho profundo, sem tarefas disruptivas que dividem o dia em momentos curtos. Funciona como um assistente de agendamento que entende as preferências do usuário e tenta consolidar eventos que não precisam ser realizados em um horário específico. O Clockwise calcula rapidamente o melhor horário para reuniões, tarefas e trabalho profundo. Ele faz isso para equipes e organizações inteiras, tornando-se mais inteligente à medida que mais pessoas o utilizam.

Isso dá a cada membro da equipe um calendário claro e torna muito mais fácil agendar reuniões em conjunto. De acordo com dados coletados pelo Clockwise, a capacidade de sugerir automaticamente compromissos sozinha economiza até 19 dias úteis por ano! Isso mostra o potencial do uso de IA para sincronizar os calendários da equipe.

Fonte: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Agendamento de reuniões com clientes. Kronologic

Agendar compromissos com clientes pode ser uma tarefa assustadora. Às vezes, os clientes mais ocupados são os mais valiosos para a empresa, mas é muito difícil encontrar uma data que se encaixe para que eles se encontrem com nossos vendedores.

Nessas situações, um aplicativo chamado Kronologic (https://www.kronologic.com/) vem ao resgate, que pode automatizar completamente o processo de agendamento de reuniões com leads. Primeiro, ele sugere o horário mais conveniente com base na análise dos calendários de ambas as partes. Em segundo lugar, se a reunião precisar ser remarcada, o Kronologic conduz independentemente a correspondência por e-mail sobre o assunto até que uma data mutuamente satisfatória seja definida.

Kronologic é uma plataforma que acelera as vendas ao enviar automaticamente e-mails de convite, usando IA para negociar mudanças de horário de reuniões e coordenando tudo isso entre as equipes. Com o Kronologic, as empresas podem visualizar e gerenciar equipes em várias localizações, identificar leads e enviar notificações automatizadas para os representantes de vendas por meio de um portal centralizado.

Dessa forma, os vendedores podem se concentrar em se preparar para a reunião, em vez de perder tempo tentando agendar um compromisso. Especialmente porque o número de leads a serem processados frequentemente chega a várias centenas por mês!

De acordo com estatísticas, usar o Kronologic pode aumentar a conversão de compromissos em até 17%. Como você pode ver, agendar compromissos com clientes consistentemente ocupados é outra área onde a IA pode fazer maravilhas.

Fonte: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Como um calendário de IA pode mudar a forma como sua empresa gerencia o tempo?

Outro ponto crítico de grandes equipes distribuídas é, às vezes, a dificuldade em gerenciar tarefas de forma eficiente. Nessa situação, o Trevor (https://www.trevorai.com/) pode ser útil para otimizar o uso do tempo de trabalho. Ele facilita e torna intuitivo visualizar e priorizar todas as tarefas que atualmente competem por nossa atenção. Além disso, este calendário de IA estima automaticamente o tempo necessário para concluir cada tarefa. Ele também nos lembra dos prazos que se aproximam.

O Trevor AI é um planejador diário intuitivo que usa tecnologia de bloqueio de tempo baseada em IA para ajudar você a agendar tarefas entre sua lista de afazeres e o calendário em tempo real. O Trevor AI equilibra a precisão do agendamento manual por arrastar e soltar com a conveniência do agendamento automático. Suas sugestões inteligentes mantêm seu fluxo de trabalho equilibrado e facilitam a decisão de quando agendar quais tarefas.

O Trevor AI é particularmente bom em bloqueio de tempo, permitindo que os usuários se concentrem em uma tarefa de cada vez, sem distrações. Isso é ótimo para a produtividade e elimina a necessidade de multitarefa, que estudos mostraram reduzir significativamente a eficiência do trabalho.

Fonte: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Resumo

Como você pode ver, um calendário de IA pode melhorar significativamente a gestão do tempo e aumentar a produtividade em grandes equipes distribuídas. Ele automatiza muitas tarefas rotineiras, permitindo que os funcionários se concentrem em expandir seus negócios e lidar com os clientes.

Portanto, vale a pena considerar a implementação de uma solução assim, que, apesar do custo inicial, trará um retorno significativo ao longo do tempo na forma de um aumento mensurável na eficiência organizacional. A sincronização de calendários, o agendamento automatizado de compromissos ou o suporte na gestão de tarefas são apenas algumas das aplicações de um calendário de IA, que tem o potencial de revolucionar a abordagem ao planejamento do tempo de trabalho em organizações modernas.

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